- Đơn vị nộp Tên người nộp:
14. Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản đánh máy hoặc sao chụp
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẤN PHỊNG
CÓ nội dung thiết thực, rõ ràng dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập. Ngơn ngữ phải bảo đảm sự trong sáng và tính đại chúng: sừ dụng những từ ngữ phổ thông quen thuộc trong đời sống hàng ngày để mọi người đều có thể hiểu và thực hiện đúng; cần hạn chế việc dùng từ ngữ nước ngoài theo phương châm: “giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt”. Song một số trường hợp cụ thể khi chưa có từ thay thế thì có thể dùng từ nước ngoài hoặc từ gốc Hán - Việt để tăng phần trang trọng và uy lực của các văn bản nhà nước.
- Văn bản phải có tính khả thi:
Vãn bản quy phạm pháp luật khi ban hành phải có khả năng thực hiện trên thực tế. Muốn vậy nội dung văn bản phải phản ánh và phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội, đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Người soạn thảo văn bản phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện, đây là vấn đề cốt lõi để xác lập trách nhiệm cùa họ trong các văn bản, có như vậy nội dung của văn bản mới có khả năng thành hiện thực. Nhưng ngược lại các quy định đặt ra trong vãn bản lại quá lạc hậu thì sẽ làm mất đi tính chủ động sáng tạo trong hoạt động quản lý của Nhà nước, gây rối loạn trong quản lý, kìm hãm sự phát triển của xã hội.
2ẵ Q uỵ trìn h soạn thảo văn bản p h á p quv
Các văn bản pháp quy khi soạn thảo phải trải qua các bước chặt chẽ theo luật định theo đúng chức năng, nhiệm VTỊ quyền
Chương VII: Soạn thảo văn bản quẫn lý
hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành. Tuỳ theo từng loại hình văn bản, thẩm quyền của cơ quan ban hành, kế hoạch xây dựng văn bản, quy trình soạn thảo văn bản sẽ được triển khai với các giai đoạn và nội dung cụ thể, song đều tn theo trình tự chung:
Bước 1: Cơng tác chuẩn bị
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch soạn thảo văn bản, ban soạn thảo tiến hành các công tác chuẩn bị gồm những công việc chủ yếu sau:
+ Định hình khái quát nội dung văn bản: Xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề định viết làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bản.
+ Nghiên cứu các chủ trương chính sách của Đảng ở các cấp để định hướng cho chuẩn xác.
+ Tổng kết đánh giá các văn bản cũ, văn bản có liên quan, nhất là tìm ra các nhược điểm của văn bản cũ để khắc phục.
+ Chọn lựa phương án hợp lý nhất: xác định mục đích, yêu cầu, giói hạn giải quyết, từ đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý.
+ Đối với những vấn đề có liên quan đến quyền lợi của quần chúng cơ sở, đến thẩm quyền và trách nhiệm của các ban ngành khác, cần tổ chức lấy ý kiến các ban ngành, lấy ý kiến quần chúng để văn bản phản ánh được sâu sát lợi ích và nguyện vọng của họ.
GIÁO TRÌNH QUẢN TRị VĂN PHỊNG
+ Xác định đối tượng tác động của văn bản tức là: xem xét văn bản đó của cơ quan nào, tầng lớp nào, ai phải thực hiện?ế.. Từ chỗ xác định rõ đối tượng tác động của văn bản để: chọn thể thức (loại hình) văn bản cho phù hợp, lựa chọn cách trình bày cho phù hợp, dùng ngôn ngữ, cách viết, đưa sự kiện, số liệu, lập luận để có sức thuyết phục, chọn thời điểm ban hành có hiệu quả nhất.
Bước 2: Soạn đ ề cương và viết bản thảo văn bản
Căn cứ vào phạm vi điều chỉnh, thể thức của văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ một thủ trưởng để xây dựng dàn bài, soạn đề cương cho phù hợp.
+ Xây dựng dàn bài của văn bản:
Cách trình bày phải phù hợp vói tên văn bản, có thể trình bày theo chương, mục dưới dạng văn xi, hoặc trình bày dưới dạng điều khoản.
+ Soạn đề cương văn bản:
Ghi tóm tắt tồn bộ những ý tưởng, mệnh lệnh định viết nhằm phục vụ chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào các phần, các mục, điều đã được xây dựng trong dàn bài. Soạn thảo đề cương càng kỹ, càng chi tiết là tiết kiệm được thời gian viết thành bản thảo, giúp cho người viết giữ được chủ động, sắp xếp được ý trước ý sau, giữa các phần có sự cân đối vừa đầy đủ vừa rõ ràng.
Đề cương soạn xong có thể tranh thủ ý kiến góp ý của những người có kinh nghiệm soạn thảo văn bản hoặc trình bày người phụ trách duyệt trước.
