2.2 HOẠT ĐỘNG GIA CƠNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
2.2.3.3 Hàng xuất bằng chuyển phát nhanh:
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 85/121
− Đơi khi khách hàng cần hàng gấp để bán kịp các dịp lễ thì họ sẽ yêu cầu xuất chuyển phát nhanh nhưng thơng thường số lượng khơng lớn ( khỏang 1~100 đơi). − Sau khi hàng hĩa đã sẵn sàng để xuất hàng, nhân viên cơng ty sẽ lien lạc với cơng
ty chuyển phát nhanh ( DHL, UPS, Feedex ) đến kho nhà máy để lấy hàng.
− Hàng hĩa sẽ được cân đo lại bởi nhân viên cơng ty chuyển phát nhanh, và nhân viên cơng ty chuyển phát nhanh sẽ kiểm tra các thơng tin người gửi nhận hàng, mã bưu cục của người nhận hàng và ghi trọng trượng lơ hàng, số kiện, loại hàng hĩa, ngày tháng năm nhận hàng, sau đĩ ký tên lên trên vận đơn chuyển phát nhanh.
− Ngồi ra, nhân viên cơng ty cũng gửi kèm một bộ chứng từ gồm : hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa, bản sao của vận đơn chuyển phát nhanh, tờ khai hải quan điện tử xuất khNu để cơng ty chuyển phát nhanh cĩ thể làm thủ tục hải quan xuất khNu cho lơ hàng, và để cho khách hàng cĩ thể nhận được bộ chứng từ cùng với hàng hĩa kịp thời, thuận tiện trong việc làm thủ tục nhập khNu tại nơi đến.
− Sau khi lơ hàng đã được xuất đi, nhân viên cơng ty sẽ qua cơng ty vận chuyển nhận lại tờ khai hải quan điện tử xuất khNu để làm thủ tục thanh khỏan.
2.2.4 Thủ tục hải quan hàng gia cơng xuất kh+u
- Quy trình làm thủ tục Hải quan tại cơng ty thường gồm cĩ 4 bước:
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 86/121
2.2.4.2 Quá trình thực hiện
Chuần bị chứng từ : các chứng từ cần chu+n bị gồm:
Đối với lơ hàng thuộc luồng xanh thì cơng ty chỉ cần chuNn bị các thơng tin để làm tờ khai điện tử xuất khNu.
− Tờ khai điện tử xuất khNu: HQ/2012-XK : 1 bản chính
Cịn đối với các lơ hàng nếu thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ thì cơng ty cần chuNn bị thêm các chứng từ sau:
− Hợp đồng mua bán: 01 bản sao − Hĩa đơn thương mại: 01 bản chính − Phiếu đĩng gĩi: 01 bản chính − Bản định mức : 01 bản sao
Tờ khai Hải quan : ( The Export Declaration)
Các nội dung kê khai trên tờ khai điện tử xuất khNu gồm cĩ: Cục Hải Quan
Chi cục Hải Quan đăng ký tờ khai Chi cục hải quan cửa khNu xuất
CHUẨN BN CHỨNG TỪ
ĐĂNG KÝ TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐĂNG KÝ KIỂM HĨA
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 87/121
Số tờ khai Ngày đăng ký
Người xuất khNu : kèm mã số thuế Người nhập khNu
Loại hình xuất khNu Số hợp đồng
Ngày ký hợp đồng Ngày hết hạn
Số hĩa đơn thương mại Cửa khNu xuất hàng Nước nhập khNu :
Mã hiệu nước Tên nước Điều kiện giao hàng Phương thức thanh tốn Điều kiện thanh tốn Tỷ giá tính thuế Tên hàng
Mã số hàng hĩa Lượng
Đơn vị tính
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 88/121
Trị giá nguyên tệ Số kiện, trọng lượng
Phĩ giám đốc ký tên, đĩng dấu và chịu trách nhiệm nội dung trên tờ khai. - Các mục trên là các phần quan trọng đối với tờ khai hàng hĩa xuất khNu mà nhân
viên cơng ty cần chú ý .
