2.2 HOẠT ĐỘNG GIA CƠNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
2.2.2.4 Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì đĩng gĩi
Trước khi xuất hàng, khách hàng ( khách hàng cĩ văn phịng tại cơng ty) sẽ kiểm tra lại số lượng, chất lượng, bao bì lại một lần nữa, nếu hàng hĩa đạt chất lượng theo yêu cầu sẽ được phép xuất hàng, mặc khác hàng hĩa sẽ được tái chế lại, sản xuất lại tùy vấn đề.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 81/121 2.2.3 Giao hàng xuất cho người vận tải:
− Do cơng ty là sản xuất xuất khNu và hợp đồng tính theo giá FCA - Incoterm 1990 nên người vận tải quốc tế do khách hàng thuê và chỉ định, cịn người vận tải nội địa thì cơng ty sử dụng cơng ty vận tải Vĩnh Hưng Long ( địa chỉ: 20-22 đường số 50, phường Tân tạo, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh).
− Thơng thường việc giao hàng được thực hiện theo đúng như hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa cơng ty với khách hàng. Nhưng cơng ty thường giao hàng theo chỉ định của khách hàng (Ví dụ : khách hàng của cơng ty là cơng ty Sky High ở Đài Loan nhưng hàng hĩa khơng xuất sang Đài Loan mà xuất sang một nước khác ( Italy) với khách hàng khác (Converse Italia SRL). Và đối với khách hàng cơng ty sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng sản phNm trong qúa trình vận chuyển và chi phí vận chuyển nội địa.
Trình tự các bước giao hàng:
− Trước tiên cơng ty sẽ yêu cầu khách hàng gửi hướng dẫn giao hàng để từ đĩ nhân viên của cơng ty dựa vào đây để đĩng và giao hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng. Hướng dẫn giao hàng bao gồm: cơng ty giao nhận, hướng dẫn đĩng hàng, điều kiện giao hàng (FCL hoặc LCL)…
− Sau đĩ nhân viên làm booking sẽ kiểm tra xem hàng hĩa của mình đã sẵn sàng chưa và khách hàng đã thanh tốn tiền hàng chưa ( do phía đài Loan cung cấp thơng tin). Nếu tất cả đã hồn tất thì nhân viên này sẽ:
Tiến hành gửi yêu cầu gửi hàng (Shipping Request/ Booking Information) cho cơng ty giao nhận.
Sau đĩ cơng ty giao nhận sẽ chuyển sang cho khách hàng xác nhận (Converse Italia SRL)
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 82/121
o Chấp nhận cho cơng ty xuất hàng đúng với chi tiết đã gửi.
o Nếu khơng chấp nhận cho xuất như chi tiết đĩ mà cĩ thêm yêu cầu hoặc sửa đổi gì thêm như: ngày giao hàng sớm hoặc trễ hơn, số lượng xuất, đổi cảng đến, đi bằng đường biển hoặc bằng hàng khơng hoặc vừa đường biển vừa hàng khơng.
Sau đĩ cơng ty giao nhận sẽ phản hồi lại thơng tin này cho cơng ty biết:
o Khách hàng chấp nhận: cơng ty vận chuyển sẽ gửi Booking Note cho cơng ty.
o Khách hàng khơng chấp nhận: cơng ty giao nhận khơng gửi Booking Note và thơng báo lý do.
2.2.3.1 Hàng đĩng tại cơng ty ( FCL/FCL)
− Thơng thường hàng hĩa xuất bằng container thơng qua cơng ty giao nhận, hãng tàu : Maersk (hàng đi Châu Âu), APL (hàng đi Mỹ, Canada), Nam Việt (hàng đi Ý), Sagawa (hàng đi Hàn Quốc, Đài Loan), NYK line (hàng đi Mexico), Damco- MCC (hàng đi Trung Quốc), Wanhai (hàng đi Đài Loan)…
− Nếu được khách hàng đồng ý cho xuất thì nhân viên làm booking của cơng ty sẽ nhận được Booking Note từ cơng ty giao nhận với những thơng tin về: số booking, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, ngày dự tính tàu đến, số và loại container, cảng xuất phát, cảng chuyển tải, cảng đích, nơi kéo container rỗng, nơi hạ bãi, thời hạn giao hàng…
− Sau đĩ nhân viên này sẽ lên lịch xuất hàng để các bộ phận cĩ liên quan biết và fax booking note (lệnh cấp container rỗng) qua cơng ty vận tải để kéo container rỗng về nhà máy đĩng hàng .
