2)
2.2 Thực Trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
2.2.1.2 Phương thức bán hàng
2.2.1.2.1 Bán hàng trong nước
Quy trình bán hàng trong nước
Phòng kinh doanh: sẽ là nơi trực tiếp thương lượng với khách hàng về giá bán, số lượng và các điều khoản trong hợp đồng. Tại đây, khi hợp đồng đã được ký kết và có sự ký duyệt, phê chuẩn của Giám đốc, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu đặt hàng theo đúng chủng loại, số lượng hàng, giá bán như trong hợp đồng và chuyển phiếu đặt hàng qua phịng kế tốn
Tại phịng kế tốn: sau khi nhận được phiếu đặt hàng, tại ngày giao hàng, kế tốn tiến hành lập hóa đơn và chuyển lên Kế tốn trưởng ký duyệt, sau đó, chuyển hóa đơn lên Giám đốc ký duyệt 1 lần nữa và chuyển lại hóa đơn về phịng kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu
Tại kho: khi nhận được liên 3 hóa đơn, thủ kho lập phiếu xuất kho, thẻ kho và tiến hành cho xuất hàng
Mỗi khách hàng sẽ được phịng kế tốn tạo 1 mã khách hàng riêng để tiện việc theo dõi và lên các sổ kế toán
64
- Nếu bán hàng thanh toán ngay: Ghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết tiền mặt (nếu khách hàng trả bằng tiền mặt), hay sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản)
- Nếu bán hàng trả chậm: Ghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng trong nước
Đồng thơi ghi nhận khoản cơng nợ vào sổ chi tiết thanh tốn với người mua, theo dõi cho từng khách hàng riêng biệt
2.2.1.2.2 Phương thức kinh doanh xuất khẩu
Công ty TNHH Hà Lan – Châu Á là công ty nhỏ, mới được thành lập do đó thị trường của công ty nhỏ, chỉ tập chung xuất khẩu ra thị trường Hà Lan. Đa phần khách hàng của công ty là khách hàng làm ăn lâu năm của cơng ty, cịn lại là khách hàng mới. Do đó, phương thức kinh doanh của công ty cũng khá đa dạng. Công ty tìm kiếm khách hàng trên mạng, hoặc nhờ khách hàng truyền thống giới thiệu thêm khách hàng mới. Hình thức đàm phán hợp đồng cũng rất nhanh chóng, thơng qua thư đặt hàng bằng fax, email trên mạng hoặc trao đổi qua điện thoại, gặp gỡ tiếp xúc trực tiếp để hình thành nội dung của bản hợp đồng. Sau khi quan hệ ký kết hợp đồng, cơng ty cũng dự đốn, đánh giá lựa chọn khách hàng phù hợp để đàm phán những điều kiện mua bán giữa hai bên. Việc mua bán hàng của công ty với khách hàng đều dựa trên qui định của pháp luật Việt Nam và thông lệ Quốc tế quy định.
Quy trình xuất khẩu tại cơng ty TNHH Hà Lan – Châu Á
Công ty xuất khẩu hàng hóa theo hình thức trực tiếp. Quy trình xuất khẩu như sau:
Tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tìm kiếm khách hàng, tiến hành ký kết hợp động thương mại, thỏa thuận về chủng loại, kiểu dáng, số lượng, đơn giá,… Sau đó, phịng xuất nhập khẩu sẽ lập tờ khai hải quan điện tử và phụ lục (nếu có), hóa đơn thương mại (invoice) gửi tới cơ quan hải quan xác nhận thông quan. Khi nhận được phản hồi thông quan. Phòng XNK photo một bản chứng từ chuyển xuống cho bộ phận kế tốn.
65
Tại phịng kế tốn: Căn cứ vào tờ khai hải quan lập hóa đơn xuất khẩu gồm 3 liên, các liên này được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Tại kho: Căn cứ vào kế hoạch xuất hàng của bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, thủ kho lập phiếu xuất kho, phiếu đóng gói (packing list) và tiến hành chuyển hàng hóa lên container ra cảng theo đúng hợp đồng.
Khi phòng xuất nhập khẩu nhận được vận đơn của hãng tàu, căn cứ vào điều khoản trong hợp đồng, sẽ gửi bộ chứng từ cho khách hàng để nhận thanh toán.
