I. KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
a. Chuẩn bị chỉnh lý: Bao gồm các công việc:
- Nẹhiên cứu và viết lịch sửđcni vị hình thành phơng bao gồm:
+ Tên gọi chính xác của đơn vị hình thành phơng và những thay đổi tên gọi (nếu có).
+ Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động của đơn vị hình thành phơng.
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phơng.
+ Những điều kiện và nguyên nhân việc giải thể sáp nhập của đơn vị hình thành phơng.
+ Vị trí của đơn vị hình thành phông trong bộ máy nhà nước.
+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phơng.
- Nghiên cứu và viết lịch sử của phông. + Khối lượng tài liệu của phông.
+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông. + Ngày tháng nộp lưu trữ, ai nộp? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ chức? Mức độ hoàn chỉnh của tài liệu?
+ Tình trạng tài liệu của phông hiện nay? Đã tiến hành loại, huỷ tài liệu khi nào? Số lượng loại huỷ là bao nhiêu? Ngày tháng, kết quả kiểm tra số lượng tài liệu? Có bộ phận tài liệu nào còn giữ ở các phông hoặc các lưu trữ khác không?
- Xây dựng phương án hệ thống hố tài liệu của phơng tức là sắp xếp tài liệu của phông theo một trật tự khoa học để khai thác, sử dụng tài liệu đạt kết quả.
Có th ể có các phương án hệ thống hoá tài liệu sau đáy:
____________ GIÁO TRÌNH QUẢN TRt VẦN PHỊNG_________________
Chương VII: Soạn thảo văn bản quản lý
+ Phương án "Cơ cấu tổ chức - thời gian ".ể Tất cả các tài liệu của phông trước tiên được phân chia thành các đơn vị tổ chức sau đó trong phạm vi từng đơn vị tổ chức lại phân chia tài liệu theo từng thời kỳ (năm).
+ Phương án "Thời gian - cơ cấu tổ chức": Tất cả các tài liệu trong phông trước hết phân chia theo các thời kỳ hoặc từng năm. Trong thời kỳ (năm) lại phân chia tài liệu theo các đơn vị tổ chức.
+ Phương án "Mặt hoạt động - thời gian": Tất cả các tài liệu của phông được phân chia theo các mặt hoạt động hoặc các chức năng hoạt động của đon vị hình thành phơng sau đó trong phạm vi từng mặt hoạt động tài liệu lại được phân chia thành từng thời gian (hoặc năm).
+ Phương án "Thời gian - mặt hoạt động": Tất cả các tài liệu của phơng trưóc hết được phân chia theo từng thời kỳ (hoặc năm). Sau đó tài liệu trong từng thời kỳ (từng năm) lại tiếp tục phân chia thành các mặt hoạt động.
+ Phương án "Thòi gian - vấn đề (đề mục)": Tất cả các tài liệu của từng phông được phân chia theo thời gian sau đó tài liệu trong từng thời gian lại được tiếp tục phân chia thành vấn đề.
Trong quá trinh xác định phương án hệ thống hoá tài liệu của phông phải theo nguyên tắc: Mỗi phông chỉ được chọn một phương án hệ thống hoá; tất cả các tài liệu của phông chỉ được hệ thống hoá một phương án.
- Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ: Trong mỗi đợt chỉnh lý tài liệu có nhiều người tham gia, để chỉ đạo thống nhất về
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
nghiệp vụ cần phải soạn thảo bản hướng dẫn về nghiệp vụ để tiến hành công việc được thống nhất.
- Lập k ế hoạch chỉnh lý:
- Kiểm tra bổ sung tài liệu của phông trước khi tiến hành chỉnh lý
Trước khi chỉnh lý một phông nào các cán bộ chỉnh lý phải kiểm tra số lượng và tình hình tài liệu hiện có kịp thời bổ sung những tài liệu còn thiếu đồng thời đưa ra khỏi phông những tài liệu không thuộc phông.
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lý như: bàn ghế, giá, giấy, bút...