Hợp đồng : ( Contract)
Phải đảm bảo đầy đủ các nội dung để trách nhầm lẫn và rắc rối về sau này và quan trọng nhất là các điều khỏan sau :
- Tên hàng : PRO LTHR LP ZIP MID - Mã đơn hàng : 138711C; 140685C - Số lượng : 1,800 đơi; 4,692 đơi - Đơn giá : 15,73 USD; 11,85 USD - Phương thức thanh tốn : T/T
- Điều kiện cơ sở giao hàng : FCA Viet Nam, Incoterm 1990 .
Hĩa đơn thương mại : ( Commercial Invoice)
Trong khai báo Hải quan, hĩa đơn thương mại rất quan trọng vì người ta sẽ dựa vào đĩ để tiến hành việc giám sát kiểm tra và tính thuế cho nên hĩa đơn thương mại cần thể hiện rõ ràng các nội dung sau: số hĩa đơn, ngày lập hĩa đơn, tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng trị giá.
Phiếu đĩng gĩi : ( Packing List)
− Cĩ ý nghĩa rất quan trọng trong bộ chứng từ hàng xuất khNu vì khi lập vận đơn thì chỉ dựa vào Packing list cho nên người nhập khNu cĩ nhận được hàng hĩa hay khơng là phụ thuộc một phần vào chứng từ này.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 89/121
− Cho nên chi tiết về số kiện, loại kiện, trọng lượng (trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì), khi hàng được đĩng gĩi xuất đi như thế nào thì thể hiện trên phiếu
đĩng gĩi như thế đĩ .
Bảng định mức (Norm List)
Nhân viên xuất nhập khNu sẽ căn cứ vào chỉ lệnh để lập bảng định mức tạm tính nguyên phụ liệu cho từng mã hàng cụ thể. Dựa vào bảng định mức này và bảng thống kê nguyên vật liệu của bộ phận vật tư, nhân viên cơng ty sẽ lập ra bảng định mức nguyên vật liệu nhập khNu của một đơn vị sản phNm trong đĩ bao gồm cả tỷ lệ hao hụt của từng mã hàng chính thức để khai báo Hải Quan. Ngồi ra khi tính định mức ngồi việc căn cứ vào chỉ lệnh cần phải xem xét giày mẫu của lơ hàng đĩ để biết loại giày đĩ bao gồm những nguyên phụ liệu nào để bổ sung vào khi tính định mức.
Đăng ký tờ khai hải quan điện tử:
− Sau khi chuNn bị các chứng từ cần thiết thì nhân viên cơng ty tiến hành đăng ký tờ khai điện tử xuất khNu trên hệ thống điện tử mà cơng ty đã đăng ký.
− Nhân viên khai hải quan của cơng ty sẽ nhập và kiểm tra kỹ các nội dung sau : Cục Hải Quan : Thành phố Hồ Chí Minh
Chi cục Hải Quan đăng ký tờ khai: QUẢN LÝ HÀNG ĐẦU TƯ HCM Chi cục hải quan cửa khNu xuất: Cảng Cát Lái/ Tp.HCM
Tờ khai số : 15009
Ngày đăng ký : 22/02/2013 Người xuất khNu :
Mã số thuế : 0300813662
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 90/121
D10/89Q, Quốc lộ1A, P. Tân Tạo, Q. Bình Tân, TP.HCM Người nhập khNu : SKY HIGH TRADING LIMITED 14F, NO.78-2, SEC 3, TAICHUNG KANG ROAD
TAICHUNG 40764, TAIWAN
Loại hình : XSX02 – xuất đầu tư sản xuất xuất khNu Hợp đồng : Số: CON-13070
Ngày ký hợp đồng: 26/01/2013 Ngày hết hạn: 25/07/2013
Hĩa đơn thương mại số: CON-13070
Cửa khNu xuất hàng : C048 – Cảng Cát Lái/ TP.HCM Nước nhập khNu :
Mã hiệu nước: IT Tên nước: ITALY Điều kiện giao hàng: FCA Phương thức thanh tốn: TT Điều kiện thanh tốn : USD
Tỷ giá tính thuế : 20.828 VND/ USD Tên hàng : GIÀY CONVERSE
Mã số hàng hĩa : 64039100; 64041190 Lượng : 1.800; 4692
Đơn vị tính : đơi
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 91/121
Trị giá nguyên tệ : 83.914,20 Gồm : 541 kiện = 6.657,47 kg
Đối chiếu với chính sách quản lý xuất khNu, chính sách về thuế, giá đối
với hàng xuất khNu .
