I. KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
b. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu
- Nguyên tắc 1: Thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử, tài liệu sản sinh ra trong thời đại lịch sử nào thì phải để riêng cho thời đại lịch sử đó.
- Nguyên tắc 2: Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu
trữ. Phông lưu trữ là khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan , một tập thể, một cá nhân có giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản trong một kho lưu trữ.
Những cơ quan có các điều kiện sau đây sẽ thành lập phông lưu trữ.
+ Có văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền thành lập cơ quan trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan.
+ Có ngân sách độc lập (tài khoản ở kho bạc). + Có con dấu và văn thư độc lập.
- Nguyên tắc 3: Thu thập bổ sung tài liệu theo khối phông
lưu trữ.
Khối phơng là tồn bộ tài liệu các phông lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị có liên quan vể chức
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
năng, nhiệm vụ, quan hệ trực thuộc hoặc cùng một cơ quan chủ quản, hoạt động trong cùng thời gian, cùng một lãnh thổ hoặc trong cùng một lĩnh vực hoạt động và được bảo quản trong một kho dự trữ.
Căn cứ vào những đặc điểm giống và khác nhau về nội dung, tính chất hoạt động, thời gian tồn tại, mối quan hệ lẫn nhau... mà các phông tài liệu lưu trữ được liên kết thành các khối phơng. Ví dụ: khối phơng của các cơ quan cùng một ngành hay cùng một cơ quan chủ quản.