− Trong trường hợp đĩng hàng tại kho cơng ty thì theo yêu cầu của khách hàng nước ngồi phải cĩ nhân viên kiểm đếm để theo dõi quá trình đĩng hàng vào container và đĩng theo hướng dẫn của khách hàng, nếu khách hàng khơng cĩ
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 83/121
hướng dẫn thì cơng ty đĩng hàng vào container theo ý mình và mình phải lập bảng đĩng hàng trong container (loading plan) giao kèm theo chứng từ xuất hàng để khi nhận hàng khách hàng sẽ biết được đĩ là thùng hàng nào đĩng trước, thùng nào đĩng sau. Thơng thường cơng ty kiểm tra hàng hĩa thật kỹ về chất lượng, số lượng, bao bì để đúng với yêu cầu của khách hàng và kiểm tra container cĩ sạch, cĩ bị thủng, gãy chốt khơng rồi mới đĩng hàng, nếu container cĩ vấn đề sẽ yêu cầu đổi lại container khác.
− Sau khi hàng được chất đầy container sẽ được nhân viên xuất hàng của cơng ty đĩng container và bấm seal, rồi kéo container ra cảng xuất theo chỉ định.
− Do hàng được chuyên chở bằng container của cảng nên để được hạ container tại bãi container, cơng ty phải nộp cho phịng điều độ của cảng bảng đĩng gĩi trong container ( container packing list) cĩ đĩng dấu xác nhận. Bảng đĩng gĩi trong container ( container packing list) này sẽ được cảng chuyển cho đại lý hãng tàu để tiến hành xếp hàng. Nhân viên phịng điều độ cảng sẽ ký vào phiếu tiếp nhận container của cơng ty vào bãi container.
− Hàng hĩa sau khi được tiếp nhận vào bãi container thì xem như đã giao hàng cho người vận tải và xem như hàng hĩa đã được xuất.
2.2.3.2 Hàng đĩng tại cảng (LCL/LCL)
− Thơng thường hàng hĩa xuất hàng lẻ, đĩng ghép thơng qua cơng ty giao nhận: Damco (hàng đi Bỉ, Hà Lan), APL (hàng đi Mỹ, Canada), Nam Việt (hàng đi Ý), Sagawa (hàng đi Hàn Quốc, Đài Loan), Schenker (hàng đi Pháp) , SRV (hàng đi Úc), Altus ( hàng đi Ấn Độ)…
− Cũng giống như trường hợp đĩng hàng tại kho cơng ty về việc nếu khách hàng đồng ý cho xuất thì cơng ty giao nhận sẽ gửi booking note với đầy đủ thơng tin.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 84/121
Nhưng khi gửi booking note cho cơng ty thì cơng ty giao nhận gửi kèm thơng báo là cơng ty sẽ đĩng ghép chung với hàng của cơng ty nào để cơng ty biết và liên lạc với cơng ty đĩ để cùng đem hàng ra cảng đĩng hàng, và các thơng tin : tên tàu, số chuyến, kho hàng số mấy tại cảng nào, thời hạn giao hàng….
− Sau đĩ nhân viên làm booking sẽ lên lịch xuất hàng cho các bộ phận liên quan biết và điều xe tải phù hợp để chở hàng ra cảng chờ đĩng ghép, hoặc đem hàng vào kho tại cảng quy định trên booking note.
