2.2 HOẠT ĐỘNG GIA CƠNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
2.2.1 Phân tích hợp đồng
Khi nhận được đơn đặt hàng từ phía Đài Loan gửi qua thì cơng ty tiến hành xem xét đơn đặt hàng trên cơ sở :
− Yêu cầu chất lượng, số lượng của sản phNm. − Giá sản phNm
− Thời gian và tiến độ giao hàng
− Năng lực sản xuất (lao động, nguyên vật liệu, tình trạng cơng nghệ máy mĩc, tài chính), kế hoạch sản xuất của cơng ty.
Xét thấy những yêu cầu trên cĩ thể thực hiện được thì cơng ty sẽ tiến hành ký kết và thực hiện đơn đặt hàng này, và nếu cảm thấy cĩ gì khơng thể thực hiện được thì cơng ty sẽ thương lượng lại với khách hàng Đài Loan (Sky High).
Ví dụ: Ngày đặt hàng là 26/01/2013 với số lượng là 6492 đơi giày hiệu Converse và bên Đài Loan yêu cầu giao hàng sau 20 ngày kể từ ngày đặt hàng cĩ nghĩa là ngày 15/02/2013, và được chỉ định là xuất sang Italy, nếu mình dự kiến lơ hàng khơng thể thực hiện 20 ngày thì cơng ty phải thương lượng lại, nếu bên Đài Loan đồng ý thì mình sẽ tiến hành thực hiện và nếu họ khơng đồng ý thì mình sẽ khơng nhận đơn đặt hàng này, bởi vì nếu lơ hàng thanh tốn bằng thư tín dụng thì mình cĩ thể bị phạt tiền hoặc khơng được thanh tốn do giao hàng trễ. Và thơng thường đơn hàng sẽ được xử lý trong khỏang 30-50 kể từ ngày nhận đơn, tùy vào số lượng và nguyên vật liệu cĩ sẵn hay khơng.
Cụ thể như sau :
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Số hợp đồng : CON-13070 Ngày ký hợp đồng : 26/01/2013
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 72/121
Tên và địa chỉ người bán: CƠNG TY TNHH POUYUEN VIỆT NAM D10/89Q, Quốc lộ1A, P. Tân Tạo, Q. Bình Tân, TP.HCM Tên và địa chỉ người mua: SKY HIGH TRADING LIMITED
14F, NO.78-2, SEC 3, TAICHUNG KANG ROAD, TAICHUNG 40764, TAIWAN
- Điều khỏan thứ 1:
Người mua và người bán đồng ý nhận và gửi bằng fax, người mua được bảo đảm bởi Incoterms 1990, và nhận được hàng hĩa được thể hiện như bảng phía dưới và phải thanh tĩan tới người bán trong vịng 180 ngày kể từ khi nhận được hàng hĩa và khấu trừ trong 5 năm gĩp vốn tài sản.
Xưởn g Đơn đặt của xưởng Đơn đặt số Mã số hình thể Tên giày Số lượng (pairs ) Đơn giá (US D) Tồng tiền (USD) FCA Viet Nam
175 KV130101
07 857/2013/3 138711C PRO LTHR LP ZIP MID 1800 15,73 28.314 175 KV130101
11A 859/2013/3 140685C PRO LTHR LP ZIP MID 4692 11,85 55.600,20
TỔNG CỘNG 6.492 83.914,20 USD
Số tiền bằng chữ: Tám mươi ba ngàn chín trăm mười bốn đơ la Mỹ và hai mươi
xu.
Nơi đến: Cảng LA SPEZIA , ITALY Gửi tới: CONVERSE ITALIA SRL
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 73/121
VIA DEL LAVORO 2
31041 CORNUDA (TV) ITALY - Điều khỏan thứ 2: Chất lượng
Người bán phải cung cấp hàng hĩa cho người mua với chất lượng theo yêu cầu . - Điều khỏan thứ 3: Giao hàng
Người bán phải giao hàng tới nơi đến như trên, và như người mua đã hướng dẫn thì hàng hĩa trên phải được xuất theo điều kiện FCA Việt Nam, ngày giao hàng là trong thời hạn 3 tháng được tính từ khi ký kết hợp đồng. Chuyển tải được phép. Người bán phải chịu trách nhiệm gửi chứng từ sau đây tới người mua :
Hĩa đơn thương mại: 03 bản
Vận đơn đường biển: 03 bản gốc, 03 bản sao Phiếu đĩng gĩi: 03 bản
Những chứng từ này phải được gửi tới người mua trong vịng 7 ngày sau khi hàng đã xuất (cĩ thể thay đổi tùy theo trường hợp hoặc cĩ quy định khác).
