2.2 HOẠT ĐỘNG GIA CƠNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
2.2.7 Thanh khoản hợp đồng
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 103/121
− Đối với cơng ty do kinh doanh theo hình thức gia cơng xuất khNu nên được ân hạn
thuế 275 ngày.
− Cơng ty thường nhập nguyên vật liệu từ các nước về để phục vụ cho hoạt động sản xuất sản phNm để xuất khNu. Và sau mỗi lần xuất nhập như vậy, cơng ty phải thường xuyên theo dõi những nguyên vật liệu này, trừ nguyên liệu cịn tồn trong thời gian phải thanh khoản nguyên liệu. Cơng ty phải giữ lại những chứng từ, số liệu liên quan đến lơ hàng như: số tờ khai hàng xuất, số tờ khai hàng nhập, số lượng xuất nhập…
− Hàng tháng nhân viên của cơng ty sẽ lập bảng kê chứng từ thủ tục hàng xuất và phương thức thanh tốn phải được ghi đầy đủ, trường hợp các lơ hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì phải ghi số phiếu chi, các lơ hàng chưa hoặc khơng thanh tốn phải ghi rõ lý do vào cột ghi chú, sau đĩ sẽ đính kèm chung với các bản sao chứng từ thanh tốn. Dựa vào bảng kê này cơng ty lập báo cáo tiến độ thanh khỏan. Được căn cứ vào các yếu tố sau:
Kế hoạch thanh khoản hồ sơ – sản xuất xuất khNu
Tình hình sử dụng nguyên liệu của các tờ khai nhập khNu để sản xuất hàng xuất khNu.
Thời gian được ân hạn các tờ khai nhập khNu.
Nhân viên phụ trách thanh khoản hợp đồng sẽ soạn tờ khai thanh khoản gồm:
Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khNu sản xuất hàng xuất khNu.
Bảng kê thanh tốn hàng xuất khNu
Cơng văn đề nghị khơng thu thuế và/hoặc hồn thuế hàng nhập khNu để sản xuất hàng xuất khNu.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 104/121
Tờ trình ra quyết định khơng thu thuế hoặc hồn thuế. Quyết định khơng thu thuế và/hoặc hồn thuế trình ban giám đốc phê duyệt. Ban giám đốc xem xét và phê duyệt, nếu chấp nhận thì tiến hành thanh khoản. Ngược lại phải sửa đổi bổ sung cho đến khi được
phê duyệt mới tiến hành thanh khoản.
Cơng ty nhận hồ sơ thanh khoản và làm thủ tục thanh khoản tại Hải Quan, nhận quyết định khơng thu thuế và/hoặc hịan lại thuế
của Hải Quan, xĩa nợ thuế.
Nếu nguyên vật liệu nhập về sản xuất xuất khNu hết, hoặc thiếu thì khơng phải tính thuế nhưng nếu cịn dư thì tính thuế phần ngun vật liệu dư đĩ.
Cuối cùng quyết định khơng thu thuế và/hoặc hồn lại thuế được giao cho phịng kế tốn lưu hồ sơ thanh khoản.
Cuối cùng quyết định khơng thu thuế và/hoặc hồn lại thuế được giao cho phịng kế tốn lưu hồ sơ thanh khoản (trong đĩ cĩ bản sao quyết định khơng thu thuế và/hoặc hồn thuế)
2.2.8 Giải quyết khiếu nại (nếu cĩ)
Sau khi hàng hĩa và bộ chứng từ đã được gửi cho khách hàng như yêu cầu thì trách nhiệm của cơng ty tạm thời hồn thành, và sau khi hàng hĩa đã đến càng đến trong vịng 10 ngày mà khơng nhận được bất kỳ phản hồi nào thì trách nhiệm của cơng ty được xem là hịan thành trách nhiệm.
Ví dụ:
− Một lơ hàng xuất đi Mỹ bằng container, lúc đĩng hàng vào container thì nhân viên đĩng hàng đã kiểm tra container xem cĩ bị hư hỏng, thủng, mĩp méo khơng mới
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 105/121
đĩng hàng và chụp hình container lại trước và sau khi đĩng hàng, nhưng đến lúc
khách hàng nhận được hàng thì container cĩ lỗ thủng và cĩ vài kiện hàng bên
trong bị Nm ướt và khách hàng yêu cầu cơng ty giải thích lý do và chịu trách nhiệm nếu giày bên trong bị hư hỏng, Nm mốc. Nhưng cơng ty thơng báo sẽ khơng chịu trách nhiệm cho vấn đề này và đưa ra các hình ảnh trước và sau khi đĩng hàng vào container là container vẫn nguyên vẹn, đạt yêu cầu để xuất hàng. Và cuối cùng khách hàng đã liên lạc với hãng tàu về vấn đề này vì cơng ty đã đĩng hàng đúng theo yêu cầu.
− Một lơ hàng xuất đi Hàn Quốc bằng hàng lẻ, khi xuất hàng nhân viên đĩng hàng cĩ kiểm tra hàng hĩa trước khi xuất và dán băng keo đặc biệt nhằm tránh mất mát hàng hĩa, trong khi vận chuyển đến kho Tân Cảng hàng hĩa được nhận vào kho trong tình trạng nguyên kiện được dán băng keo đảm bảo, nhưng đến khi khách hàng nhận được hàng hĩa thì bị mất 04 đơi giày (thơng thường 01 kiện hàng đĩng 12 đơi giày, mỗi đơi giày được đựng trong hộp giày nhỏ) trong khi băng keo bên ngồi vẫn cịn nguyên vẹn, khách hàng đã gửi hình ảnh về việc thiếu giày và yêu cầu cơng ty giải quyết vấn đề này gấp vì họ cần hàng để bán kịp dịp lễ, vì đây là một trong những khách hàng thân thiết và lâu dài của cơng ty nên cơng ty đã xin lỗi về vấn đề đáng tiếc xảy ra và gửi 04 đơi giày bị thiếu cho khách hàng bằng chuyển phát nhanh trong vịng 10 ngày kể từ ngày khách hàng thơng báo. Tuy cơng ty khơng biết nguyên nhân thiếu giày vì cĩ thể nhân viên đĩng hàng cĩ sơ xĩt hay khơng trung thực hoặc cơng ty giao nhận, vận chuyển khơng trung thực để quy trách nhiệm, nhưng cơng ty vẫn bù 04 đơi giày thiếu cho khách hàng để giữ mối quan hệ làm ăn, và cơng ty sẽ chú ý hơn vào lần sau khi xuất hàng lẻ.