Chương VI: Tổ chúc giải quyết vả quản lý văn bàn
TỜ KẾT THÚC HỒ s ơ
Hồ sơ số:............ ......Tâp số:........................ Hồ sơ này gồm:. .................tờ
Muc luc văn bản có:........................tị
Đăc đ iể m :.........
Ngày.... tháng... năm.... Người lập
+ Biên mục bên ngồi bìa hồ sơ: nhằm mục đích bảo quản, tra tìm tài liệu được thuận tiện. Biên mục hồ sơ bên ngồi bìa gồm:
- Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức. - Ký hiệu hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ.
- Ngày tháng bắt đầu, kết thúc. - Số lượng tờ.
- Thời hạn bảo quản.
- Đóng quyển: Sau khi biên mục xong, hồ sơ cần được đóng quyển cố định thứ tự sắp xếp tài liệu, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu.
Khi đóng tài liệu cần: - Kiểm tra lại hổ sơ.
GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHỊNG
- Gỡ bỏ các vật liệu bằng kim loại đính trên các tài liệu. - Đóng bằng chỉ bền, khơng dùng kim loại.
c ỗ2.2. H ồ sơ nguyên tắc:
Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý (chủ yếu là văn bản quy phạm pháp luật) về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ này có thể là tập hợp văn bản của nhiều năm, khơng cần biên mục đóng quyển và nộp lưu cơ quan loại hồ sơ này.
Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc cũng được sắp xếp theo các phương pháp như đối với hồ sơ công việc.
c.2.3. H ổ sơ nhăn sự
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan. Đây là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên. Hồ sơ nhân sự bao gồm các tài liệu sau:
- Bản lý lịch tự thuật của cán bộ công chức theo mẫu quy định của Nhà nước.
- Các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển đề bạt, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ.
- Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ công chức hàng năm - Các đơn thư của bản thân cán bộ công chức đề nghị với cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng.
- Các đơn thư kiến nghị khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với cán bộ cơng chức đó.