2.2 HOẠT ĐỘNG GIA CƠNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
2.2.5.1 Hĩa đơn thương mại
Nhân viên chứng từ của cơng ty sẽ làm hĩa đơn thương mại giữa khách hàng (SKY
HIGH TRADING LIMITED) và khách hàng (Converse Italia SRL) Nội dung của hĩa đơn thương mại gồm:
Số hĩa đơn : CON-13070 Ngày lập hĩa đơn: 26/01/2013
Người nhận hàng: CONVERSE ITALIA SRL, VIA DEL LAVORO 2 , 31041 CORNUDA (TV) ITALY
Cảng đến: cảng LA SPEZIA, ITALY Tên tàu: KOTA RESTU V.RSU296 Ngày tàu chạy: 01/03/2013
Miêu tả hàng hĩa: 6.492 đơi giày thể thao như đơn đặt hàng số 857-859/2013/3; thư tín dụng số 002933LI00003.
Tên hàng : PRO LTHR LP ZIP MID Mã đơn hàng : 138711C; 140685C
Màu sắc : A. NAVY/VAPO ; WHITE/MIRAGE Size : L03.5 - L11.5
Số lượng : 1,800 PRS ; 4,692 PRS
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 94/121
Tổng trị giá : 6.492 đơi = 104.661,36 USD
Viết bằng chữ : Một trăm lẻ bốn ngàn sáu trăm sáu mươi mốt đơ la Mỹ và ba
mươi sáu xu.
Điều kiện cơ sở giao hàng : FOB cảng Hồ chí Minh, Việt Nam
Nước sản xuất: Việt Nam Ký mã hiệu hàng hĩa: N.W: KGS G.W: KGS MEAS: = CUFT MADE IN VIETNAM FABRIQUE AU VIETNAM 2.2.5.2 Phiếu đĩng gĩi
Các nội dung trên phiếu đĩng gĩi chủ yếu bao gồm:
Miêu tả hàng hĩa: 6.492 đơi giày thể thao như đơn đặt hàng số 857-859/2013/3; thư tín dụng số 002933LI00003.
Tên hàng : PRO LTHR LP ZIP MID Mã đơn hàng : 138711C; 140685C
Màu sắc : A. NAVY/VAPO ; WHITE/MIRAGE Số kiện : 150 kiện; 391 kiện
Số đơi/ kiện : 12 đơi/ kiện Tổng số lượng(đơi) : 6492 đơi
Trọng lượng tịnh (kgs) : 1.718,93 Kg + 4.275,18 Kg = 5.994,11 Kg Trọng lượng cả bì (kgs) 1.907,51 KG + 4.749,96 Kg = 6.657,47 Kg Số khối (cbm): 16,556 CBM + 40,985 CBM = 57,541 CBM
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 95/121 Ký mã hiệu hàng hĩa : N.W: KGS G.W: KGS MEAS: = CUFT MADE IN VIETNAM FABRIQUE AU VIETNAM
2.2.5.3 Vận đơn đường biển
− Trước tiên nhân viên làm chứng từ của ơcng ty sẽ gửi các thơng tin chi tiết của lơ hàng cho cơng ty giao nhận, sau đĩ cơng ty giao nhận sẽ dựa theo đĩ làm vận đơn nhápvà gửi lại vận đơn nháp cho nhân viên làm chứng từ của cơng ty kiểm tra. Nhân viên cơng ty sẽ kiểm tra lại các chi tiết trên vận đơn nháp rồi thơng báo trở lại cho cơng ty giao nhận biết:
Nếu các chi tiết trên vận đơn nháp đúng thì cơng ty giao nhận sẽ tiến hành lập vận đơn gốc.
.Ngược lại nếu chi tiết trên vận đơn nháp sai bất kỳ nội dung gì thì cơng ty giao nhận sẽ sửa lại cho đúng và gửi lại cho nhân viên chứng từ của cơng ty kiểm tra lạilần nữa rồi lập vận đơn gốc.
