- Đơn vị nộp Tên người nộp:
3. Thể thức văn bản (cơ cấu hình thức văn bản)
Thể thức văn bản (cơ cấu hình thức văn bản) là bố cục các phần, các ý, các câu liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên văn bản là một chỉnh thể thống nhất. Theo điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ hồ sơ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ và tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 văn bản quản lý nhà nước - Mẫu trình bày, thể thức văn bản quản lý Nhà nước bao gồm các yếu tố sau đây:
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẢN PHỊNG
a. Q uốc hiệu: Công văn số 1053/VP ngày 12/8/1976
Thường vụ hội đổng Chính phủ quy đinh về quốc hiệu sử dụng ữên các văn bản của nước ta như sau:
CỘNG HOÀ X Ả HỘI CHỦ NGHĨA V Ệ T NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày ở tờ đầu, giữa trang giấy phía dưới có gạch ngang.
ốẽ Địa danh, ngày tháng
Địa danh là điểm đặt trụ sở của cơ quan ban hành văn bản, giúp cho cơ quan nhận vãn bàn theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành để liên hệ giao dịch công tác thuận lợi.
Ngày tháng: ghi ngày tháng năm ban hành (ký) văn bản, những số chỉ ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.
Địa danh, ngày tháng viết dưới quốc hiệu (hơi lệch về phía phài) trừ một số loại văn bản quy phạm pháp luật như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh và một số văn bàn hành chính như hợp đồng, biên bản thì địa danh, ngày tháng ghi ở cuối vãn bản.
c. Tén cơ quan ban hàn h văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành ưong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Tên cơ quan được viết ờ góc trái, ngang hàng với quốc hiệu được trình bày đặm nét rõ ràns chính xác như ưong quyết định thành lập cơ quan, khôns viết tắt, sai chính tả.
Chương VII; Soạn thảo văn bản quản lý
Các văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung (Chính phủ, Ưỷ ban nhân dân các cấp, cơ quan thuộc Chính phủ); cơ quan kiểm soát xét xử (Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân) thì chỉ cần ghi tên cơ quan ban hành văn bản.
Đối với văn bản của các cơ quan lệ thuộc vào cơ quan khác trong tổ chức và hoạt động (như các cơ quan hành chính có thẩm quyền chun mơn ở địa phương; các đơn vị thuộc bộ máy hành chính (trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu...) thì phía trên cơ quan ban hành văn bản phải ghi tên cơ quan mà nó trực thuộc.
Ví dụ:
u ỷ ban nhân dân
Thành phố Hà nội
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