2.2.1.3 Phương thức thanh tốn tại cơng ty
Đối với khách hàng trong nước Thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu thu
Thanh toán bằng chuyển khoản: séc, giấy báo có Đối với khách hàng nước ngồi
Cơng ty thường thanh tốn theo phương thức chuyển tiền bằng điện (telegraphic transfer) vì phương thức này có lợi hơn đối với công ty, không lo mất mát hàng hóa hoặc khơng địi được tiền hàng, đồng thời phí ngân hàng cũng thấp hơn so với các phương thức thanh tốn khác. Có 2 phương thức chuyển tiền:
Chuyển tiền trả trước: Đối với các khách hàng mới, tại điều khoản thanh toán trong hợp đồng xuất khẩu sẽ ghi rõ ngày thanh toán tiền, sau khi nhận được thông báo của ngân hàng đã nhận được số tiền hàng đúng như trong hợp đồng thì công ty sẽ tiến hành làm các thủ tục hải quan và xuất hàng ra cảng chuyển cho khách hàng.
Chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm: Áp dụng đối với khách hàng quen thuộc, đáng tin cậy đã hợp tác lâu dài với công ty. Sau khi chuyển hàng lên tàu nhận được vận đơn (bill of lading), doanh nghiệp sẽ chuyển vận đơn và bộ chứng từ đầy đủ cho khách hàng nước ngoài. Khi khách hàng nhận được hàng và bộ chứng từ hợp lệ, tùy theo thỏa thuận thời gian trả tiền trong hợp đồng đến hạn, khách hàng nước ngoài chuyển tiền trả tiền hàng cho công ty.
66
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1 Thời điểm ghi nhận doanh thu
Đối với doanh thu bán hàng trong nước: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm công ty đã chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Đối với doanh thu hàng xuất khẩu: Vì cơng ty xuất bán hàng theo phương thức FOB, nên khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển, xác nhận hàng đã lên tàu. Khi đó, kế tốn căn cứ vào hóa đơn để ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu.
2.2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng trong nước
2.2.2.2.1 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng trong nước
Chứng từ sử dụng và thủ tục kế tốn
Phiếu đặt hàng: do phịng kinh doanh XNK lập thành 1 bản, chuyển cho giám đốc ký duyệt sau đó được chuyển xuống phịng kế tốn để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Và được lưu kèm hợp đồng kinh tế.
Hóa đơn GTGT: do kế tốn tổng hợp lập thành 3 bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt và chuyển ngược lại phịng kế tốn.
- Liên 1: Phịng kế tốn giữ làm chứng từ gốc, lên các sổ kế tốn và sử dụng cho cơng tác quản lý kiểm tra.
- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Chuyển xuống kho, làm căn cứ để lập phiếu xuất kho và chuyển hàng cho khách hàng.
Sổ chi tiết
Sổ chi tiết TK 5111: được dùng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng trong nước. Từ sổ này kế tốn ghi vào sổ cái. Cuối kỳ, khóa sổ đối chiếu với sổ cái, sổ nhật ký chung để lên bảng cân đối kế tốn và các báo cáo tài chính
Sổ chi tiết TK 131: Sổ này được mở chi tiết theo từng khách hàng trong nước, từ sổ này có thể nắm bắt được tình hình nợ và thanh tốn nợ của khách hàng. Căn cứ vào sổ này kế toán ghi sổ cái, đối chiếu với sổ nhật ký chung, từ đó lên bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính
67
Sổ chi tiết TK 111, TK1121: Được dùng để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi (VNĐ), căn cứ vào sổ này, kế toán ghi chép vào sổ cái, đối chiếu với sổ nhật ký chung, từ đó lên bảng cân đối kế tốn, và các báo cáo tài chính.
2.2.2.2.2 Kế tốn tổng hợp doanh thu bán hàng trong nước
Tài khoản sử dụng
TK 5111: “doanh thu bán hàng trong nước” dùng để ghi nhận toàn bộ doanh thu bán hàng trong nước.
Đồng thời, doanh nghiệp sử dụng các tài khoản đối ứng sau để ghi nhận khoản công nợ.
TK 111: Tiền mặt
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ
TK 131 : Phải thu của khách hàng – chi tiết cho từng khách hàng khác nhau.