+ Viết thành bản thảo văn bản:
Chương VH: Soạn thảo văn bản quản lý
Viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể hiện trong các đoạn văn, câu văn và có những mối liên kết lôgic với nhau chặt chẽ. Sau khi viết bản thảo cần kiểm tra kỹ lại xem trọng tâm của văn bản đã được thể hiện chưa? phương pháp lập luận chặt chẽ chưa? từ ngữ? văn phong? lỗi ngữ pháp?...
Bước 3: Tổ chức lấy ỷ kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản
Trong quá trình xây dựng văn bản pháp quy, căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản mà CO' quan ban hành văn bản t ạ o điều kiện để các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang và công dân tham gia góp ý kiến xây dựng văn bản.
Bước 4: Thẩm đinh dự thảo
Những văn bản pháp quy cần phải có thẩm định của cơ quan thẩm định theo luật định thì sau khi lấy ý kiến tham gia góp ý dự thảo văn bản, cơ quan soạn thảo cần hoàn chỉnh dự thảo, chuẩn bị hồ sơ thẩm định để gửi cho cơ quan thẩm định. Cơ quan thẩm định tiến hành thẩm định theo luật định và gửi biên bản thẩm định cho cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản. Nhận được biên bản thẩm định của cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự íhảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.
Bước 5: Xét duyệt và kỹ vãn bản
Dự thảo văn bản sau khi đã chỉnh lý sẽ trình lên cấp trên (tập thể hay cá nhân) để xem xét, thông qua và ký ban hành theo
GIÁO TRÌNH QUẦN TRj VĂN PHỊNG
thẩm quyền, thủ tục. Trong trường hợp văn bản khơng được thơng qua thì cơ quan soạn thảo văn bản phải chỉnh lý và trình lại.
Bước 6: Ban hành và tổ chức thực hiện
Văn bản pháp quy được ban hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tuyên truyền phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể cách thực hiện. Việc công bố gửi văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Điều 10 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật: "văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng công báo hoặc yết thị, đưa tin trên các phương tiện thôns tin đại chúng... văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ỏ' Trung ương phải được đăng công báo trong thời hạn chậm nhất là mười lăm ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đổng nhân dân, u ỷ ban nhân dân phải được yết thị tại trụ sở cơ quan ban hành và những địa điểm khác do Hội đồng nhân dân, u ỷ ban nhân dân quyết định.
Các cơ quan có chức năng ban hành và tổ chức thực hiện cần triển khai tổ chức thực hiện văn bản bằng nhiều hình thức thích hợp như: gửi văn bản đến cơ quan có trách nhiệm thực hiện, viết bài giải thích, hướng dãn động viên, khuyên khích kết hợp với nêu ý nghĩa và tầm quan trọng của việc ban hành văn bản.
Bản gốc của văn bản pháp quy phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Soạn thảo văn bản pháp quy là một việc làm quan trọng trong những khâu cơng tác hành chính của các cơ quan nhà nước. Văn bản có chất lượng cao hay thấp đều ảnh hưởng trực
Chuơng VII: Soạn thảo văn bản quản \<Ị
'tSSSSSSSSÍ................... ............................................................ .................................................................................... !■■■' ‘ I.11.1.11,1....... ....... = = = ==
tiếp đến hiệu lực và hiệu quả công tác của cơ quan. Các cơ quan phải coi công tác soạn thảo văn bản là một công tác khoa học. Người soạn thảo văn bản phải có trình độ văn hố, khả năng lý luận, có kinh nghiệm thực tiễn về công tác quản lý, có các nguồn thơng tin đầy đủ về chủ trương, chính sách của cấp trên về tình hình lĩnh vực quản lý, có đạo đức trong sáng, trung thực để nắm bắt phản ánh đúng ý đồ của người lãnh đạo để soạn thảo văn bản, tổ chức hướng dẫn, giải thích văn bản đúng với nội dung biểu quyết của tập thể hoặc mệnh lệnh của thả trưởng.
in. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
l ề Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Văn bản hành chính là các văn bản quản lý mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan nhà nước. Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp quy song các văn bản này khơng có tính chất pháp lý. Quá trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đê cần văn bản hố (thơng thường xuất p h á t từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề th ể hiện trong chương trình cơng tác của cơ quan)
Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền.
Bước 2.ẻ Bộ phận hoặc cá nhân được gmo nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình
thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của các bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.
Bước 3.ễ Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ịTrưởng hoặc phó)
các phịng ban, hoặc văn phòn g duyệt văn bản trước khi trình
lên lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách chuyên môn) ký.
Trong giai đoạn này người lãnh đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung vãn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chinh lý lại.
Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại ván bản, trình ký
Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc in) bản chính sốt