− Sau đĩ nhân viên xuất nhập khNu của cơng ty truyền dữ liệu đến chi cục Hải Quan quản lý hàng đầu HCM, nếu cơng chức hải quan cĩ phát hiện bất cứ sai xĩt về thơng tin thì sẽ phản hồi lại để cơng ty sửa đổi hoặc bổ sung lại cho đầy đủ, sau đĩ truyền lại dữ liệu cho đúng để nhận số tờ khai từ cơ quan Hải Quan.
− Ngược lại nếu chứng từ đầy đủ hợp lệ cơng chức hải quan sẽ cung cấp số tờ khai. − Khi đã cĩ số tờ khai thì nhân viên xuất nhập khNu của cơng ty sẽ in tờ khai ra, Phĩ
giám đốc ký tên, đĩng dấu và chịu trách nhiệm nội dung trên tờ khai rồi đem đến chi cục Hải Quan quản lý hàng đầu tư HCM để cơng chức Hải Quan ký tên đĩng dấu vào ơ xác nhận đã làm thủ tục hải quan ở ơ 30 trên tờ khai, ra quyết định thơng quan lơ hàng và trả lại tờ khai điện tử xuất khNu cho nhân viên cơng ty theo quy định.
Đăng ký kiểm hĩa
− Vì cơng ty luơn chấp hành tốt luật Hải Quan, khơng liên quan đến buơn lậu, trốn hoặc nợ thuế, gian lận nên hàng hĩa của cơng ty đa phần là miễn kiểm. Cho nên cơng chức hải quan chỉ giám sát và ghi vào sổ các chi tiết sau: tên cơng ty, số container/seal, số lượng thực xuất, số tờ khai…rồi trả lại tờ khai cho nhân viên cơng ty.
− Cịn nếu là luồng vàng thì cơ quan Hải quan chỉ kiểm tra bộ chứng giấy của lơ hàng đĩ và thể hiện trên ơ kết quả là “ hồ sơ hợp lệ, chấp nhận thơng quan” và đĩng dấu ký tên xác nhận lên tờ khai đĩ.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 92/121
− Nếu là lơ hàng thuộc diện luồng đỏ, thì thơng thường bị kiểm từ 5%-10% số
lượng hàng hĩa của lơ hàng đĩ. Sau khi kiểm tra, hàng hĩa của cơng ty khai đúng với tờ khai thì cơng chức Hải quan thể hiện trên ơ kết quả là “ đã kiểm 10%” và
đĩng dấu ký tên xác nhận lên tờ khai đĩ.
Thanh lý tờ khai hải quan điện tử:
− Sau khi nhận được quyết định thơng quan lơ hàng và được trả lại tờ khai điện tử
xuất khNu, nhân viên cơng ty sẽ kiểm tra xem hàng hĩa đã hạ ở cảng chưa, nếu hàng hĩa đã hạ ở cảng rồi ( hàng nguyên container) hoặc đã vào kho ở cảng rồi ( hàng lẻ) thì nhân viên cơng ty sẽ đem tờ khai đĩ đến chi cục Hải Quan ngồi cửa khNu. Nhân viên xuất nhập khNu của cơng ty phải ghi thêm lên tờ khai tên tàu, số container và số seal để cho cơng chức Hải Quan dễ dàng theo dõi.
− Sau đĩ chi cục Hải Quan ngồi cửa khNu theo dõi lơ hàng cho đến khi nhận được thơng báo trên hệ thống do chi cục Hải Quan quản lý hàng đầu tư HCM cập nhật rồi đĩng dấu ký tên xác nhận lên ơ 31 trên tờ khai và vào sổ tàu.