Cách hạch toán
Khi xuất hàng chuyển cho khách hàng kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng
Đối với bán hàng trả chậm kế toán ghi: Nợ TK 131: Chi tiết cho từng khách hàng
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng trong nước Có TK 3331: Thuế GTGT
Đối với bán hàng trả ngay Nợ TK 111, 1121
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng trong nước Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 5111 : Doanh thu bán hàng trong nước
68
Số liệu minh họa
1) Ngày 17/11/2012 căn cứ vào hóa GTGT số 00017/HL/11P (phụ lục 1) đã
bán cho DNTN Ngọc Lâm Phước Tâm lô hàng giường Cabin với số tiền 400.311.360 VNĐ, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán.
Kế toán ghi:
Nợ TK 131 : 440.344.496
Có TK 5111 : 400.311.360
Có TK 3331 : 40.031.136
Căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 1, kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết tài khoản 5111 (phụ lục 3), số thuế GTGT phải nộp vào sổ chi tiết TK 3331 (phụ lục 2), sổ nhật ký chung (phụ lục 50). Trường hợp bán hàng trả chậm, kế toán ghi khoản phải thu của khách hàng vào sổ chi tiết tài khoản 131 – chi tiết cho từng khách hàng. Trường hợp bán hàng trả ngay, kế toán ghi nhận khoản tiền hàng vào sổ chi tiết TK 1121 (chuyển khoản), sổ quỹ (tiền mặt).
Định kỳ, kế toán tập hợp, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ nhật ký chung và ghi vào sổ cái TK 511 (phụ lục 12) các tài khoản liên quan.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành khóa sổ kế tốn, lập bảng cân đối kế tốn, lên các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
2.2.2.3 Kế toán doanh thu xuất khẩu
2.2.2.3.1 Kế toán chi tiết doanh thu xuất khẩu
Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán
Tờ khai hải quan điện tử: do nhân viên phòng kinh doanh XNK lập thành 2 bản, sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt và chuyển ngược lại cho phịng NXK. Sau đó, chuyển đến cơ quan hải quan làm thủ tục thông quan. Khi được phép thông quan, cơ quan hải quan giữ một bản, doanh nghiệp giữ một bản làm căn cứ để lập hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do phòng XNK lập thành 2 bản, sau đó chuyển lên cho kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển lại cho phịng XNK, 1 bản sẽ nằm trong bộ chứng từ gửi cho khách hàng, 1 bản được lưu tại phòng XNK.
69
Hóa đơn xuất khẩu: Do kế tốn tổng hợp lập thành 3 liên, sau đó chuyển lên cho kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt. Hóa đơn sau khi được ký duyệt sẽ được trả lại phịng kế tốn. Do doanh nghiệp nước ngồi khơng lấy hóa đơn đỏ mà chỉ lấy hóa đơn thương mại (invoice), nên các liên này sẽ được lưu tại phịng kế tốn làm căn cứ để ghi nhận doanh thu và khai báo thuế.
Giấy báo có của ngân hàng: Do ngân hàng lập, được lưu tại phịng kế tốn và dùng để ghi giảm khoản phải thu của khách hàng.
Sổ chi tiết
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131): được mở chi tiết cho từng khách hàng, dùng để ghi chép các khoản khách hàng chưa thanh toán và đã thanh toán của từng khách hàng trong kỳ. Dựa vào sổ này, nhà quản lý nắm được tình hình cơng nợ của từng khách hàng để có kế hoạch xử lý kịp thời. Cuối kỳ, kế toán đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái nhằm xử lý các sai sót từ đó làm cơ sở lập các báo cáo tài chính.
Sổ cái TK 131: Dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng trả chậm hoặc người mua ứng tiền trước phát sinh trong kỳ. Số liệu trên Sổ Cái TK 131 phản ánh một cách tổng quát tình phải trả, đã trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào sổ này, kế toán lên bảng cân đối kế tốn và lập các báo cáo tài chính.
Sổ chi tiết doanh thu (TK 5112): được dùng để ghi chép doanh thu xuất khẩu trong kỳ của công ty. Căn cứ vào sổ này, nhà quản lý có thể kiểm tra, nắm bắt tình hình doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ, đối chiếu với sổ cái từ đó lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Sổ cái tài khoản 511: Được dùng để ghi chép toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ bao gồm cả bán hàng nội địa và xuất khẩu. Căn cứ vào sổ này, kế toán tổng hợp tổng doanh thu tiêu thụ trong kỳ, từ đó lập bảng cân đối kế tốn và các BCTC.
