d l . Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
Lập hổ sơ là một bộ phận trọng yếu của công tác văn thư nên thủ trưởng các cơ quan, các cấp có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt công tác này.
Điều 3 Điều lệ 142 - CP về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng chính phủ ban hành ngày 28/9/1963 quy định: “Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn giấy tờ theo quy định của Nhà nước”.
Chuong VI: Tổ chức giài quyết và quản lý vãn bàn__________
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
= = g g g g g g g g = g g g g g g g s e g i g = g i ..........................." » B C B i a e a a a s g s g g g g i B B a B B - i - ^
Điều 7 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu, lưu trữ Quốc gia của Hội đồng Nhà nước quy định: “Thủ trưởng của các ngành từ Trung ương đến cơ sở, chủ tịch u ỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia.
d2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính)
Chánh văn phịng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan ừực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan. Chánh văn phòng là người chủ trì xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan, giao trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan hướng dẫn lập hồ sơ cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan.
d3. Trách nhiệm của các bộ chuyên trách văn thư lưu trữ
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách phải là người giúp thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
CỈ4. Trách nhiệm của các đơn vị và cán bộ trong cơ quan
Mỗi đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của mình.
Cán bộ nhân viên trong cơ quan phụ trách phần việc nào thì có trách nhiệm lập hồ sơ phần việc đó. Khi cơng việc kết thúc thì việc lập hồ sơ của cơng việc đó cũng phải hoàn thành.
Thư ký riêng của các thủ trưởng có trách nhiệm lập hồ sơ những công việc do thủ trưởng phụ trách và giao trách nhiệm cho thư ký.