− Lúc này thủ tục xuất hàng của cơng ty được xem là hồn tất .
2.2.5 Lập bộ chứng từ thanh tốn
− Sau khi việc xuất hàng đã hồn thành, phía cơng ty sẽ thơng báo kết quả giao hàng cho khách hàng biết về các nội dung sau: tên tàu, số container, số seal, số vận đơn, tổng trọng lượng thực tế, số kiện…
− Sau đĩ nhân viên phụ trách làm chứng từ sẽ chuNn bị chứng từ để địi tiền khách hàng. Bộ chứng từ đối với phương thức thanh tốn bằng T/T trả trước, T/T trả sau và Trade card thường gồm cĩ:
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 93/121
Phiếu đĩng gĩi: 02 bản gốc
Vận đơn đường biển: 03 bản gốc, 03 bản sao
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa: 01 bản gốc, 01 bản sao
− Nếu thanh tĩan bằng thư tín dụng, nhân viên phụ trách làm chứng từ sẽ dựa theo thư tín dụng để làm chứng từ.
2.2.5.1 Hĩa đơn thương mại
Nhân viên chứng từ của cơng ty sẽ làm hĩa đơn thương mại giữa khách hàng (SKY
HIGH TRADING LIMITED) và khách hàng (Converse Italia SRL) Nội dung của hĩa đơn thương mại gồm:
Số hĩa đơn : CON-13070 Ngày lập hĩa đơn: 26/01/2013
Người nhận hàng: CONVERSE ITALIA SRL, VIA DEL LAVORO 2 , 31041 CORNUDA (TV) ITALY
Cảng đến: cảng LA SPEZIA, ITALY Tên tàu: KOTA RESTU V.RSU296 Ngày tàu chạy: 01/03/2013
Miêu tả hàng hĩa: 6.492 đơi giày thể thao như đơn đặt hàng số 857-859/2013/3; thư tín dụng số 002933LI00003.
Tên hàng : PRO LTHR LP ZIP MID Mã đơn hàng : 138711C; 140685C
Màu sắc : A. NAVY/VAPO ; WHITE/MIRAGE Size : L03.5 - L11.5
Số lượng : 1,800 PRS ; 4,692 PRS
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 94/121
Tổng trị giá : 6.492 đơi = 104.661,36 USD
Viết bằng chữ : Một trăm lẻ bốn ngàn sáu trăm sáu mươi mốt đơ la Mỹ và ba
mươi sáu xu.
Điều kiện cơ sở giao hàng : FOB cảng Hồ chí Minh, Việt Nam
Nước sản xuất: Việt Nam Ký mã hiệu hàng hĩa: N.W: KGS G.W: KGS MEAS: = CUFT MADE IN VIETNAM FABRIQUE AU VIETNAM 2.2.5.2 Phiếu đĩng gĩi
Các nội dung trên phiếu đĩng gĩi chủ yếu bao gồm:
Miêu tả hàng hĩa: 6.492 đơi giày thể thao như đơn đặt hàng số 857-859/2013/3; thư tín dụng số 002933LI00003.
Tên hàng : PRO LTHR LP ZIP MID Mã đơn hàng : 138711C; 140685C
Màu sắc : A. NAVY/VAPO ; WHITE/MIRAGE Số kiện : 150 kiện; 391 kiện
Số đơi/ kiện : 12 đơi/ kiện Tổng số lượng(đơi) : 6492 đơi
Trọng lượng tịnh (kgs) : 1.718,93 Kg + 4.275,18 Kg = 5.994,11 Kg Trọng lượng cả bì (kgs) 1.907,51 KG + 4.749,96 Kg = 6.657,47 Kg Số khối (cbm): 16,556 CBM + 40,985 CBM = 57,541 CBM
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 95/121 Ký mã hiệu hàng hĩa : N.W: KGS G.W: KGS MEAS: = CUFT MADE IN VIETNAM FABRIQUE AU VIETNAM
2.2.5.3 Vận đơn đường biển
− Trước tiên nhân viên làm chứng từ của ơcng ty sẽ gửi các thơng tin chi tiết của lơ hàng cho cơng ty giao nhận, sau đĩ cơng ty giao nhận sẽ dựa theo đĩ làm vận đơn nhápvà gửi lại vận đơn nháp cho nhân viên làm chứng từ của cơng ty kiểm tra. Nhân viên cơng ty sẽ kiểm tra lại các chi tiết trên vận đơn nháp rồi thơng báo trở lại cho cơng ty giao nhận biết:
Nếu các chi tiết trên vận đơn nháp đúng thì cơng ty giao nhận sẽ tiến hành lập vận đơn gốc.
