- Xây dựng định mức về chi phí NCTT:
kinh doanh tại Công ty CP VLXD Sông Đáy
3.2.2.1. Hoàn thiện việc thu thập thông tin thực hiện liên quan đến chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh.
doanh thu và kết quả kinh doanh.
Về KTQT doanh thu:
* Phân loại doanh thu:
Đối với doanh thu, căn cứ vào hoạt động có thể phân loại chi tiết nh sau: - Doanh thu hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Doanh thu hoạt động tài chính. - Doanh thu khác.
Căn cứ vào phơng thức bán hàng: - Doanh thu bán hàng thu tiền ngay. - Doanh thu bán hàng trả chậm. Căn cứ vào địa điểm bán hàng: - Doanh thu nhà máy Sông Đáy 1 - Doanh thu nhà máy Sông Đáy 2 Căn cứ vào đặc điểm sản phẩm: - Doanh thu cống tròn.
- Doanh thu cống hộp.
Ngoài ra, nên chú trọng phân loại doanh thu theo từng công trình, theo từng nhân viên bán hàng…
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh thu, Công ty cần phải tổ chức kế toán chi tiết từng khoản doanh thu đã nêu trên. Tổ chức kế toán doanh thu phải đợc tiến hành trên các sổ chi tiết, các tài khoản kế toán quản trị. Sổ chi tiết doanh thu đợc mở riêng cho từng hoạt động, từng loại sản phẩm hàng hoá - dịch vụ, từng nghiệp vụ đầu t tài chính. Các tài khoản phải đợc tổ chức một cách hợp lý để tập hợp thông tin một cách nhanh chóng trong quản trị doanh thu.
Công ty có thể tổ chức kế toán bán hàng theo từng phơng thức bán hàng và thanh toán tiền (bán thu tiền ngay, bán trả chậm), theo từng địa điểm xuất hàng (nhà máy Sông Đáy 1, nhà máy Sông Đáy 2), theo từng địa điểm bán hàng (theo từng công trình), theo từng nhân viên phụ trách bán hàng Công ty có thể tổ chức kế toán… bán hàng bằng cách kết hợp nhiều tiêu thức khác nhau, tuỳ theo yêu cầu quản lý của mình và điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của Công ty. Ngoài ra, cần phải tính toán tỷ trọng doanh thu của từng loại sản phẩm hàng hoá, của từng hoạt động, thực hiện so sánh giữa dự toán và thực tế phát sinh doanh thu để đánh giá đợc hiệu quả đồng vốn đầu t của Công ty.
Về kế toán quản trị chi phí: * Phân loại chi phí:
Để thuận tiện cho công tác quản lý, hạch toán, kiểm tra chi phí cũng nh phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh, Công ty CP VLXD Sông Đáy nên thực hiện phân loại chi tiết các loại chi phí trong đó đặc biệt phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí (theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động): Chi phí khả biến (biến phí), chi phí bất biến (định phí), chi phí hỗn hợp. Có thể phân loại dựa trên bảng 3.1: Khái quát cách phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí dới đây.
* Phân loại giá thành:
Trong điều kiện kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, Công ty phải tính toán một cách nhanh nhất giá thành để kịp thời ký kết hợp đồng kinh tế. Để làm đợc điều này, KTQT phải phân chia giá thành theo phạm vi chi phí trong giá thành:
Bảng 3.1: Khái quát phân loại theo cách ứng xử chi phí Khoản mục chi phí Tài
khoản Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp Ghi chú 1. Giá vốn hàng bán 632 x 2. Chi phí NVL TT 621 x 3. Chi phí NCTT 622 x 4. Chi phí SXC 627 x
- Chi phí nhân viên phân xởng 6271 x
- Chi phí vật liệu 6272 x
- Chi phí dụng cụ SX 6273
- Chi phí KH TSCĐ 6274 x
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6277 x
- Chi phí bằng tiền khác 6278 x
5. Chi phí bán hàng 641
- Chi phí nhân viên bán hàng 6411 x
- Chi phí vật liệu bao bì 6412 x
- Chi phí dụng cụ đồ dùng 6413 x
- Chi phí KH TSCĐ 6414 x
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 x
- Chi phí bằng tiền khác 6418 x
6. Chi phí quản lý 642 x
- Chi phí nhân viên quản lý 6421 x
- Chi phí vật liệu quản lý 6422 x
- Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 x
- Chi phí KH TSCĐ 6424 x
- Thuế, phí, lệ phí 6425 x
- Chi phí dự phòng 6426 x
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 x
Giá thành đầy đủ (giá thành toàn bộ): + Giá thành sản xuất toàn bộ (Zsxtb). + Giá thành toàn bộ sản phẩm tiêu thụ. Ztb = Zsxtb + CPBH + Chi phí QLDN
Giá thành không đầy đủ (giá thành bộ phận). + Giá thành toàn bộ theo biến phí (Ztbbp).
