Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó địi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mọi cán bộ công nhân viên. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm sốt của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng cơng việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
1.2.6.3. Giải quyết vấn đề PDCA (Problem solving)
Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp luôn đối mặt với rất nhiều sự biến động như biến động trong quy trình cơng nghệ, ngun vật liệu, máy móc thiết bị, tay nghề của cơng nhân, môi trường sản xuất, hệ thống đo lường. Những biến động sẽ gây ra các sai
sót, sai hỏng, giảm năng suất, khơng an tồn. Nếu doanh nghiệp khơng có biện pháp giải quyết thì các biến động này sẽ xuất hiện trở lại và sẽ tăng các loại lãng phí như sửa chữa, tồn kho, chờ đợi... Nếu khơng có phương pháp tốt, đơi khi doanh nghiệp khắc phục vấn đề này, lại có thể phát sinh ra các vấn đề khác.
Các công cụ giải quyết vấn đề PDCA cho phép có thể phân loại các vấn đề, sắp xếp thứ tự ưu tiên đề giải quyết vấn đề, tìm nguyên nhân bằng câu hỏi tại sao, tìm và lựa chọn các hành động khắc phục phịng ngừa hiệu quả.
PDCA là chữ viết tắt của các từ Plan – Do – Check – Act, tạm dịch là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động cải tiến.