- Điều khỏan thứ 4: Thanh tốn
Người mua sẽ thực hiện thanh tốn cho người bán bởi phương thức T/T trong vịng 180 ngày sau ngày tàu chạy, đồng tiền thanh tĩan là USD. Việc thanh tĩan sẽ được chuyển từ cơng ty Sky High với số tài khỏan là 0021543-32-5 Deutsche Bank AG, chi nhánh Taipei tới cơng ty Pouyuen Việt Nam với The Hongkong Shanghai Banking Corporation Ltd chi nhánh TP.Hồ Chí Minh, swift code: HSBCVNVX 001-006220- 001 .
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 74/121
Cả hai bên cam kết thực hiện đúng thời hạn và điều kiện quy định trong hợp đồng. Nếu cĩ mọi vấn đề phát sinh cả hai bên sẽ cùng nhau thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và vì lợi ích của nhau.
Nếu cả hai bên tự giải quyết hịa giải khơng được thì sẽ giải quyết vấn đề theo Incoterm 1990.
Trong trường hợp, cĩ thay đổi hợp đồng thì phải được cả hai bên đồng ý và ký xác nhận bằng văn bản.
Hợp đồng này được làm thành 4 bản bằng tiếng anh cĩ giá trị như nhau, mỗi bên giữ 2 bản.
Người mua Người bán
Sky High Trading Limited Pouyuen Vietnam Company Limited
2.2.2 Chu+n bị hàng xuất:
2.2.2.1 Mua nguyên phụ liệu và thủ tục hải quan đối với nguyên vật liệu nhập kh+u: nhập kh+u:
Cơng ty thu mua nguyên vật liệu ở nước ngồi và cả trong nước. Thơng thường cơng ty mua da bị, da heo, da nhân tạo, vải các loại, mắt giày, tem dán thùng ở các Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc, Nhật; và thu mua thùng giấy đựng giày, hạt nhựa dán giày, dây giày, đế giày…ở Việt Nam.
Được thể hiện qua các yêu cầu sau:
− Trước khi mua nguyên phụ liệu cần phải tìm hiểu các bảng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và mua tại xưởng cung ứng nào do khách hàng cung cấp .
− Sau đĩ tiến hành lập đơn đặt hàng trên đơn đặt bắt buộc phải cĩ : Số đơn đặt để tiện việc theo dõi .
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 75/121
Tên vật liệu phải rõ ràng chi tiết từ quy cách cho đến màu sắc, khổ…( ví dụ: da heo 0.9mm, 1.0mm; da bị 1.2mm-1.4mm, 1.4mm-1.6mm…, chất liệu cĩ chống thấm hay khơng ).
Số lượng đặt hàng sẽ được thể hiện rõ ràng ( bao nhiêu m, bao nhiêu feet...) Đơn giá cho mỗi vật liệu
Ngày yêu cầu giao hàng và phương thức vận chuyển: xưởng cung ứng phải dựa theo ngày này để xuất hàng nếu khơng xưởng cung ứng phải xuất hàng bằng đường hàng khơng hoặc chuyển phát nhanh cho cơng ty, nếu khơng cơng ty sẽ khơng kịp sản xuất để giao hàng cho khách hàng. Thậm chí, nếu vật liệu giao quá trễ, khách hàng yêu cầu xuất hàng bằng đường hàng khơng hoặc chuyển phát nhanh thì xưởng cung ứng cũng sẽ phải thanh tĩan chi phí này.