Zbp = Zsxbp + Biến phí bán hàng + Biến phí QLDN
+ Giá thành theo biến phí có sự phân bổ hợp lý định phí (Ztbhl): Ztbhl= Zsxhl + CPBH + Chi phí QLDN.
Zsxhl: Giá thành sản xuất có sự phân bổ hợp lý định phí * Tính giá thành theo biến phí:
Cơ sở để tính giá thành theo biến phí trong Công ty CP VLXD Sông Đáy là chi phí SXKD của DN phải đợc phân loại biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Việc nhận diện biến phí, định phí theo đặc trng của từng loại trong từng phơng án cụ thể. Riêng chi phí hỗn hợp, Công ty cần tiếp tục phân tích thành biến phí, định phí theo phơng pháp cực đại, cực tiểu (là phơng pháp thông dụng). Phơng pháp cực đại, cực tiểu là phơng pháp phân tích chi phí hỗn hợp dựa trên cơ sở đặc tính của chi phí hỗn hợp, thông qua khảo sát chi phí hỗn hợp ở mức cao nhất và thấp nhất. Chênh lệch của chi phí của hai cực đợc chia cho mức độ gia tăng của khối lợng để xác định biến phí đơn vị. Sau đó loại trừ biến phí còn lại là định phí trong chi phí hỗn hợp.
Sau khi phân loại chi phí SXKD thành định phí và biến phí, Công ty CP VLXD Sông Đáy vận dụng phơng pháp tính giá thành thích hợp để xác định giá thành sản xuất biến phí, giá thành toàn bộ theo biến phí. Định phí đợc tính toàn bộ vào kết quả kinh doanh trong kỳ. Thông tin về giá thành sản xuất biến phí, giá thành toàn bộ theo biến phí sẽ là cơ sở để xác định chỉ tiêu số d đảm phí – hạt nhân cung cấp thông tin cho các quyết định ngắn hạn của nhà QLDN.
Trong kế toán quản trị chi phí, Công ty cần phải thực hiện phân loại chi phí theo chi phí biến đổi và chi phí cố định. Đây là nền tảng cơ bản để ứng dụng các nội dung của KTQT chi phí trong tổ chức công tác kế toán chi phí. Để kế toán quản trị chi phí thực sự phát huy hiệu quả, cần tổ chức lại hệ thống sổ sách và tài khoản hợp lý cho việc đánh giá phân tích hiệu quả giữa dự toán và thực tế phát sinh chi phí,
đánh giá trách nhiệm đợc các trung tâm phát sinh chi phí, qua đó thực hiện tìm nguyên nhân phát sinh chi phí để có biện pháp hạ thấp chi phí
Về KTQT kết quả kinh doanh:
Chú trọng xác định kết quả của từng hoạt động, từng loại sản phẩm, mặt hàng, từng công việc hoặc kết quả đầu t tài chính: cho vay, góp vốn liên doanh Trong… xác định kết quả kinh doanh có thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN theo các hoạt động SXKD của DN. Chi phí bán hàng, chi phí QLDN phân bổ cho = CPBH, chi phí QLDN hàng tồn đầu kỳ + CPBH, chi phí QLDN phát sinh trong kỳ x Trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ Trị giá vốn hàng tồn đầu kỳ + Trị giá vốn hàng nhập trong kỳ
Sau khi tính toán đợc chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ ta xác định đợc kết quả hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và kết quả hoạt động tài chính nh sau:
+ Kết quả hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ Kết quả bán hàng, CCDV = Doanh thu - Các khoản giảm trừ - Giá vốn hàng bán - CPBH phân bổ - Chi phí QLDN phân bổ + Kết quả hoạt động tài chính
Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - CPBH phân bổ - Chi phí QLDN phân bổ Hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách báo cáo về KTQT doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần VLXD Sông Đáy nh sau:
* Tổ chức hệ thống chứng từ
Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống chứng từ bao gồm các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hớng dẫn. Các chứng từ bắt buộc là các chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân, do Nhà nớc quy định thống nhất về mẫu biểu, quy cách, chỉ tiêu phản ánh và phơng pháp lập. Còn chứng từ hớng dẫn là các chứng
từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm SXKD cụ thể để có thể tự thiết kế về mẫu biểu, chỉ tiêu, phơng pháp lập phù hợp với nhu cầu thu thập thông tin cho quản trị doanh nghiệp.
