Thực hiện bước “Săn sóc”
Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:
Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật Tiến hành hoạt động đánh giá 5S
Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban.
Thực hiện bước “Sẵn sàng”
Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hố của tồn tổ chức. Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng.
Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự
giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức.
Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm
Hàng tháng, Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổng thể những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo. Sau khi cải tiến nên chụp ảnh để so sánh. Việc kiểm tra có thể bố trí vào một ngày nhất định nhưng nên kiểm tra đột xuất vì kết quả sẽ trung thực hơn. Ngoài ra, nên tiến hành trong giờ làm việc thì sẽ thực tế hơn và dễ dàng đưa ra các góp ý ngay lập tức.
Sau khi kiểm tra chấm điểm theo các tiêu chí đã đưa ra, Ban 5S cộng điểm và cơng bố kết quả. Hàng tháng nên chọn ra các đơn vị xuất sắc làm mơ hình điểm. Đồng thời cũng chỉ ra các đơn vị thực hiện chưa tốt để nhắc nhở, theo dõi sát sao hơn.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng
Hàng tháng khen thưởng các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen và cúp trước toàn đơn vị. Cúp 5S nên luân lưu qua các đơn vị xuất sắc nhất để tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị.
Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận cơng lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó.
c. Kế hoạch triển khai thực hiện 5s
Bảng 3.2 Kế hoạch triển khai thực hiện 5S
STT Nội dung công việc Phân công công
việc
Thời gian thực hiện
I CHUẨN BỊ
1 Công bố quyết định thành lập ban 5S và chính thức khởi động chương trình 5S
BGD và quản lý các bộ phận
7/4/2019
2 Lập kế hoạch cho chương trình 5S Ban 5S 6/9/2020-7/9/2020 3 Xây dựng bộ tài liệu đào tạo về 5S Ban 5S 4/2019
4 Đào tạo 5S cho các cấp quản lý Ban 5S 4/2019
5 Chụp ảnh hiện trạng 8/9/2020
6 Thảo luận để đưa ra mơ hình 5S đạt chuẩn tại mỗi bộ phận , làm mẫu thử cho 1 số bộ phận như văn phòng , kho NPL,chuyền sản xuất
Ban 5S và quản lý các bộ phận
8/9/2020
7 Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho 5S bao gồm in bảng cổ động , lắp bảng thông tin , trang quảng
bá….Bổ xung thêm pano quảng bá
II ĐÀO TẠO 5S
1 Đào tạo lại 5S cho các bộ phận hành chính
Ban 5S 9/9/2020-11/9/2020 2 Đào tạo lại 5S cho xưởng A theo
tài liệu đã soạn thảo sẵn ở mục I bước 3
Ban 5S
3 Đào tạo lại 5S cho xưởng B theo tài liệu đã soạn thảo sẵn ở mục I bước 3
Ban 5S
4 Đào tạo lại 5S cho xưởng C theo tài liệu đã soạn thảo sẵn ở mục I bước 3
Ban 5S
III THỰC HIỆN 5S CẤP ĐỘ 1
1 Phát phiếu quy chuẩn đồ vật (đã thống nhất tại mục I bước 6)
Tồn cơng ty 12/9/2020-28/9/2020 2 Tổng vệ sinh tồn cơng ty Tồn cơng ty
3 Treo tranh cổ động tại các bộ phận
Tồn cơng ty 4 Thực hiện 3S đầu tiên tại các bộ
phận : Sàng lọc , sắp xếp , sạch sẽ
Tồn cơng ty 5 Chụp ảnh hiện trạng sau khi làm
3S đầu tiên
6 Đánh giá 5S cấp độ 1 Ban 5S 29/9/2020
IV DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN 5S
1 Mỗi bộ phận sẽ tự duy trì 5S bằng cách vệ sinh 5 phút mỗi ngày đầu giờ làm việc, 30 phút mỗi ngày vào sau giờ làm việc sáng thứ 7
Tồn cơng ty Toàn thời gian
2 Tổ chức đánh giá cấp 1 : Các bộ phận tự đánh giá chéo lẫn nhau 1 lần/ tuần ( trong 3 tháng đầu thực hiện 5S)
Tồn cơng ty 1/10/2020-30/12/2020
3 Tổ chức đánh giá cấp 2: Ban 5S công ty sẽ đi đánh giá lại
Ban 5S 1/10/2020-30/12/2020 4 Tổ chức họp đánh giá kết quả
cũng như lấy ý tưởng sáng tạo cải tiến 5S của toàn thể CBCNV
Tồn cơng ty Tháng 12/2020
5 Xây dựng chế độ thưởng phạt sau đánh giá
Ban 5S Tháng 1/2011
6 Duy trì các hoạt động của 5S thành nề nếp
d. Phương pháp kiểm tra thực hiện 5s
Thành lập ban kiểm sốt theo khu vực, nhóm, người chịu trách nhiệm cụ thể. Chấm điểm hàng tuần các bộ phận trên tồn cơng ty, xếp loại và đưa ra mức độ khen thưởng đối với các đơn vị đạt điểm cao và duy trì thực hiện tốt. Đưa ra các phần thưởng bằng vật chất hoặc tinh thần nhỏ để động viên cán bộ công nhân viên kịp thời. Riêng bộ phận sản xuất tăng cường thêm nhân viên kiểm tra theo dõi sát sao, kịp thời vì đây là bộ phận lớn và phức tạp. Kiểm tra lại các thiết bị hiển thị trong xưởng, các qui trình sản xuất và qui trình thực hiện cơng đoạn tại mỗi chuyền sản xuất và vị trí làm việc của cơng nhân.
Đưa thêm tiêu chí vào bảng chấm điểm 5S, đó là việc tổ trưởng sản xuất có, làm các báo cáo năng suất chất lượng hàng giờ hàng ngày không. Năng suất các ngày trong tuần khơng đạt 80% mức sản lượng đề ra thì bị trừ điểm.
Chấm điểm chéo giữa các bộ phận, ban kiểm sốt này làm việc khơng có lịch xác định, có thể đi bất kì tại thời điểm nào trong giờ làm việc. Đối với công nhân vi phạm đến lần thứ 2 vẫn ở một nội dung vi phạm, sẽ có hình thức phạt liên quan đến mức độ xếp loại tháng, năm (xếp loại để tăng lương hai lần một năm).
Và cuối cùng bất cứ một nội dung nào triển khai thực hiện thêm trong các xưởng sản xuất phải có sự nhất trí và đồng quan điểm giữa các nhà quản lí để các bên cùng đi đúng mục đích.
Một trong những lưu ý khi vận hành 5S là:
Đưa ra những chuẩn hóa cơng việc và các hoạt động kiểm sốt định kỳ, Tự mình kiểm sốt hằng ngày để đảm bảo tính tn thủ, duy trì,
Xử lý kịp thời những trường hợp bất thường về 5S,
Xác định các nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, làm việc theo nhóm để tìm ra các biện pháp loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị.
Các xưởng sản xuất: kiểm tra chéo và đánh giá 5S hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần, tháng, q, …sau đó họp và đưa ra biện pháp khắc phục.
Thành lập ban kiểm sốt theo khu vực, nhóm, người chịu trách nhiệm cụ thể và chấm điểm theo biểu mẫu 5S khen thưởng nhóm thực hiện 5S tốt nhất.