Điều kiện thanh tốn: thanh tốn bằng T/T trả sau và thư tín dụng ( cần thể hiện rõ ràng phương thức thanh tốn)
− Sau đĩ cơng ty sẽ ký kết hợp đồng với xưởng cung ứng mà cơng ty cần mua nguyên vật liệu với các nội dung sau:
Bên bán : DAEWOO INTERNATIONAL CORPORATION
1746-1 SONGJEONG-DONG, GANGSEO-GU, PUSAN, KOREA Bên mua: POUYUEN VIETNAMCOMPANY LIMITED
D10/89Q NATIONAL HIGHWAY 1A, TAN TAO WARD, BINH TAN DISTRICT, HO CHI MINH CITY, VIETNAM Số hợp đồng: HN130402
Ngày hợp đồng: 25/3/2013
Cùng các điều khỏan quy đinh chi tiết yêu cầu: quy cách (da nhân tạo khổ 54”), số lượng (955 mét), đơn giá (9.49 usd/ mét), tổng tiền (9062.95 usd), chất lượng hàng hĩa giao như người mua yêu cầu, ngày yêu cầu giao hàng (trong tháng
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 76/121
4/2013), số lượng chứng từ yêu cầu, và bên mua sẽ thanh tốn cho bên bán T/T trả sau 30 ngày theo C&F incoterm 1990.
− Do cơng ty là đơn vị gia cơng xuất khNu nên bên cạnh việc dựa theo bảng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và mua tại xưởng cung ứng nào của khách hàng cung cấp, cơng ty cịn cĩ thể lựa chọn và mua nguyên vật liệu của các nhà cung ứng khác dựa theo uy tín trên thị trường, chất lượng sản phNm mà họ cung ứng, giá cả…Nếu bên khách hàng muốn kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu do nhà cung ứng khác cung cấp thì cơng ty sẵn sàng tạo mọi điều kiện.
− Tiếp theo cơng ty sẽ gửi mẫu cho xưởng cung ứng để họ dựa theo làm hàng, và trước khi bên xưởng cung ứng xuất hàng cho cơng ty sẽ gửi lại một miếng mẫu cỡ A4 mà xưởng cung ứng đã làm để cơng ty xác nhận vật liệu trước, nếu mẫu hàng được xác nhận là giống với mẫu yêu cầu của cơng ty thì xưởng cung ứng sẽ xuất hàng ngay, ngược lại xưởng cung ứng sẽ làm hàng lại.
− Đến ngày xuất hàng như cơng ty đã yêu cầu thì xưởng cung ứng sẽ gửi cho nhân viên thu mua của cơng ty bộ chứng từ bằng mail gồm : hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, vận đơn đường biển. Tiếp theo, cơng ty giao nhận sẽ gửi cho nhân viên thu mua của cơng ty tờ thơng báo hàng đến ( Arrival notice) thể hiện: tên tàu (HEUNG-A DRAGON), số chuyến (0059S), cảng xuất (PUSAN, KOREA), cảng đến (CAT LAI), ngày tàu đến (10/04/2013), số vận đơn chính (HASL0250D4DA538), số vận đơn phụ (BUSHCM074183), số container, số seal, loại container, số lượng bao kiện (33 cuộn), mơ tả hàng hĩa (da nhân tạo), trọng lượng (599 kgs), số khối (1.584 cbm) .
− Sau khi nhận được hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, vận đơn đường biển, tờ thơng báo hàng đến kèm hợp đồng thì nhân viên thu mua sẽ gửi cho bộ phận làm tờ khai để mở tờ khai nhập khNu.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 77/121
− Đến ngày tàu đến thì nhân viên cơng ty sẽ cầm vận đơn đường biển, giấy giới thiệu kèm chứng minh nhân dân đến văn phịng của hãng tàu tại địa chỉ được thể hiện trên tờ thơng báo hàng đến để lấy lệnh giao hàng (D/O – delivery order). Nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đĩng, nhân viên cơng ty sẽ đĩng tiền phí đĩ và nhận D/O (trên D/O cĩ đĩng dấu của hãng tàu tại Việt Nam. Đồng thời nhân viên cơng ty sẽ ký xác nhận là đã lấy D/O tránh trường hợp khiếu nại sau này.
