III. Phần kết luận:
e. Phương pháp soạn thảo biên bản
e l . Yêu cầu của m ột biên bản:
Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại diễn biến sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Biên bản khơng có hiệu lực pháp lý mà chỉ là minh chứng các sự kiện đã và đang xảy ra. Vì vậy, nội dung của biên bản phải bảo đảm yêu cầu:
- Số liệu, sự kiện phải chính xác cụ thể.
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
- Mơ tả các sự việc hiện tượng kịp thời với đầy đủ các tình tiết, khơng bình luận thêm bớt, suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm, ừọng điểm.
- Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ chính xác cao, do đó địi hỏi trách nhiệm cao của người lập biên bản và người chứng thực biên bản. Muốn vậy, biên bản khi viết xong phải đọc lại cho mọi người nghe, sửa chữa cho đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
e2. Phương pháp viết biên bản:
Do yêu cầu của mọi hoạt động quản lý, lãnh đạo, sản xuất kinh doanh, sự nghiệp mà có rất nhiều loại biên bản. Nhưng có thể khái quát gồm mấy loại chính:
- Biên bản cuộc họp, hội nghị. - Biên bản xử lý vụ việc.
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu. - Biên bản về sự việc xảy ra.
Tuỳ theo từng loại biên bản mà nội dung cần viết sẽ khác nhau. Nhưng kết cấu của một biên bản thường bao gồm:
Phần mở đầu: ghi rõ thời gian lập biên bản (ngày, giờ, tháng, năm), thành phần tham dự.
Phần nội dung: ghi diễn biến sự kiện thực tế: phải ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác mọi nội dung, nhưng cũng phải chú ý đến các vấn đề trọng tâm của sự kiện.