I. KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
b. Phân loại tài liệu lưu trữ
Có nhiều cách phân loại tài liệu dự trữ
b l . Căn cứ vào nội dung, tác giả của tài liệu
- Tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước. - Tài liệu của các cơ quan tổ chức Đảng, Đoàn thể. - Tài liệu của các đơn vị kinh doanh.
- Tài liệu của các cá nhân, gia đình.
b2. Căn cứ vào kỹ thuật c h ế tác:
- Tài liệu chữ viết trên giấy (tài liệu hành chính) bao gồm
các loại văn bản trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan đã được lập hổ sơ đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật gồm các bản thiết kế chế tạo máy, thiết kế xây dựng, trắc địa, thăm dò địa chất, các tài liệu khí tượng, thuỷ văn... được làm từ những chất liệu thích hợp.
- Tài liệu phim ảnh ghi âm: Bao gồm các âm bản, dương bản các phim ảnh, băng ghi âm và ghi hình có giá trị được bảo quản trong các kho lưu trữ trong các kho lưu trữ bằng những phương pháp riêng.
cẽ Ý N ghĩa của tài liệu lưu trữ
- Ý nghĩa lịch sỉr. Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng phản ánh
một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẢN PHỊNG
Cơ quan và của cả xã hội. Vì vậy, tài liệu lưu trữ là tài liệu quý giá n h ấ t, chân thật nhất để nghiên cứu lịch sử.
- Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ ghi lại quá trình hoạt
độns của xã hội, của cơ quan và của các cá nhân trong các lĩnh vực, ghi lại những cơng trình nghiên cứu khoa học, các phát minh, sáng chế của loại người. Vì vậy, tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc kế thừa, phổ biến, áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ.
- Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ của các cơ quan phục
vụ cho côns tác hàng ngày của cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn như sơ kết, tổng kết công tác, xây dựng chương trình kế hoạch... Mặt khác các tài liệu lưu trữ cung cấp các thông tin quá khứ giúp cho việc ra quyết định quản lý.
- Ý nghĩa kinh tế: Trong nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng các thôns tin kinh tế quan trọng, phản ánh tình hình kinh tế của đất nước, của từng ngành phục vụ cho việc xây dựng các quy hoạch, các kế hoạch phát triển kinh tế của từng ngành, của đất nưóc.
- Ý nghĩa văn ìiố: Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc
biệt của dân tộc, nó phản ánh nhận thức về xã hội, tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. Các tài liệu lưu trữ là các sản phẩm phản ánh thành quả lao độne sáng tạo của các đơn vị, tổ chức, cá nhân trons xã hội.