2.2 HOẠT ĐỘNG GIA CƠNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
2.2.2.1 Mua nguyên phụ liệu và thủ tục hải quan đối với nguyên vật liệu nhập
nhập kh+u:
Cơng ty thu mua nguyên vật liệu ở nước ngồi và cả trong nước. Thơng thường cơng ty mua da bị, da heo, da nhân tạo, vải các loại, mắt giày, tem dán thùng ở các Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc, Nhật; và thu mua thùng giấy đựng giày, hạt nhựa dán giày, dây giày, đế giày…ở Việt Nam.
Được thể hiện qua các yêu cầu sau:
− Trước khi mua nguyên phụ liệu cần phải tìm hiểu các bảng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và mua tại xưởng cung ứng nào do khách hàng cung cấp .
− Sau đĩ tiến hành lập đơn đặt hàng trên đơn đặt bắt buộc phải cĩ : Số đơn đặt để tiện việc theo dõi .
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 75/121
Tên vật liệu phải rõ ràng chi tiết từ quy cách cho đến màu sắc, khổ…( ví dụ: da heo 0.9mm, 1.0mm; da bị 1.2mm-1.4mm, 1.4mm-1.6mm…, chất liệu cĩ chống thấm hay khơng ).
Số lượng đặt hàng sẽ được thể hiện rõ ràng ( bao nhiêu m, bao nhiêu feet...) Đơn giá cho mỗi vật liệu
Ngày yêu cầu giao hàng và phương thức vận chuyển: xưởng cung ứng phải dựa theo ngày này để xuất hàng nếu khơng xưởng cung ứng phải xuất hàng bằng đường hàng khơng hoặc chuyển phát nhanh cho cơng ty, nếu khơng cơng ty sẽ khơng kịp sản xuất để giao hàng cho khách hàng. Thậm chí, nếu vật liệu giao quá trễ, khách hàng yêu cầu xuất hàng bằng đường hàng khơng hoặc chuyển phát nhanh thì xưởng cung ứng cũng sẽ phải thanh tĩan chi phí này.
Điều kiện thanh tốn: thanh tốn bằng T/T trả sau và thư tín dụng ( cần thể hiện rõ ràng phương thức thanh tốn)
− Sau đĩ cơng ty sẽ ký kết hợp đồng với xưởng cung ứng mà cơng ty cần mua nguyên vật liệu với các nội dung sau:
Bên bán : DAEWOO INTERNATIONAL CORPORATION
1746-1 SONGJEONG-DONG, GANGSEO-GU, PUSAN, KOREA Bên mua: POUYUEN VIETNAMCOMPANY LIMITED
D10/89Q NATIONAL HIGHWAY 1A, TAN TAO WARD, BINH TAN DISTRICT, HO CHI MINH CITY, VIETNAM Số hợp đồng: HN130402
Ngày hợp đồng: 25/3/2013
Cùng các điều khỏan quy đinh chi tiết yêu cầu: quy cách (da nhân tạo khổ 54”), số lượng (955 mét), đơn giá (9.49 usd/ mét), tổng tiền (9062.95 usd), chất lượng hàng hĩa giao như người mua yêu cầu, ngày yêu cầu giao hàng (trong tháng
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 76/121
4/2013), số lượng chứng từ yêu cầu, và bên mua sẽ thanh tốn cho bên bán T/T trả sau 30 ngày theo C&F incoterm 1990.
− Do cơng ty là đơn vị gia cơng xuất khNu nên bên cạnh việc dựa theo bảng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và mua tại xưởng cung ứng nào của khách hàng cung cấp, cơng ty cịn cĩ thể lựa chọn và mua nguyên vật liệu của các nhà cung ứng khác dựa theo uy tín trên thị trường, chất lượng sản phNm mà họ cung ứng, giá cả…Nếu bên khách hàng muốn kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu do nhà cung ứng khác cung cấp thì cơng ty sẵn sàng tạo mọi điều kiện.
− Tiếp theo cơng ty sẽ gửi mẫu cho xưởng cung ứng để họ dựa theo làm hàng, và trước khi bên xưởng cung ứng xuất hàng cho cơng ty sẽ gửi lại một miếng mẫu cỡ A4 mà xưởng cung ứng đã làm để cơng ty xác nhận vật liệu trước, nếu mẫu hàng được xác nhận là giống với mẫu yêu cầu của cơng ty thì xưởng cung ứng sẽ xuất hàng ngay, ngược lại xưởng cung ứng sẽ làm hàng lại.