- Trên vận đơn gốc thể hiện những nội dung sau : Người xuất hàng:
POUYUEN VIETNAM COMPANY LIMITED,
Dl0/89Q NATIONAL HIGHWAY 1A, TANTAO WARD, BINH TAN DISTRICT, HOCHIMINII CITY, VIETNAM
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 96/121
CONVERSE ITALIA SRL, VIA DEL LAVORO 2 ,
31041 CORNUDA (TV) ITALY Người thơng báo:
GRS INTERNATIONAL LOGISTICS TRANSPORT SRL VIA E. DE FILIPPO 80/5,
30038 SPINEA (YE) ITALY
PH 0039 041 54.11.835 FAX NO. 0039 041-99,75,21 Số vận đơn: NVC/GRS/1303001
Tên tàu/ Số chuyến: KOTA RESTU/ RSU296
Cảng bốc hàng: CẢNG HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Cảng dỡ hàng: cảng LA SPEZIA, ITALY
Số container/ số seal: KKFU1486359/ CAV73636 Loại container: 1x40’DC Hình thức giao hàng: FCL/ FCL Số kiện: 541 CTNS Số đơi: 6,492 PAIRS Trọng lượng: 6.657,47 Kg Số khối: 57,541 CBM Ngày tàu chạy: 01/03/2013 Cước phí: FREIGHT COLLECT Ký mã hiệu hàng hĩa :
N.W: KGS G.W: KGS MEAS: = CUFT
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 97/121
MADE IN VIETNAM FABRIQUE AU VIETNAM
− Và trên vận đơn này khơng cĩ bất cứ ghi chú nào khơng tốt về lơ hàng nên vận
đơn cho lơ hàng này là vận đơn hịan hảo đã xếp lên tàu.
− Khi tàu đã khởi hành thì cơng ty mới lấy được vận đơn gốc từ cơng ty giao nhận.
− Đối với hàng lẻ (LCL) thì đĩng các loại phí bên dưới khi lấy vận đơn đường biển:
Phí xếp dỡ tại kho - Container freight station: 120.000 vnđ/ cbm Phí xếp dỡ tạicảng - Terminal handling charge: 100.000 vnđ/ cbm Phí chứng từ - Bill fee or Document fee: 700.000 vnđ/ bộ
Phí truyền dữ liệu - ENS (hàng đi Châu Âu): 600.000/ lơ hàng
− Đối với hàng container (FCL) thì đĩng các loại phí bên dưới khi lấy vận đơn
đường biển:
Phí chứng từ - Bill fee or Document fee: 700.000 vnđ/ bộ Phí truyền dữ liệu - ENS (hàng đi Châu Âu): 600.000/ lơ hàng Phí seal – seal fee: 120.000 vnđ/ cái
Phí xếp dỡ tại cảng - Terminal handling charge: 1.800.000 vnđ/ container 20”DC, 2.800.000 vnđ/ container 40”DC - 40”HC - 45.
2.2.5.4 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa
− Sau khi lấy được vận đơn nhân viên làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa sẽ
làm các chứng từ cần thiết để xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa để xác nhận nơi sản xuất hàng hĩa.
