- Đơn vị nộp Tên người nộp:
4. Sô và ký hiệu văn bản
Số và ký hiệu ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Điều 6 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được đánh số thứ tự cùng với năm ban hành và ký hiệu cho từng loại văn bản.
• Về số văn bản:
Các văn bản ban hành được đánh số theo số thứ tự từ số 01 đối vói văn bản bắt đầu vào ngày đầu năm và kết thúc vào cuối ngày 31/12 của năm. Mỗi cơ quan nhà nước tuỳ theo số lượng văn bản sản sinh ra trong năm nhiều hay ít mà có cách thức đánh số riêng cho phù hợp. Có thể đánh số theo các cách sau:
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG____________ 'Ể ầ
- Đánh số tổng hợp chung:
Các văn bản được đánh số chung theo thứ tự từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Cách này áp dụng cho những cơ quan, đơn vị có số lượng văn bản ban hành trong năm ít.
- Đánh số theo tính chất cơng việc:
Cơ quan ban hành văn bản xác định tính chất của từng loại công việc để đánh số riêng cho từng loại văn bản. Cách đánh số này gắn liền với việc phân loại văn bản, quản lý, bảo quản và tra tìm.
Ví dụ: Có thể phân loại thành: quyết định, đề án, tờ trình, cơng văn...
- Đánh số theo loại công việc:
Cơ quan ban hành văn bản có thể chọn một số loại cơng việc có tính chất tác nghiệp riêng để đánh số cho từng loại. Ví dụ: tổ chức, hành chính...
- Đánh số theo hình thức văn bản:
Cơ quan ban hành văn bản có thể đánh số cho các văn bản có cùng tên gọi như: quyết định, hợp đồng.
• Về ký hiệu của văn bản:
Ký hiệu được trình bày liền với số của văn bản, bao gồm chữ viết tắt của mỗi loại văn bản và tên viết tắt chữ đầu của cơ quan ban hành văn bản.
Theo công văn số 900/VPCP - HC ngày 14/3/1998 của Văn phịng Chính phủ về việc ghi ký hiệu văn bản quản lý hành chính nhà nước thì cách ghi ký hiệu văn bản cụ thể như sau:
Chương VII: Soạn thảo văn bản quản fý
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Điều 3 của Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cách ghi như sau:
Số.../Năm ban hành/ Tên viết tắt loại văn bản - tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản
Ví dụ: Nghị quyết, nghị định của Chính phủ ban hành năm 2002:
SỐ.../2002/NĐ - CP SỐ.../2002/NQ - CP
- Đối với văn bản cá biệt do Bộ, uỷ ban nhân dân ban hành như quyết định tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm miễn nhiệm cán bộ... thì số và ký hiệu văn bản được ghi theo quy định tại nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ, công tác lưu trữ. Cách ghi như sau:
Số.../Tên viết tắt loại văn bản - Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản.
- Đối với văn bản hành chính có tên loại như báo cáo, tờ trình, thơng báo... thì cách ghi cũng giống như văn bản cá biệt (không ghi năm ban hành văn bản).
- Đối với văn bản hành chính khơng tên loại (cơng văn) thì khơng ghi ký hiệu văn bản mà chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản, nếu cần ghi thêm đơn vị soạn thảo văn bản thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan tiếp sau tên cơ quan.
GIÁP TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
Ví dụ: SỐ.../BTC - TCCB (công văn của Bộ Tài chính do vụ tổ chức cán bộ soạn thảo).