tình hình nhập, xuất NVL khơng thường xun. Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã dùng kế tốn máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hóa diễn ra thường xuyên. Do đó xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi.
b- Phương pháp ghi sổ số dư
-Tại kho: Thủ kho mở các “thẻ kho” để ghi chép, phản ánh số hiện có và sự
biến động của vật tư về số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Đồng thời cuối tháng ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hóa cột số lượng.
“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên sổ số dư, vật tư hàng hóa được sắp xếp thứ tự, nhóm, loại. Sau mỗi nhóm, loại có dịng cộng nhóm, cộng loại.Cuối mỗi tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ tho để ghi chép.
-Tại phịng kế tốn: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên
“thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó kế tốn ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phịng kế tốn, nhân viên kế tốn kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch tốn) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hóa để ghi chép vào cột số tiền trên “phiếu giao nhận chứng từ” số liệu này được ghi vào “bảng kê lũy kế nhập” và “bảng kê lũy kế xuất” vật tư hàng hóa.
-Cuối tháng: căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất để cộng
tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hóa để ghi vào “bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đồng thời sau khi nhận được “sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch tốn của từng nhóm vật tư hàng hóa tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.
Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của“sổ số dư với cột trên “bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn”.Đối chiếu số liệu trên “bảng kê nhập- xuất- tồn” với số liệu trên “sổ kế toán tổng hợp”.