− Đối với lơ hàng xuất sang Italy này thì nhân viên phụ trách làm giấy chứng nhận
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 98/121
− Nhân viên làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (ECOSYS) để chờ duyệt giấy chứng
nhận xuất xứ hàng hĩa gồm : tên cơng ty, tên khách hàng, cảng đi, cảng đến, ngày giao hàng, số hĩa đơn, ngày lập hĩa đơn, số tờ khai, ngày tờ khai, hình thức vận chuyển, tên hàng hĩa, mã hố hàng hĩa, số lượng, tổng tiền, sau khi dữ liệu đã được Bộ Cơng Thương duyệt trên hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (ECOSYS) và cấp số thì nhân viên cơng ty sẽ lập bộ chứng từ xin cấp
giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form A gồm: Giấy chứng nhận xuất khNu (E/C) : 01 bản chính
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form A ( C/O ) : 01 bản chính ( đại diện cơng ty ký tên)
Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa: 01 bản chính ( đĩng dấu và đại diện cơng ty ký tên)
Tờ đơn mà Bộ Cơng Thương cấp số: 01 bản sao
Hĩa đơn ( giữa cơng ty – bên Sky High ) : 01 bản chính Hợp đồng ( giữa cơng ty – bên Sky High ) : 01 bản sao y Phụ lục hợp đồng : 01 bản sao y
Vận đơn đường biển : 01 bản sao y Tờ khai xuất khNu: 01 bản sao y Tờ khai xuất khNu : 01 bản chính
− Quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng form A như sau :
Sau đĩ nhân viên cơng ty sẽ đi nộp bộ hồ sơ xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa này tại Bộ Cơng Thương ở thành phố Hồ Chí Minh ( 08 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh)
Tại Bộ Cơng Thương, bộ phận kiểm tra chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ so với dữ liệu trên hệ thống quản lý
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 99/121
và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (ECOSYS), sẽ được chuyển qua bộ phận cấp chứng từ. Nếu khơng đầy đủ và hợp lệ thì buộc phải tu chỉnh lại và bổ sung. Bộ phận cấp chứng từ sẽ đưa cho nhân viên thủ tục xin cấp giấy chứng nhận
xuất xứ hàng hĩa, để nhân viên cơng ty tiến hành đĩng lệ phí xin cấp C/O tại
phịng thu lệ phí.
Cuối cùng, một bộ giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa theo yêu cầu sẽ được cấp cho cơng ty ( đối với form A thì cơng ty chỉ nộp bản gốc, nếu cần thêm mấy bản sao thì Bộ Cơng Thương sẽ giúp sao y), Bộ Cơng Thương sẽ lưu lại 01 bản sao.
Đối với các nước đi Châu Âu thì xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form A ở Bộ Cơng Thương, hàng đi Trung Quốc xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa
form E, hàng đi Indonesia, Thailand, Singapore…(các nước thuộc khối Asean)
xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form D, hàng đi Ấn Độ xin giấy chứng
nhận xuất xứ hàng hĩa form AI, hàng đi Nhật xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form AJ, hàng đi Hàn Quốc xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form
AK, cịn mẫu form B thì dùng cho tất cả các loại hàng hĩa xuất khNu đi các nước.
2.2.6 Gửi bộ chứng từ địi tiền
− Bởi vì cơng ty khơng xuất hàng cho khách hàng ( Sky High ) mà xuất hàng trực tiếp đến khách hàng (Converse Italia SRL), cho nên khách hàng (Sky High) sẽ gửi thư tín dụng, giấy xác nhận đã chuyển tiền đối với phương thức T/T trả trước cho nhân viên chứng từ cơng ty và nhân viên chứng từ của cơng ty sẽ kiểm tra thư tín dụng (L/C), T/T trả trước đã cĩ chưa, và các yêu cầu chứng từ trên thư tín dụng nhân viên chứng từ cơng ty cĩ làm được khơng, cĩ điều khỏan nào bất lợi cho mình khơng, số tiền thanh tĩan cĩ đúng khơng thì thơng báo lại cho khách hàng sửa đổi thư tín dụng trước khi xuất hàng, và trên thư tín dụng sẽ thể hiện người
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 100/121
thụ hưởng là Sky High Trading Limited và ngân hàng thụ hưởng là ở Đài Loan,
cho nên sau khi hịan tất bộ chứng từ thanh tốn nhân viên làm chứng từ của cơng ty sẽ gửi bộ chứng từ thanh tốn qua cho khách hàng (Sky High) để họ kiểm tra
lại lần nữa rồi gửi vào ngân hàng tại Đài Loan.
− Đối với những lơ hàng thanh tốn bằng thư tín dụng thì ngay sau khi nhận được
tiền thanh tốn từ khách hàng (Converse Italia SRL) thì khách hàng ( Sky High) sẽ chuyển tiền thanh tốn chi phí gia cơng cho cơng ty .