− Nhân viên cơng ty cần kiểm tra các nội dung sau trên D/O tránh trường hợp sai xĩt về sau:
Tên tàu Số vận đơn
Tên và địa chỉ người nhận Người gửi hàng
Tên hàng
Loại hàng ( hàng lẻ: kiểm tra số kiện, khối lượng hay hàng container: kiểm tra số container, số seal, loại container, số kiện)
Cảng bốc hàng Cảng dỡ hàng
− Đặc biệt nhân viên cơng ty phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container ( cĩ hãng tàu miễn phí khi D/O hết hiệu lực, cĩ hãng tàu tính phí) để sắp xếp thời gian hợp lý nhận hàng.
− Tiếp theo nhân viên làm tờ khai sẽ khai dữ liệu trên hệ thống Hải quan điện tử gồm các nội dung: người xuất khNu, người nhập khNu (gồm mã số thuế), loại hình (nhập đầu tư sản xuất xuất khNu), số hĩa đơn (HN130402), ngày hĩa đơn (04/04/2013), số hợp đồng (HN130402), ngày hợp đồng (25/03/2013), ngày hết hạn hợp đồng (21/09/2013), số/ngày vận đơn (BUSHCM074183 – 04/04/2013),
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 78/121
cảng xếp hàng (KOREA), cảng dỡ hàng (CÁT LÁI), phương tiện vận tải (HEUNG-A DRAGON 0059S), ngày đến (10/04/2013), nước xuất khNu (KOREA), điều kiện giao hàng (FOB), phương thức thanh tốn (TT), tỷ giá tính thuế (20.828), mơ tả hàng hĩa ( giả da), mã số hàng hĩa (59031000), lượng hàng (1.566,72), đơn vị tính (yard), đơn giá nguyên tệ, trị giá tính thuế, thuế suất (12%) và in tờ khai hải quan điện tử hàng nhập (màu xanh) đã cĩ con dấu và chữ ký của người cĩ thNm quyền.
− Sau khi hịan tất thủ tục Hải quan, nhân viên cơng ty tới cửa khNu hải quan khu vực nộp bộ hồ sơ tại phịng đăng ký tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tiền nợ thuế. Nếu khơng cĩ vấn đề gì thì ký tên đĩng dấu vào ơ 38 xác nhận thơng quan. Nếu lơ hàng nào cĩ kiểm hĩa thì nhân viên cơng ty tìm hàng hĩa dể sẵn rồi mời kiểm hĩa viên (02 người) đến kiểm hàng hĩa. Nếu hàng hĩa thuộc luồng xanh miễn kiểm thì tờ khai sẽ được đĩng dấu vào ơ số 36 xác nhận của hải quan giám sát.
− Sau đĩ nhân viên cơng ty sẽ tới thương vụ trình D/O để được đĩng dấu xác nhận đem hàng hĩa về cơng ty.
− Và chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày tờ khai hết hiệu lực, cơng ty phải làm thủ tục thanh khỏan tờ khai với chi cục Hải quan, hồ sơ gồm:
Tờ khai hải quan điện tử nhập khNu ( 01 bản chính ) Giấy phép nhập khNu ( bản sao)
Hợp đồng mua bán ( 01 bản sao) Sổ theo dõi hàng hĩa nhập khNu
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 79/121
− Sau khi nguyên phụ liệu đã được mua về thì bộ phận KCS (bộ phận kiểm tra chất lượng sản phNm) sẽ kiểm tra theo xác suất về tất cả các chỉ tiêu tại bộ phận KCS và kiểm tra số lượng để đảm bảo những nguyên vật liệu đã qua kiểm tra và đạt chất lượng mới được đưa vào sử dụng.
− Nếu nguyên phụ liệu nào đạt sẽ được nhập kho, cĩ dán tem thể hiện nguồn gốc, ngày nhập kho, tên vật liệu, số lượng, tình trạng nguyên phụ liệu và được nhập kho chờ sử dụng .
− Nếu nguyên phụ liệu khơng đạt thì tổ KCS sẽ làm báo biểu thơng báo tới kho và bộ phận thu mua để trả lại hàng hoặc giải quyết với xưởng cung ứng .