Sổ chi tiết tài khoản 1122: Được dùng để theo dõi số tiền gửi bằng ngoại tệ, cuối kỳ, đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái từ đó làm cơ sở lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
70
Sổ cái TK 112: được dùng để theo dõi số tiền gửi bằng VNĐ và ngoại tệ. Căn cứ vào tài khoản này, kế tốn có thể biết được các luồng luân chuyển tiền trong kỳ. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ này, kế toán tổng hợp số liệu lên bảng cân đối kế toán và lập các BCTC.
2.2.2.3.2 Kế toán tổng hợp doanh thu hàng xuất khẩu
Tài khoản sử dụng
TK 5112 “doanh thu hàng xuất khẩu”: dùng để ghi nhận toàn bộ doanh thu hàng xuất khẩu trong kỳ.
Đồng thời, doanh nghiệp sử dụng các tài khoản đối ứng sau để ghi nhận khoản công nợ.
TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
TK 131 : Phải thu của khách hàng – chi tiết cho từng khách hàng khác nhau.
Cách hạch toán
Khi nhận được vận đơn đường biển của hãng tàu chuyển về, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu theo hóa đơn:
Nợ TK 131: Chi tiết cho từng khách hàng
Có TK 5112: Doanh thu hàng xuất khẩu Công ty không phải chịu thuế xuất khẩu.
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền khách hàng chuyển trả tiền hàng:
- Nếu tỷ giá ngày nhận tiền thanh lớn tỷ giá ngày ghi nhận doanh thu thì khoản chênh lệch đó sẽ được đưa nào doanh thu hoạt động tài chính.
Nợ TK 1122: Theo tỷ giá ngày nhận thanh tốn
Có TK 131: Theo tỷ giá ngày ghi nhận doanh thu Có TK 515: Lãi do chênh lệch tỷ giá
- Nếu tỷ giá ngày nhận thanh toán nhỏ hơn tỷ giá ngày ghi nhận doanh thu hoặc đưa vào chi phí hoạt động tài chính (TK 635)
Nợ TK 1122: Theo tỷ giá ngày nhận thanh toán Nợ TK 635: Lỗ do chênh lệch tỷ giá
Có TK 131: Theo tỷ giá ngày ghi nhận doanh thu
Theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm giao hàng lên tàu.
71
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu hàng xuất khẩu để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 5112: Doanh thu hàng xuất khẩu
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Số liệu minh họa
2) Ngày 02/01/2012 công ty tiến hành ký hợp đồng thương mại số 122/22-01
Jam/12-Co/Na (phụ lục 4) với công ty Combi Noord Marine Equipment BV – The Netherlands thỏa thuận về lô hàng gia dụng bằng gỗ và inox trị giá 102.696,96 USD Ngày 06/01/2012 nhận được giấy báo có của ngân hàng EXIM Bank (Phụ lục 5) về khoản tiền hàng 102.696,96 USD do bên mua chuyển đến. Tỷ giá liên ngân hàng 20.828 VNĐ/USD, phí ngân hàng 15 USD công ty chịu. Ngày 10/01/2012 kế toán tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết TK 1122, sổ chi tiết TK 131 - Combi, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 1122, sổ cái TK 131 – Combi.
Căn cứ vào chứng từ ngày 06/01/2012 kế toán ghi sổ theo số liệu sau: Tiền hàng: (102.696,96 – 15) x 20.828 = 2.158.659.863 VNĐ
Định khoản:
Nợ TK 1122 : 2.158.659.863
Có TK 131 – Combi : 2.158.659.863
3) Ngày 17/01/2012 phòng kinh doanh XNK tiến hành lập invoice (phụ lục 6) và tờ khai hải quan điện tử số 5650 (phụ lục 7) gửi chi cục hải quan Cảng Sài Gịn KV1/Cát, sau khi được xác nhận thơng quan, thủ kho tiến hành xuất hàng lên container lập packing list số 2012 – 01 (phụ lục 8) chuyển ra cảng. Ngày 19/01/2012 hàng được chuyển lên tàu, hãng tàu xuất phiếu giao nhận container (bill of lading) xác nhận đã nhận hàng (phụ lục 9). Sau khi nhận được phiếu giao nhận container kế tốn tiến hành lập hóa đơn xuất khẩu số 0006/HL/11P (phụ lục 10) và