Chương VI: Tổ chúc giải quyết vả quản lý văn bản
MẪU DANH MỤC H ồ s ơ
Tên cơ quan chủ quản CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan dơn vị Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỔ s ơ CỦA c ơ QUAN Năm : Số và ký hiệu hổ sơ Tiêu đé hổ sơ
Thời hạn bảo quản Người lập hổ sơ Ghi chú Năm bảo quản Thời hạn bảo quản 1 2 3 4 5 6 Bản danh mục hồ sơ gồm: - Hổ sơ bảo quản vĩnh viễn - Hồ sơ bảo quản lâu dài - Hồ sơ bảo quản tạm thời
Thủ trưởng cơ quan
(Chánh văn phịng)
(Ký tên, đóng dấu)
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
ss
C.2. Cơng tác lập hồ sơ
Nội dung công việc lập hồ sơ tuỳ thuộc vào từng loại hổ sơ. Trong hoạt động của cơ quan, đơn vị thông thường phải lập các loại hồ sơ sau:
c.2.1. Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)
Việc lập hồ sơ công việc được thực hiện theo trật tự:
- Mở hồ sơ: Cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu năm, căn cứ vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào các bìa hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh được nội dung công việc, vấn đề.
- Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã được mở, có những văn bản giấy tờ nào có liên quan đến công việc đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì đưa vào bìa hồ sơ (kể cả các tài liệu như băng, phim ảnh...).
- Sắp xếp văn bản giấy tờ trong hồ sơ: Để phục vụ tốt cho việc sử dụng hồ sơ, việc sắp xếp văn bản, giấy tờ phải khoa học hợp lý, thể hiện sự liên quan giữa các tài liệu và diễn biến của sự việc. Hồ sơ có thể sắp xếp theo các cách:
+ Thứ tự thời gian hình thành văn bản.
+ Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn: Trước tiên xếp các văn bản đề xuất sau đó là văn bản giải quyết, cuối cùng là văn bản kết thúc vấn đề.
+ Theo tác giả kết hợp với thời gian.