Thực hiện bước “Sàng lọc”
Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau:
Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng.
Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng.
Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý
Thực hiện bước “Sắp xếp”
Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng.
Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Lưu ý cần làm cho ai cũng biết, chứ không phải chỉ riêng người phụ trách mới biết.
Việc sắp xếp được bố trí sao cho thuận tiện với cơng việc và tiêu chí là “dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy - dễ trả lại”
Đối với chuyền may, mỗi người cơng nhân đều phải có túi đựng vật dụng trên đó ghi rõ số thứ tự, tên công nhân, mã số chuyền và dán danh mục khớp đúng tên vật dụng kim loại được đựng trong túi.
Bán thành phẩm được cấp vào chuyền sẽ được quản lí chuyền để trên kệ từng chuyền may có nhận dạng “ kệ để BTP”.
Đối với phụ liệu được cấp lên chuyền sau khi nhận, quản lý cấp trực tiếp cho công nhân hoặc cho vào kệ đựng có ghi là “ kệ đựng phụ liệu”
Đối với những thành phẩm đã hoàn tất nhưng chưa được kiểm tra để được đưa vào khu vực “hàng chờ kiểm”, đối với những sản phẩm đã đạt để vào giỏ xanh trên giỏ có nhận dạng là “ hàng đạt”
Đối với những sản phẩm không đạt tách riêng ra và bỏ vào giỏ có nhận dạng là “hàng khơng đạt”, đối với những sản phẩm khơng đạt đã được sửa chữa thì để vào khu vực “hàng tái chế”.
Các máy móc, ghế ngồi, sọt rác, sọt đựng BTP khi bố trí đặt trong khung vạch quy định.