III. Phần kết luận:
b. Phương pháp soạn thảo công văn
Cơng văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.
b l . Nhữìig u cầu khi soạn thảo cơng văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
- Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề. - Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục.
b2. Các ỉoaị công văn chủ yếu
Tuỳ theo yêu cầu công việc mà các cơ quan tổ chức phải sử dụng các hình thức cơng văn chủ yếu như:
- Công văn phúc đáp: dùng để trả lời các vấh đề của cơ quan đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân yêu cầu.
- Công văn đề nghị: dùng để kiến nghị các cơ quan cấp trên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân giải quyết một vấn đề cụ thể.
- Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: nhằm thơng báo về tình hình thực hiện nhiệm vụ và chấn chỉnh đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt hơn các mục tiêu nhiệm vụ trong thời gian tới, đề ra biện pháp mới cần áp dụng.
- Công văn mời họp, mời dự đại hội: nhằm mời các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến dự các buổi họp, đại hội. Đồng thời đây cịn là hình thức văn bản để thơng báo rõ với người đến dự về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm của các cuộc họp, đại hội.
- Cơng văn giải thích: nhằm giải thích một vấn đề, một sự việc, các yêu cầu của một chủ trương và các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm qn triệt và thi hành.
b3. Phương pháp viết một công văn
Tuỳ theo từng loại công văn mà nội dung, từ ngữ, văn phong sẽ khác nhau. Song kết cấu của một công văn thường bao gồm 3 phần:
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẦN PHÒNG_______________