2)
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Hà Lan – Châ uÁ
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của cơng ty, có trách nhiệm pháp lý cao nhất của cơng ty. Chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty trong việc điều hành, quản lý của cơng ty.
Phịng nhân sự: Tổ chức quản lý lao động, đề xuất trong việc thực hiện và giải quyết các chính sách với nhân viên theo quy định của nhà nước. Tham gia cùng với các phòng ban khác xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhân sự tiền lương, thưởng trong kỳ, quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty và đề xuất mua sắm sửa chữa hoặc tu bổ tài sản.
Phịng tài chính – kế tốn: Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý các thủ tục hành chính, phân bổ nguồn tiền trong công ty để đảm bảo cho việc kinh doanh được ổn định, tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, thơng tin kinh tế, xây dựng chứng từ, sổ sách theo quy định của nhà nước. Lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn, chi phí đảm bảo an tồn và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn. Tổ chức phân phối lợi nhuận và tích lũy lợi nhuận. Trực tiếp quản lý bộ phận kế toán, xuất nhập khẩu và kho.
GIÁM ĐỐC Trưởng phịng XNK Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Phịng Tài Chính - Kế Tốn Phịng nhân sự
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty
Thủ kho Phân xưởng
sản xuất Phòng thu
52
Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, quản lý sản xuất, triển khai hoạt động sản xuất. Quản lý công nhân phân xưởng sản xuất, giám sát kỹ thuật, chất lượng. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm. Nghiên cứu, cải tiến các mặt hàng của công ty nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm.
Bộ phận kế tốn: có nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty, lập chứng từ, ghi chép sổ sách chính xác, trung thực kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xây dựng quy trình hạch tốn trong cơng ty. Tính tốn các khoản phải thu, phải trả, phải nộp cho nhà nước. Lập báo cáo quyết toán, kiểm kê và các báo cáo khác để nộp cho cấp trên. Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu theo quy định của nhà nước.. Bộ phận xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Giám Đốc và tổ chức thực hiện xuất khẩu sản phẩm của cơng ty. Tìm kiếm thị trường mới, mở rộng khách hàng, dự thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng ngoại thương. Lên yêu cầu sản xuất theo hợp đồng đã ký. Lập bộ chứng từ đầy đủ và làm mọi thủ tục cần thiết liên quan đến việc xuất khẩu. Mua bảo hiểm hàng hóa, giải quyết mọi tranh chấp với khách hàng, nhà chuyên chở. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất khẩu.
Bộ phận thu mua: Tìm kiếm đầu mối, lên kế hoạch thu mua nguyên liệu gỗ, gỗ rừng tự nhiên, rừng trồng,… cho công ty. Làm việc với nhà cung cấp về giá cả, hàng hóa, giao nhận. Tìm kiếm và thu thập thơng tin về thị trường gỗ nguyên liệu trong cả nước, đặc biệt là khu vực miền nam. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về mọi hoạt động thu mua hàng hóa và nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
Bộ phận kho: Kiểm tra số lượng sản phẩm tồn trong kho. Ghi nhận số lượng nhập xuất trong kỳ. Giao hàng, vận chuyển sản phẩm đúng số lượng, chất lượng, thời gian theo chỉ thị của bộ phận xuất nhập khẩu.
Phân xưởng sản xuất: cơng ty có 1 phân xưởng chính đặt tại trụ sở chính của cơng ty, và được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện các quy trình sản xuất sản phẩm như: bộ phận cấp phô, chà nhám và lắp giáp, sơn, đóng gói, đội kiểm tra. Phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng, kiểu dáng do phòng kỹ thuật chuyển xuống. Đảm bảo và chịu trách nhiệm về mặt số lượng, chất lượng, hình thức của sản phẩm.
53