Việc tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ cho KTTC của Công ty rất quy củ, đúng chuẩn mực của chế độ kế toán. Nhng để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, Công ty cần thiết kế thêm các chứng từ trong đó phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu, các yếu tố cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thận, xử lý và cung cấp thông tin theo nội dung, phơng pháp của KTQT. Với đặc điểm SXKD, quản lý của mình Công ty có thể thiết kế thêm một số chứng từ đợc minh hoạ tại Phụ lục 3.1 – Phụ lục 3.4.
* Tổ chức hệ thống tài khoản:
Tổ chức hệ thống tài khoản KTQT của Công ty đợc thiết lập dạ trên hệ thống tài khoản của KTTC. Ngoài ra, đã có mở rộng thêm một số tài khoản chi tiết cấp 2,3,4 theo từng tài khoản tổng hợp tơng ứng. Tuy nhiên, việc mở các tài khoản cha đi sâu vào chi tiết, cha khoa học - hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN. Đối với tài khoản doanh thu chỉ mới chi tiết tài khoản theo từng địa điểm phát sinh, theo từng hoạt động và trong từng hoạt động chi tiết theo từng sản phẩm, hàng hoá. TK chi phí chỉ đợc tập hợp theo địa điểm phát sinh chi phí (tại nhà máy Sông Đáy 1 và Sông Đáy 2), theo từng yếu tố chi phí (NVLTT, NCTT, Chi phí SXC, CPBH, Chi phí QLDN). Kết quả hoạt động SXKD cha chi tiết đến từng sản phẩm, hàng hoá Qua đó, Công ty nên tổ chức hệ thống tài khoản KTQT phù hợp… với điều kiện thực tế SXKD, vừa đảm bảo cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết nhất. Công ty có thể tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết đợc trình bày theo bảng 3.2.
Bảng 3.2: Bảng tóm tắt nội dung tài khoản chi tiết sử dụng trong KTQT doanh thu, chi phí và KQKD Nội dung chỉ tiêu các tài
khoản cấp 1 Cấp 2 Cấp 3Nội dung phản ánh ở các tài khoản chi tiếtCấp 4 Cấp 5 ….