− Khi hàng hĩa của các cơng ty đĩng ghép hàng chung với nhau đã tập kết đầy đủ ở cảng thì cơng ty giao nhận sẽ đi lấy container rỗng và trải container ra để các cơng ty đĩng hàng. Khi đĩng hàng cũng phải theo hướng dẫn đĩng hàng của khách hàng ( lơ hàng của cơng ty nào sẽ được đĩng vào trước và tiếp theo là hàng của cơng ty nào) và kiểm tra container trong tình trạng tốt, sạch và đủ điều kiện để đĩng hàng khơng, nếu container khơng đạt sẽ đề nghị đổi container khác.
− Trong trường hợp đĩng hàng tại cảng theo yêu cầu của khách hàng nước ngồi thì cơng ty giao nhận cĩ nhiệm vụ kiểm đếm và theo dõi việc đĩng hàng giữa các cơng ty cùng với nhân viên kiểm đếm của các bên, và cơng ty giao nhận cĩ nhiệm vụ lập Loading Plan gửi cho khách hàng .
− Sau khi đĩng hàng xong container sẽ được bấm seal lại. Quá trình này phải được sự giám sát của nhân viên các bên.
− Sau đĩ cơng ty sẽ nhận được chứng từ cĩ nội dung hàng đã được hãng tàu nhận. − Bước cuối cùng của cơng đoạn này là nhân viên của cơng ty sẽ mang Packing list
và các chứng từ cĩ liên quan đến đại lý hãng tàu nhận vận đơn “Clean on broad” .
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 85/121
− Đơi khi khách hàng cần hàng gấp để bán kịp các dịp lễ thì họ sẽ yêu cầu xuất chuyển phát nhanh nhưng thơng thường số lượng khơng lớn ( khỏang 1~100 đơi). − Sau khi hàng hĩa đã sẵn sàng để xuất hàng, nhân viên cơng ty sẽ lien lạc với cơng
ty chuyển phát nhanh ( DHL, UPS, Feedex ) đến kho nhà máy để lấy hàng.
− Hàng hĩa sẽ được cân đo lại bởi nhân viên cơng ty chuyển phát nhanh, và nhân viên cơng ty chuyển phát nhanh sẽ kiểm tra các thơng tin người gửi nhận hàng, mã bưu cục của người nhận hàng và ghi trọng trượng lơ hàng, số kiện, loại hàng hĩa, ngày tháng năm nhận hàng, sau đĩ ký tên lên trên vận đơn chuyển phát nhanh.
− Ngồi ra, nhân viên cơng ty cũng gửi kèm một bộ chứng từ gồm : hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa, bản sao của vận đơn chuyển phát nhanh, tờ khai hải quan điện tử xuất khNu để cơng ty chuyển phát nhanh cĩ thể làm thủ tục hải quan xuất khNu cho lơ hàng, và để cho khách hàng cĩ thể nhận được bộ chứng từ cùng với hàng hĩa kịp thời, thuận tiện trong việc làm thủ tục nhập khNu tại nơi đến.
− Sau khi lơ hàng đã được xuất đi, nhân viên cơng ty sẽ qua cơng ty vận chuyển nhận lại tờ khai hải quan điện tử xuất khNu để làm thủ tục thanh khỏan.
2.2.4 Thủ tục hải quan hàng gia cơng xuất kh+u
- Quy trình làm thủ tục Hải quan tại cơng ty thường gồm cĩ 4 bước:
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 86/121
2.2.4.2 Quá trình thực hiện
Chuần bị chứng từ : các chứng từ cần chu+n bị gồm:
Đối với lơ hàng thuộc luồng xanh thì cơng ty chỉ cần chuNn bị các thơng tin để làm tờ khai điện tử xuất khNu.
