V. THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU 1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc
2. Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
- s ổ lìhập tài liệu vào kho lưu trữ
Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào sổ nhập tài liệu theo mẫu sau:
Số TT Ngày tháng năm nhập Số văn bản giao nộp Tên cơ quan hoặc cá nhân nộp tài liệu Tên phông hoặc hỗ sơ cặp tài liệu Số phơng Thời gian của tài liệu Số lượng Đặc điểm tinh hình tài liệu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 - M ục lục hồ sơ
Đây là công cụ thống kê chính dùng để thống kê trực tiếp các hổ sơ có trong phơng (kể cả trong sưu tập) tài liệu. Mục lục hổ sơ được lập đối với những phông tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành các hồ sơ và hệ thống hoá theo một phương án nhất định.
Chuong VII: Soar» thio vSn bin quin
Muc luc h6 so bao gom:
+ Ter nhan de theo mau sau:
MUC LUC HO SO Phong
Tur h6 sa .... den ho so.... - Phong so:
- Muc luc so ( quyen so): - S6' trang:
- Thcri han bao quan: + Muc luc:
Ter muc luc cua muc luc ho scr phai ghi loi noi dau, bang giai thich chir viet tat va bang thong ke theo mdu:
BANG THONG KE HO SO Cap ho sa Ho sa so Tieu de ho sa
Ngay thang bat dau va ket thuc
Sota Ghi chu
1 2 3 4 5 6
- So lirong ho so thong ke trong muc luc. - So luong ho so bao quan vinh viln.
- SỐ lượng hồ sơ bảo quản lâu dài. - Số lượng tờ của bản mục lục.
Người lập bản mục lục ( Chức vụ, họ tên, chữ ký) - SỔ đăng ký mục lục liồ sơ:
Những kho lưu trữ lớn bảo quản những phơng tài liệu có nhiều mục lục hồ sơ thì phải lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
- S ổ thông kê phông:
Sổ thống kê phông nhằm thống kê và đánh số thứ tự cho các phông bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phông, tạo cơ sở đánh số tra tìm các hồ sơ.
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
SỔ THỐNG KÊ PHƠNG
Số phơng
Ngày tháng lần nhập đầu tiên vào lưu trữ
Tên phơng
Tình hỉnh xuất nhập tài liệu của phông
Ghi chú
1 2 3 4 5
- Dáo cáo tổng hợp: (gồm 3 phần): Kho tàng, cán bộ, tài
liệu lưu trữ
- S ổ xuất tài liệu lưu t r ữ : sổ này nhằm thống kê các tài liệu đưa ra khỏi kho lưu trữ do yêu cầu của công tác khai thác, sử dụng, giao nộp cho lưu trữ khác...