- Chi phí NVL trực tiếp
- Chi phí NC trực tiếp Theo từng nhà máy Theo từng SP, hàng hoá Theo từng nhóm NVL - Chi phí SXC
- Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý DN
Theo từng yếu tố
chi phí Theo từng nhà máy Theo nhóm hàng
Theo từng SP, hàng hoá
- Biến phí - Định phí - Chi phí hoạt động tài chính
- Chi phí khác Theo loại hoạt động
Theo đối tợng của từng loại hoạt động
Theo địa điểm Hoạt động
- Biến phí - Định phí - Giá vốn hàng bán Theo từng nhà máy Theo nhóm hàng Theo từng mặt hàng Theo phơng thức
bán hàng, thanh toán
- Biến phí - Định phí - Chi phí SXKD dở dang
- Giá thành sản xuất Theo từng nhà máy
Theo từng SP, hàng hoá Theo từng khoản mục chi phí - Biến phí - Định phí - Thành phẩm, hàng hoá Theo từng nhà máy Theo nhóm hàng Theo từng mặt hàng
- Doanh thu bán hàng
- Các khoản giảm trừ doanh thu Theo từng nhà máy Theo nhóm hàng Theo từng mặt hàng
Theo phơng thức bán hàng, thanh toán
Theo nhân viên bán hàng - Doanh thu hoạt động tài chính
- Thu nhập khác Theo loại hoạt động
Theo đối tợng của từng loại hoạt động
Theo địa điểm hoạt động
- Xác định KQKD
Theo từng hoạt động Theo địa điểm kinh doanh
Theo từng loại hình KD
trong từng hoạt động Theo từng nhóm hàng
Theo từng SP, hàng hoá
* Tổ chức sổ sách KTQT
Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty, nhằm đảm bảo yêu cầu theo dõi chi tiết từng khoản mục doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh. Đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin theo yêu cầu KTQT. Công ty CP VLXD có thể thiết kế hệ thống sổ kế toán để thu thập thông tin thực hiện về chi phí, doanh thu, kết quả phục vụ yêu cầu quản trị DN theo một số mẫu sổ về doanh thu, chi phí và KQKD đợc minh hoạ ở Phụ Lục 3.5- 3.8.
Dù thiết kế mẫu sổ chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả theo cách nào thì cũng cần đáp ứng đựơc các yêu cầu:
+ Phản ánh đợc các chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả theo yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản trị doanh thu, chi phí và kết quả.
+ Đảm bảo sự tơng thích về đối tợng cần theo dõi chi tiết doanh thu với chi phí để xác định kết quả chi tiết theo yêu cầu quản trị. Thông thờng sổ chi tiết doanh thu, kết quả nên mở cho từng loại mặt hàng tiêu thụ.
Việc hoàn thiện sổ kế toán chi tiết phục vụ cho hoạt động KTQT trong DN phải đáp ứng đợc nhu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Đảm bảo tính nhất quán, tính chính xác, độ tin cậy trong quá trình hệ thống hoá thông tin và cung cấp số liệu kế toán trong các báo cáo KTQT.
*Tổ chức báo cáo KTQT:
Một hệ thống báo cáo KTQT tốt sẽ giúp cho các nhà quản trị đa ra các quyết định đúng đắn. Vì vậy, Công ty cần phải thực hiện hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT của mình một cách hệ thống, khoa học, phù hợp với đặc điểm SXKD và trình độ quản lý của nhà quản trị.
Một số báo cáo có thể sử dụng trong tổ chức KTQT tại Công ty CP VLXD Sông Đáy đợc trình bày ở phần Phụ Lục 3.9 – 3.21.
Hệ thống báo cáo KTQT bao gồm:
- Báo cáo tình hình thực hiện: để nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh. + Báo cáo tiến độ sản xuất.
+ Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
+ Báo cáo tình hình lao động và năng suất lao động.
- Các báo cáo chi phí: Để kiểm tra tình hình thực hiện dự toán, đánh giá tình hình thực hiện của từng đơn vị sản xuất, từng bộ phận Công ty cần lập báo cáo chi phí của từng phòng ban. Qua báo cáo nhà quản trị sẽ đánh giá việc tiết kiệm hay lãng phí chi phí ở từng đơn vị sản xuất, từng bộ phận phòng ban. Từ đó, đa ra các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo phân tích: nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, mối quan hệ giữa chi phí – khối lợng – lợi nhuận và các nhân tố ảnh hởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính.
Trong đa số các báo cáo, KTQT nên vừa trình bày các thông tin quá khứ, vừa trình bày những thông tin dự toán (kế hoạch) tơng ứng để đảm bảo so sánh những kết quả thực tế đạt đợc với dự toán để giúp cho nhà quản trị DN đánh giá đợc tình hình thực hiện kế hoạch (dự toán).
Các báo cáo thực hiện do KTQT lập ra sẽ đợc gửi cho các cấp quản trị trong