− Đến ngày xuất hàng như cơng ty đã yêu cầu thì xưởng cung ứng sẽ gửi cho nhân viên thu mua của cơng ty bộ chứng từ bằng mail gồm : hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, vận đơn đường biển. Tiếp theo, cơng ty giao nhận sẽ gửi cho nhân viên thu mua của cơng ty tờ thơng báo hàng đến ( Arrival notice) thể hiện: tên tàu (HEUNG-A DRAGON), số chuyến (0059S), cảng xuất (PUSAN, KOREA), cảng đến (CAT LAI), ngày tàu đến (10/04/2013), số vận đơn chính (HASL0250D4DA538), số vận đơn phụ (BUSHCM074183), số container, số seal, loại container, số lượng bao kiện (33 cuộn), mơ tả hàng hĩa (da nhân tạo), trọng lượng (599 kgs), số khối (1.584 cbm) .
− Sau khi nhận được hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, vận đơn đường biển, tờ thơng báo hàng đến kèm hợp đồng thì nhân viên thu mua sẽ gửi cho bộ phận làm tờ khai để mở tờ khai nhập khNu.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 77/121
− Đến ngày tàu đến thì nhân viên cơng ty sẽ cầm vận đơn đường biển, giấy giới thiệu kèm chứng minh nhân dân đến văn phịng của hãng tàu tại địa chỉ được thể hiện trên tờ thơng báo hàng đến để lấy lệnh giao hàng (D/O – delivery order). Nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đĩng, nhân viên cơng ty sẽ đĩng tiền phí đĩ và nhận D/O (trên D/O cĩ đĩng dấu của hãng tàu tại Việt Nam. Đồng thời nhân viên cơng ty sẽ ký xác nhận là đã lấy D/O tránh trường hợp khiếu nại sau này.
− Nhân viên cơng ty cần kiểm tra các nội dung sau trên D/O tránh trường hợp sai xĩt về sau:
Tên tàu Số vận đơn
Tên và địa chỉ người nhận Người gửi hàng
Tên hàng
Loại hàng ( hàng lẻ: kiểm tra số kiện, khối lượng hay hàng container: kiểm tra số container, số seal, loại container, số kiện)
Cảng bốc hàng Cảng dỡ hàng
− Đặc biệt nhân viên cơng ty phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container ( cĩ hãng tàu miễn phí khi D/O hết hiệu lực, cĩ hãng tàu tính phí) để sắp xếp thời gian hợp lý nhận hàng.
− Tiếp theo nhân viên làm tờ khai sẽ khai dữ liệu trên hệ thống Hải quan điện tử gồm các nội dung: người xuất khNu, người nhập khNu (gồm mã số thuế), loại hình (nhập đầu tư sản xuất xuất khNu), số hĩa đơn (HN130402), ngày hĩa đơn (04/04/2013), số hợp đồng (HN130402), ngày hợp đồng (25/03/2013), ngày hết hạn hợp đồng (21/09/2013), số/ngày vận đơn (BUSHCM074183 – 04/04/2013),
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 78/121
cảng xếp hàng (KOREA), cảng dỡ hàng (CÁT LÁI), phương tiện vận tải (HEUNG-A DRAGON 0059S), ngày đến (10/04/2013), nước xuất khNu (KOREA), điều kiện giao hàng (FOB), phương thức thanh tốn (TT), tỷ giá tính thuế (20.828), mơ tả hàng hĩa ( giả da), mã số hàng hĩa (59031000), lượng hàng (1.566,72), đơn vị tính (yard), đơn giá nguyên tệ, trị giá tính thuế, thuế suất (12%) và in tờ khai hải quan điện tử hàng nhập (màu xanh) đã cĩ con dấu và chữ ký của người cĩ thNm quyền.
− Sau khi hịan tất thủ tục Hải quan, nhân viên cơng ty tới cửa khNu hải quan khu vực nộp bộ hồ sơ tại phịng đăng ký tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tiền nợ thuế. Nếu khơng cĩ vấn đề gì thì ký tên đĩng dấu vào ơ 38 xác nhận thơng quan. Nếu lơ hàng nào cĩ kiểm hĩa thì nhân viên cơng ty tìm hàng hĩa dể sẵn rồi mời kiểm hĩa viên (02 người) đến kiểm hàng hĩa. Nếu hàng hĩa thuộc luồng xanh miễn kiểm thì tờ khai sẽ được đĩng dấu vào ơ số 36 xác nhận của hải quan giám sát.
− Sau đĩ nhân viên cơng ty sẽ tới thương vụ trình D/O để được đĩng dấu xác nhận đem hàng hĩa về cơng ty.
− Và chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày tờ khai hết hiệu lực, cơng ty phải làm thủ tục thanh khỏan tờ khai với chi cục Hải quan, hồ sơ gồm:
Tờ khai hải quan điện tử nhập khNu ( 01 bản chính ) Giấy phép nhập khNu ( bản sao)
Hợp đồng mua bán ( 01 bản sao) Sổ theo dõi hàng hĩa nhập khNu