Chương VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bán
6ễ Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hổ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nưóc nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ đã quy định: “Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đơi khi có làm cơng tác có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu giữ của cơ quan hồ sơ tài liệu các công việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi, tiếp tục nghiên cứu”.
Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc được để lại tại các đơn vị sau một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết sau đó sẽ phải nộp vào lưu trữ cơ quan mà có hai loại:
- Những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài thì các đơn vị cần hồn chỉnh để nộp vào lưu trữ.
- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời có thể để lại ỏ' đơn vị, hết hạn bảo quản thì đánh giá lại. Nếu khơng cần lưu trữ thì tiêu huỷ theo thủ tục quy định.
- Hổ sơ nộp lưu trữ cơ quan phải được lập hồn chỉnh: Có bìa được biên mục bên trong và bên ngồi bìa rõ ràng, chính xác. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Hồ sơ tài liệu khi nộp vào lưu trữ cơ quan phải thống kê thành mục lục theo mẫu sau:
GIÁO TRÌNH QUÀN TRỊ VẰN PHỊNG
Tên cơ quan chủ quản CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan Độc lậ p -T ự d o -H ạ n h phúc Tên đơn vị SỐML: MỤC LỤC HỔ Sơ NỘP LƯU Năm: Số TT Số và ký hiệu hổ sơ Tiêu đế hổ sơ Ngày tháng bắt đấu và kết thúc Số lượng tờ Thời han bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7
Tổng công bản mục lục này có... hổ sơ trong đó có... hó sơ (đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,... hổ sơ (đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài.
Ngày... tháng... năm ....
Họ tên, chức vụ, chữ ký Họ tê n , chức vụ, chữ ký
(của người phụ trách lưu trữ (của người phụ trách đơn VỊ
cơ quan nhận hổ sơ nộp lưu) có hồ sơ nộp lưu).
Mục lục hồ sơ là căn cứ để thống kê, bàn giao tài liệu giữa các đơn vị với cán bộ lưu trữ cơ quan. Đồng thời nó giúp cho việc tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ khi cần thiết.
Khi bàn giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải lập hai bản mục lục hồ sơ: Một bản giao cho cán bộ lưu trữ cơ quan, một bản do đơn vị nộp hồ sơ bảo quản. Mục lục hồ sơ được đính kèm theo biên bản nộp tài liệu giữa lưu trữ cơ quan và đơn vị nộp. Biên bản nộp tài liệu có mẫu sau:
Chudng VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bàn
CỘNG HOÀXÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
N gà y.... tháng.... năm.
BIỂN BẢN NỘP LƯU TÀI LIỆUSố:.. Số:..