- Đơn vị nộp Tên người nộp:
a. Phương pháp soạn thảo báo cáo
Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết quả hoại động của một phong trào, một vấn đề, vụ việc... từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, vấn đề cần kiến nghị, bổ sung cho một chủ trương, chính sách nào đó.
a l . Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo
GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VẨN PHỊNG
-
Một báo cáo phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Bảo đảm trung thực, chính xá c: phản ánh đúng hiện thực, nêu đúng ưu nhược điểm, thuận lợi khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng. Người soạn thảo báo cáo không được thêm bớt hiện tượng, bóp méo sự thật. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa những nguồn tin khơng chính xác, khơng toàn diện, lãnh đạo sẽ đưa ra giải pháp không đúng, xử lý không kịp thời, khơng triệt để, điều đó gây hậu quả xấu đến công tác quản lý.
- Bảo đảm tính kịp thời: Nếu khơng kịp thời sẽ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới dẫn đến hậu quả: khơng thể ứng phó kịp thời nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định, mệnh lệnh chính xác, kịp thời.
- Báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm: Phải chọn
lọc các số liệu, sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan các sự việc hiện tượng trong báo cáo. Thông qua các số liệu tình hình địi hỏi báo cáo phải lập luận để thấy được ưu khuyết điểm, tránh những sự kiện chung chung (hoặc số liệu ma) không chứng minh lý giải được điều gì. Một bản báo cáo chỉ đơn thuần thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì sẽ là báo cáo kém chất lượng. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo và đối tượng đọc báo cáo mà lựa chọn đúng trọng tâm trọng điểm vấn đề để viết cho cụ thể, mạch lạc.