Ví dụ: Da bị nhập về sai màu sắc so với bản mẫu ban đầu, thì thơng báo với xưởng cung ứng biết để xử lý bằng cách: đem da bị nhuộm lại màu, nếu loại da này nhuộm khơng được hoặc đã nhuộm nhưng vẫn chưa đạt thì xưởng cung ứng đi hỏi ý kiến khách hàng xem họ cĩ cho sử dụng được khơng, nếu họ cho phép sử dụng thì nhà máy sẽ tiến hàng sản xuất như bình thường, nếu khách hàng khơng đồng ý thì xưởng cung ứng phải xuất gấp để đổi lại hàng khác cho cơng ty.
2.2.2.3 Sản xuất
− Đối với cơng ty thì chất lượng sản phNm là quan trọng nhất cho nên trong quá trình sản xuất được kiểm tra rất kỹ từ khâu mua nguyên phụ liệu cho đến cơng đoạn chặt, lạng da, gị đế, điều độ. Sau khi sản phNm hồn thành sẽ được kiểm tra qua các thơng số:
Loại hàng: đúng lệnh sản xuất : PRO LTHR LP ZIP MID Mã hàng: đúng mã quy định : KV13010107; KV13010111A Size: đúng với lệnh sản xuất : L03.5 - L11.5
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 80/121
Màu sắc ( da, vải) : theo mẫu chuNn : A. NAVY/VAPO ; WHITE/MIRAGE
Chất liệu: theo mẫu chuNn Trọng lượng: theo lệnh sản xuất
− Sau khi hồn tất cơng đoạn sản xuất và kiểm tra trong quá trình sản xuất thì sản phNm sẽ được kiểm tra lại một lần nữa bởi tổ kiểm tra chất lượng tại hiện trường để chuNn bị đĩng gĩi, kiểm tra các nội dung sau:
Số lượng giày (6.492 đơi) Size (L03.5 - L11.5)
Màu sắc (da, vải), chất lượng in, logo. Dây xỏ giày.
Độ chịu lực
− Việc đĩng gĩi cũng phải theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. Vì đây là hàng tiêu dùng khơng phải là mặt hàng nguy hiểm hoặc gây độc hại nên khơng cần phải phun thuốc diệt trùng hay nguyên phụ liệu trong quá trình vận chuyển. Do đĩ giảm được phần nào chi phí .
− Những sản phNm đã qua đĩng gĩi sẽ được chuyển xuống kho thành phNm, được bảo quản ở nơi thống mát sạch sẽ để chất lượng sản phNm khơng suy giảm so với ban đầu.
2.2.2.4 Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì đĩng gĩi
Trước khi xuất hàng, khách hàng ( khách hàng cĩ văn phịng tại cơng ty) sẽ kiểm tra lại số lượng, chất lượng, bao bì lại một lần nữa, nếu hàng hĩa đạt chất lượng theo yêu cầu sẽ được phép xuất hàng, mặc khác hàng hĩa sẽ được tái chế lại, sản xuất lại tùy vấn đề.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 81/121 2.2.3 Giao hàng xuất cho người vận tải:
− Do cơng ty là sản xuất xuất khNu và hợp đồng tính theo giá FCA - Incoterm 1990 nên người vận tải quốc tế do khách hàng thuê và chỉ định, cịn người vận tải nội địa thì cơng ty sử dụng cơng ty vận tải Vĩnh Hưng Long ( địa chỉ: 20-22 đường số 50, phường Tân tạo, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh).
− Thơng thường việc giao hàng được thực hiện theo đúng như hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa cơng ty với khách hàng. Nhưng cơng ty thường giao hàng theo chỉ định của khách hàng (Ví dụ : khách hàng của cơng ty là cơng ty Sky High ở Đài Loan nhưng hàng hĩa khơng xuất sang Đài Loan mà xuất sang một nước khác ( Italy) với khách hàng khác (Converse Italia SRL). Và đối với khách hàng cơng ty sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng sản phNm trong qúa trình vận chuyển và chi phí vận chuyển nội địa.
Trình tự các bước giao hàng:
− Trước tiên cơng ty sẽ yêu cầu khách hàng gửi hướng dẫn giao hàng để từ đĩ nhân