− Tờ khai điện tử xuất khNu: HQ/2012-XK : 1 bản chính
Cịn đối với các lơ hàng nếu thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ thì cơng ty cần chuNn bị thêm các chứng từ sau:
− Hợp đồng mua bán: 01 bản sao − Hĩa đơn thương mại: 01 bản chính − Phiếu đĩng gĩi: 01 bản chính − Bản định mức : 01 bản sao
Tờ khai Hải quan : ( The Export Declaration)
Các nội dung kê khai trên tờ khai điện tử xuất khNu gồm cĩ: Cục Hải Quan
Chi cục Hải Quan đăng ký tờ khai Chi cục hải quan cửa khNu xuất
CHUẨN BN CHỨNG TỪ
ĐĂNG KÝ TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐĂNG KÝ KIỂM HĨA
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 87/121
Số tờ khai Ngày đăng ký
Người xuất khNu : kèm mã số thuế Người nhập khNu
Loại hình xuất khNu Số hợp đồng
Ngày ký hợp đồng Ngày hết hạn
Số hĩa đơn thương mại Cửa khNu xuất hàng Nước nhập khNu :
Mã hiệu nước Tên nước Điều kiện giao hàng Phương thức thanh tốn Điều kiện thanh tốn Tỷ giá tính thuế Tên hàng
Mã số hàng hĩa Lượng
Đơn vị tính
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 88/121
Trị giá nguyên tệ Số kiện, trọng lượng
Phĩ giám đốc ký tên, đĩng dấu và chịu trách nhiệm nội dung trên tờ khai. - Các mục trên là các phần quan trọng đối với tờ khai hàng hĩa xuất khNu mà nhân
viên cơng ty cần chú ý .
Hợp đồng : ( Contract)
Phải đảm bảo đầy đủ các nội dung để trách nhầm lẫn và rắc rối về sau này và quan trọng nhất là các điều khỏan sau :
- Tên hàng : PRO LTHR LP ZIP MID - Mã đơn hàng : 138711C; 140685C - Số lượng : 1,800 đơi; 4,692 đơi - Đơn giá : 15,73 USD; 11,85 USD - Phương thức thanh tốn : T/T
- Điều kiện cơ sở giao hàng : FCA Viet Nam, Incoterm 1990 .
Hĩa đơn thương mại : ( Commercial Invoice)
Trong khai báo Hải quan, hĩa đơn thương mại rất quan trọng vì người ta sẽ dựa vào đĩ để tiến hành việc giám sát kiểm tra và tính thuế cho nên hĩa đơn thương mại cần thể hiện rõ ràng các nội dung sau: số hĩa đơn, ngày lập hĩa đơn, tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng trị giá.
Phiếu đĩng gĩi : ( Packing List)
− Cĩ ý nghĩa rất quan trọng trong bộ chứng từ hàng xuất khNu vì khi lập vận đơn thì chỉ dựa vào Packing list cho nên người nhập khNu cĩ nhận được hàng hĩa hay khơng là phụ thuộc một phần vào chứng từ này.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 89/121
− Cho nên chi tiết về số kiện, loại kiện, trọng lượng (trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì), khi hàng được đĩng gĩi xuất đi như thế nào thì thể hiện trên phiếu
đĩng gĩi như thế đĩ .
Bảng định mức (Norm List)
Nhân viên xuất nhập khNu sẽ căn cứ vào chỉ lệnh để lập bảng định mức tạm tính nguyên phụ liệu cho từng mã hàng cụ thể. Dựa vào bảng định mức này và bảng thống kê nguyên vật liệu của bộ phận vật tư, nhân viên cơng ty sẽ lập ra bảng định mức nguyên vật liệu nhập khNu của một đơn vị sản phNm trong đĩ bao gồm cả tỷ lệ hao hụt của từng mã hàng chính thức để khai báo Hải Quan. Ngồi ra khi tính định mức ngồi việc căn cứ vào chỉ lệnh cần phải xem xét giày mẫu của lơ hàng đĩ để biết loại giày đĩ bao gồm những nguyên phụ liệu nào để bổ sung vào khi tính định mức.
Đăng ký tờ khai hải quan điện tử:
− Sau khi chuNn bị các chứng từ cần thiết thì nhân viên cơng ty tiến hành đăng ký tờ khai điện tử xuất khNu trên hệ thống điện tử mà cơng ty đã đăng ký.