− Đối với thanh tốn bằng T/T trả trước thì khách hàng (Sky High) sẽ thanh tốn
tiền gia cơng cho cơng ty ngay sau khi xuất hàng và nhân viên chứng từ của cơng ty sẽ gửi bộ chứng từ trực tiếp cho khách hàng (Converse Italia SRL).
− Cịn những lơ hàng thanh tốn bằng Trade card thì khách hàng (Sky High) sẽ chuyển tiền chi phí gia cơng cho cơng ty trong vịng 15 ngày kể từ ngày nhận
được tiền từ khách hàng (Converse Italia SRL), và nhân viên chứng từ của cơng
ty sẽ gửi bộ chứng từ trực tiếp cho khách hàng (Converse Italia SRL).
2.2.6.1 Thanh tốn bằng LC
Sau khi đã hịan tất bộ chứng từ, nhân viên làm chứng từ của cơng ty sẽ tập hợp chứng từ lại và dựa vào thư tín dụng để gửi bộ chứng từ cho khách hàng (Sky High) để họ gửi bộ chứng từ hồn tất này vào ngân hàng của họ tại Đài Loan như thư tín dụng đã thể
hiện người thụ hưởng và ngân hàng của người thụ hưởng.
Đối với lơ hàng đi Ý này thì khách hàng yêu cầu bộ chứng từ gồm :
Hĩa đơn thương mại : 03 bản gốc
Vận đơn đường biển : 02 bản gốc, 03 bản sao phát hành bởi Nam Viet Logistics Co., Ltd
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 101/121
Bản sao thơng báo bằng email từ người thụ hưởng thư tín dụng ( Sky High) về tên tàu, số vận đơn đường biển, tổng tiền, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì. Bản sao email đã gửi thơng báo
Bản sao giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form A, cĩ thể hiện câu “ issued retrospectively” trên ơ số 4 .
Phiếu đĩng gĩi : 02 bản gốc
Bản xác nhận từ người thụ hưởng thư tín dụng ( Sky High) là cĩ gửi 01 bản gốc vận đơn đường đường biển, 01 bản gốc hĩa đơn thương mại, 01 bản gốc phiếu đĩng gĩi, 01 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa form A tới khách hàng (
Converse Italia SRL) trong vịng 10 ngày sau ngày phát hành vận đơn đường
biển bằng chuyển phát nhanh.
Bản sao tờ nhận chứng từ của cơng ty chuyển phát nhanh .
Bộ chứng từ này phải xuất trình trong vịng 20 ngày sau ngày giao hàng nhưng trong thời hạn cịn hiệu lực của thư tín dụng ( 31/03/2013) .
2.2.6.2 Thanh tĩan bằng Trade Card
− Sau khi hàng hĩa đã xuất xong, nhân viên cơng ty sẽ vào hệ thống Trade card để xác nhận và nhập các thơng tin sau: đơn hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, số hĩa
đơn, số kiện, số khối, trọng lượng cả bì…
− Ngồi ra, nhân viên cơng ty cịn phải đính kèo thêm một bộ chứnng từ thanh tĩan của lơ hàng đĩ, bao gồm:
Hĩa đơn thương mại Vận đơn đường biển Phiếu đĩng gĩi
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 102/121
− Sau khi tất cả thơng tin đã nhập và đính kèm theo bộ chứng từ, thì nhân viên cơng ty sẽ bấm nút xác nhận một nữa. Khách hàng sẽ dựa vào tổng tiền trên hệ thống Trade card để thanh tốn ( thơng thường ngày thanh tốn là 30 ngày kể từ ngày
cơng ty xác nhận lơ hàng trên hệ thống Trade card).
