Chuông VI: Tổ chức gỉải quyết và quản lý văn bản
+ Theo vấn đề kết hợp với thời gian.
+ Theo vần chữ cái ( thường áp dụng cho các đơn từ, bản khai cá nhân, báo cáo...).
+ Theo thứ tự của văn bản: số nhỏ đến số lớn. + Theo mức độ quan trọng của văn bản...
- Kết thúc hồ sơ: Hổ sơ có thể kết thúc khi công việc kết thúc (kết thúc hội nghị, khoá học hoặc kết thúc năm). Khi kết thúc hổ sơ cần phải:
+ Hoàn chỉnh các văn bản giấy tờ: Bổ sung các văn bản thiếu, loại bỏ các văn bản trùng, thừa.
+ Kiểm tra, hoàn chỉnh việc sắp xếp các văn bản giấy tờ trong hồ sơ.
Nếu hết năm công việc chưa kết thúc, hồ sơ chưa kết thúc được thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
- Biên mục hồ sơ: Đây là một công việc đặc biệt quan trọng của công tác hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ phục vụ cho việc khai thác sử dụng và bảo quản hồ sơ thuận tiện. Biên mục hồ sơ gồm các công việc sau:
+ Đánh số tờ nhằm xác định trật tự sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
+ Viết mục lục văn bản trong hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu văn bản trong hồ sơ. Mẫu mục lục văn bản:
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG_______________
Tập số:
M Ụ C L Ụ C V Ă N B Ả N Số tờ số Tâp số Số tờ số Tâp số
Số Số và Ngày Trích yếu Tác Số Ghi
thứ tự ký hiệu văn bản tháng nội dung văn bản giả tờ chú 1 2 3 4 5 6 7 N gày.... tháng.... năm.... N gư ời lậ p
Mục lục văn bản có thể in thành tờ rời hoặc viết ngay vào mặt trong bìa hồ sơ. Khi đóng hồ sơ thì đóng đồng thời cùng tờ mục lục văn bản.
+ Viết tờ kết thúc
Tờ kết thúc của hồ sơ là bản ghi khái quát những điều cần chú ý về hồ sơ đó nhằm kiểm tra, bảo quản tài liệu, tránh bị mất, đánh tráo, giả mạo, giúp cho việc theo dõi trạng thái vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản thích hợp.
Mẫu tờ kết thúc hồ sơ.