.Ngược lại nếu chi tiết trên vận đơn nháp sai bất kỳ nội dung gì thì cơng ty giao nhận sẽ sửa lại cho đúng và gửi lại cho nhân viên chứng từ của cơng ty kiểm tra lạilần nữa rồi lập vận đơn gốc.
- Trên vận đơn gốc thể hiện những nội dung sau : Người xuất hàng:
POUYUEN VIETNAM COMPANY LIMITED,
Dl0/89Q NATIONAL HIGHWAY 1A, TANTAO WARD, BINH TAN DISTRICT, HOCHIMINII CITY, VIETNAM
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 96/121
CONVERSE ITALIA SRL, VIA DEL LAVORO 2 ,
31041 CORNUDA (TV) ITALY Người thơng báo:
GRS INTERNATIONAL LOGISTICS TRANSPORT SRL VIA E. DE FILIPPO 80/5,
30038 SPINEA (YE) ITALY
PH 0039 041 54.11.835 FAX NO. 0039 041-99,75,21 Số vận đơn: NVC/GRS/1303001
Tên tàu/ Số chuyến: KOTA RESTU/ RSU296
Cảng bốc hàng: CẢNG HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Cảng dỡ hàng: cảng LA SPEZIA, ITALY
Số container/ số seal: KKFU1486359/ CAV73636 Loại container: 1x40’DC Hình thức giao hàng: FCL/ FCL Số kiện: 541 CTNS Số đơi: 6,492 PAIRS Trọng lượng: 6.657,47 Kg Số khối: 57,541 CBM Ngày tàu chạy: 01/03/2013 Cước phí: FREIGHT COLLECT Ký mã hiệu hàng hĩa :
N.W: KGS G.W: KGS MEAS: = CUFT
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 97/121
MADE IN VIETNAM FABRIQUE AU VIETNAM
− Và trên vận đơn này khơng cĩ bất cứ ghi chú nào khơng tốt về lơ hàng nên vận
đơn cho lơ hàng này là vận đơn hịan hảo đã xếp lên tàu.
− Khi tàu đã khởi hành thì cơng ty mới lấy được vận đơn gốc từ cơng ty giao nhận.
− Đối với hàng lẻ (LCL) thì đĩng các loại phí bên dưới khi lấy vận đơn đường biển:
Phí xếp dỡ tại kho - Container freight station: 120.000 vnđ/ cbm Phí xếp dỡ tạicảng - Terminal handling charge: 100.000 vnđ/ cbm Phí chứng từ - Bill fee or Document fee: 700.000 vnđ/ bộ
Phí truyền dữ liệu - ENS (hàng đi Châu Âu): 600.000/ lơ hàng
− Đối với hàng container (FCL) thì đĩng các loại phí bên dưới khi lấy vận đơn
đường biển:
Phí chứng từ - Bill fee or Document fee: 700.000 vnđ/ bộ Phí truyền dữ liệu - ENS (hàng đi Châu Âu): 600.000/ lơ hàng Phí seal – seal fee: 120.000 vnđ/ cái
Phí xếp dỡ tại cảng - Terminal handling charge: 1.800.000 vnđ/ container 20”DC, 2.800.000 vnđ/ container 40”DC - 40”HC - 45.
2.2.5.4 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa
− Sau khi lấy được vận đơn nhân viên làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa sẽ
làm các chứng từ cần thiết để xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa để xác nhận nơi sản xuất hàng hĩa.
− Đối với lơ hàng xuất sang Italy này thì nhân viên phụ trách làm giấy chứng nhận