− Nhân viên khai hải quan của cơng ty sẽ nhập và kiểm tra kỹ các nội dung sau : Cục Hải Quan : Thành phố Hồ Chí Minh
Chi cục Hải Quan đăng ký tờ khai: QUẢN LÝ HÀNG ĐẦU TƯ HCM Chi cục hải quan cửa khNu xuất: Cảng Cát Lái/ Tp.HCM
Tờ khai số : 15009
Ngày đăng ký : 22/02/2013 Người xuất khNu :
Mã số thuế : 0300813662
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 90/121
D10/89Q, Quốc lộ1A, P. Tân Tạo, Q. Bình Tân, TP.HCM Người nhập khNu : SKY HIGH TRADING LIMITED 14F, NO.78-2, SEC 3, TAICHUNG KANG ROAD
TAICHUNG 40764, TAIWAN
Loại hình : XSX02 – xuất đầu tư sản xuất xuất khNu Hợp đồng : Số: CON-13070
Ngày ký hợp đồng: 26/01/2013 Ngày hết hạn: 25/07/2013
Hĩa đơn thương mại số: CON-13070
Cửa khNu xuất hàng : C048 – Cảng Cát Lái/ TP.HCM Nước nhập khNu :
Mã hiệu nước: IT Tên nước: ITALY Điều kiện giao hàng: FCA Phương thức thanh tốn: TT Điều kiện thanh tốn : USD
Tỷ giá tính thuế : 20.828 VND/ USD Tên hàng : GIÀY CONVERSE
Mã số hàng hĩa : 64039100; 64041190 Lượng : 1.800; 4692
Đơn vị tính : đơi
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 91/121
Trị giá nguyên tệ : 83.914,20 Gồm : 541 kiện = 6.657,47 kg
Đối chiếu với chính sách quản lý xuất khNu, chính sách về thuế, giá đối
với hàng xuất khNu .
− Sau đĩ nhân viên xuất nhập khNu của cơng ty truyền dữ liệu đến chi cục Hải Quan quản lý hàng đầu HCM, nếu cơng chức hải quan cĩ phát hiện bất cứ sai xĩt về thơng tin thì sẽ phản hồi lại để cơng ty sửa đổi hoặc bổ sung lại cho đầy đủ, sau đĩ truyền lại dữ liệu cho đúng để nhận số tờ khai từ cơ quan Hải Quan.
− Ngược lại nếu chứng từ đầy đủ hợp lệ cơng chức hải quan sẽ cung cấp số tờ khai. − Khi đã cĩ số tờ khai thì nhân viên xuất nhập khNu của cơng ty sẽ in tờ khai ra, Phĩ
giám đốc ký tên, đĩng dấu và chịu trách nhiệm nội dung trên tờ khai rồi đem đến chi cục Hải Quan quản lý hàng đầu tư HCM để cơng chức Hải Quan ký tên đĩng dấu vào ơ xác nhận đã làm thủ tục hải quan ở ơ 30 trên tờ khai, ra quyết định thơng quan lơ hàng và trả lại tờ khai điện tử xuất khNu cho nhân viên cơng ty theo quy định.
Đăng ký kiểm hĩa
− Vì cơng ty luơn chấp hành tốt luật Hải Quan, khơng liên quan đến buơn lậu, trốn hoặc nợ thuế, gian lận nên hàng hĩa của cơng ty đa phần là miễn kiểm. Cho nên cơng chức hải quan chỉ giám sát và ghi vào sổ các chi tiết sau: tên cơng ty, số container/seal, số lượng thực xuất, số tờ khai…rồi trả lại tờ khai cho nhân viên cơng ty.
− Cịn nếu là luồng vàng thì cơ quan Hải quan chỉ kiểm tra bộ chứng giấy của lơ hàng đĩ và thể hiện trên ơ kết quả là “ hồ sơ hợp lệ, chấp nhận thơng quan” và đĩng dấu ký tên xác nhận lên tờ khai đĩ.