− Đồng thời cũng gửi cho khách hàng (Converse Italia SRL) bộ chứng từ như bên
dưới để họ cĩ thể làm thủ tục nhập khNu: Hĩa đơn thương mại: 02 bản gốc
Vận đơn đường biển: 03 bản gốc, 03 bản sao Phiếu đĩng gĩi: 02 bản gốc
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa: 01 bản gốc, 01 bản sao
− Phương thức thanh tốn này thường dùng cho các khách hàng thân thiết, đáng tin cậy vì hàng hĩa đã xuất xong mới nhận được tiền.
2.2.6.3 Thanh tốn bằng T/T trả trước
− Sau khi hàng hĩa đã được xuất đi cơng ty sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ một lần nữa rồi gửi chứng từ cho khách hàng bằng chuyển phát nhanh ( tất cả đều gửi bằng DHL, chứng từ gửi đến Brasil thì sử dụng dịch vụ Feedex) như đã thỏa thuận ở hợp đồng, bộ chứng bao gồm:
Hĩa đơn thương mại: 02 bản gốc
Vận đơn đường biển: 03 bản gốc, 03 bản sao Phiếu đĩng gĩi: 02 bản gốc
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa: 01 bản gốc, 01 bản sao.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 103/121
− Đối với cơng ty do kinh doanh theo hình thức gia cơng xuất khNu nên được ân hạn
thuế 275 ngày.
− Cơng ty thường nhập nguyên vật liệu từ các nước về để phục vụ cho hoạt động sản xuất sản phNm để xuất khNu. Và sau mỗi lần xuất nhập như vậy, cơng ty phải thường xuyên theo dõi những nguyên vật liệu này, trừ nguyên liệu cịn tồn trong thời gian phải thanh khoản nguyên liệu. Cơng ty phải giữ lại những chứng từ, số liệu liên quan đến lơ hàng như: số tờ khai hàng xuất, số tờ khai hàng nhập, số lượng xuất nhập…
− Hàng tháng nhân viên của cơng ty sẽ lập bảng kê chứng từ thủ tục hàng xuất và phương thức thanh tốn phải được ghi đầy đủ, trường hợp các lơ hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì phải ghi số phiếu chi, các lơ hàng chưa hoặc khơng thanh tốn phải ghi rõ lý do vào cột ghi chú, sau đĩ sẽ đính kèm chung với các bản sao chứng từ thanh tốn. Dựa vào bảng kê này cơng ty lập báo cáo tiến độ thanh khỏan. Được căn cứ vào các yếu tố sau:
Kế hoạch thanh khoản hồ sơ – sản xuất xuất khNu
Tình hình sử dụng nguyên liệu của các tờ khai nhập khNu để sản xuất hàng xuất khNu.
Thời gian được ân hạn các tờ khai nhập khNu.
Nhân viên phụ trách thanh khoản hợp đồng sẽ soạn tờ khai thanh khoản gồm:
Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khNu sản xuất hàng xuất khNu.
Bảng kê thanh tốn hàng xuất khNu
Cơng văn đề nghị khơng thu thuế và/hoặc hồn thuế hàng nhập khNu để sản xuất hàng xuất khNu.
SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh Trang 104/121
Tờ trình ra quyết định khơng thu thuế hoặc hồn thuế. Quyết định khơng thu thuế và/hoặc hồn thuế trình ban giám đốc phê duyệt. Ban giám đốc xem xét và phê duyệt, nếu chấp nhận thì tiến hành thanh khoản. Ngược lại phải sửa đổi bổ sung cho đến khi được
phê duyệt mới tiến hành thanh khoản.
Cơng ty nhận hồ sơ thanh khoản và làm thủ tục thanh khoản tại Hải Quan, nhận quyết định khơng thu thuế và/hoặc hịan lại thuế
của Hải Quan, xĩa nợ thuế.
Nếu nguyên vật liệu nhập về sản xuất xuất khNu hết, hoặc thiếu thì khơng phải tính thuế nhưng nếu cịn dư thì tính thuế phần nguyên vật liệu dư đĩ.
Cuối cùng quyết định khơng thu thuế và/hoặc hồn lại thuế được