7. CÁC QUI ĐỊNH ĐỐI VỚI SINH VIÊN
4.1 KHÁI NIỆM THÔNG TIN QUẢN TRỊ
- “ hông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của một tổ chức nào đó” (Phan Thăng & Nguyễn Thanh Hội, 2006)
- Thông tin là sự truyền đạt các tin tức từ ngƣời gửi đến ngƣời nhận. Th ng tin trong quản trị là tập hợp các tin tức đƣợc biểu hiện, ghi lại, truyền đi, cất giữ, xử lý và sử dụng ở các kh u, các cấp quản trị.
4.2 ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN QUẢN TRỊ
4.2.1 Đ c điểm
- Th ng tin là những tin tức cho n n nó kh ng thể sản xuất để dùng dần đƣợc.
- Th ng tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị.
- Th ng tin càng cần thiết càng quý giá.
- Thơng tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.
4.2.2 Vai trị
Thơng tin có vai trị hết sức to lớn trong quản trị. Mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều kh ng thể thiếu đƣợc là phải
xây dựng một hệ thống th ng tin tốt. Vai trò của th ng tin trong quản trị thể hiện rất rõ trên các phƣơng diện sau:
- Vai trò trong việc ra quyết định:
o Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định;
o Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh;
o Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định;
o Lựa chọn các phƣơng án;
o V.v..
- Vai trò trong hoạch định, tổ chức, l nh đạo, điều hành và kiểm soát Trong các l nh vực hoạch định, tổ chức, l nh đạo, điều hành và kiểm sốt th ng tin có vai trị cực kỳ quan trọng tr n các phƣơng diện sau:
o Nhận thức vấn đề;
o Cung cấp dữ liệu;
o X y dựng các phƣơng án;
o Giải quyết vấn đề;
o Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc;
o Kiểm sốt.
o V.v..
- Vai trị trong ph n tích, dự báo và phịng ngừa rủi ro
Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phịng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phịng ngừa rủi ro hiệu quả thì th ng tin lại có ý ngh a lớn lao trong các l nh vực sau:
o Phân tích;
o Dự báo;
o X y dựng phƣơng án phòng ngừa rủi ro;
o V.v..
4.3 ĐỐI TƢỢNG CỦA THÔNG TIN
o Một trong những y u cầu của c ng tác th ng tin trong quản trị là kh ng đƣợc thừa và cũng kh ng đƣợc thiếu.
Trong hoạt động quản trị, đối tƣợng của th ng tin chính là các con ngƣời, sự việc, số liệu, hiện tƣợng, quá trình, các qui luật xảy ra trong l nh vực kinh doanh và phục vụ kinh doanh, v.v. ở mỗi tổ chức.
o Xét theo phƣơng diện x y dựng hệ thống th ng tin thì việc xác định những đối tƣợng cần thiết cụ thể phải thu thập, xử lý và phổ biến là hết sức quan trọng.
Những đối tƣợng chính thƣờng là:
Đối tƣợng thu thập: số liệu, tƣ liệu xảy ra trong quá trình kinh doanh và trong m i trƣờng kinh doanh.
Đối tƣợng sử dụng: các nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các cổ đ ng, v.v..
Đối tƣợng nhận tin: các nhà quản trị, các cơ quan và bộ phận tham mƣu giúp việc.
Đối tƣợng xử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu, v.v..
4.4 MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA THƠNG TIN QUẢN TRỊ TRỊ
4.4.1 Mục đích
Cơ sở thực hiện c ng việc quản trị:
- Trong việc ra quyết định, th ng tin giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng dắn và có hiệu quả các vấn đề sau:
o Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định;
o Xác định cơ hội và các mối hiểm nguy trong kinh doanh;
o Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định;
o Lựa chọn các phƣơng án.
o v.v..
- Trong thực hiện các chức năng quản trị (Hoạch định, Tổ chức, L nh đạo, Kiểm tra), th ng tin có vai trị cực kỳ quan trọng tr n các phƣơng diện sau:
o Hình thành các biện pháp giải quyết vấn đề;
o Cung cấp dữ liệu;
o X y dựng các phƣơng án;
o Giải quyết vấn đề;
o Phát hiện và sửa chữa các sai sót, chệch hƣớng;
o Ph n tích, dự báo và phịng ngừa rủi ro;
o v.v…
- Trong quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ, th ng tin là những phƣơng tiện để li n hệ với nhau trong một tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.
o Quản trị có mối li n hệ hữu cơ với th ng tin.
o Là mạch máu của tổ chức, gắn các bộ phận của tổ chức lại với nhau.
4.4.2 Tầm quan trọng
- Th ng tin là cơ sở để ra quyết định quản trị;
- Thiếu th ng tin, hoạt động quản trị sẽ kh ng đạt đƣợc hiệu quả.
4.5 PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Ph n loại th ng tin trong quản trị là quá trình ph n chia th ng tin thành những lớp, những dạng đồng nhất tr n một số phƣơng diện nào đó để phục vụ cho quá trình quản trị.
o Ph n loại th ng tin một cách khoa học sẽ tạo sự dễ dàng tìm ra những qui luật và phƣơng pháp thực hiện th ng tin có hiệu quả trong việc đáp ứng những nhu cầu th ng tin về quản trị.
o Th ng thƣờng ngƣời ta ph n loại th ng tin theo những cách cơ bản sau:
Ph n loại theo nguồn gốc: thông tin từ ngƣời ra quyết định, từ kết quả, v.v..
Theo vật mang: thông tin bằng văn bản, bằng m thanh, bằng tranh ảnh, v.v..
Theo tầm quan trọng: thông tin rất quan trọng, quan trọng và kh ng quan trọng.
Theo phạm vi: thơng tin tồn diện, theo từng mặt, v.v..
Theo đối tƣợng sử dụng: thông tin ngƣời thực hiện, ngƣời ra quyết định, v.v..
Theo giá trị: thơng tin có giá trị, ít giá trị, kh ng giá trị. Theo tính thời sự: th ng tin mới, cũ, v.v..
Theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày: th ng tin thu thập bằng kỹ thuật điện tử, bằng phỏng vấn, v.v..
Theo hình thức truyền tin: bằng miệng, sóng điện từ, bằng điện thoại, máy tính…
Theo mức độ bảo mật: th ng tin tuyệt mật, mật, bình thƣờng, v.v..
Theo mức độ xử lý: th ng tin sơ cấp, thứ cấp. V.v..
4.6 YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN QUẢN TRỊ
- Th ng tin phải đầy đủ chính xác;
- Th ng tin phải kịp thời;
- Th ng tin phải mới và có ích;
- Th ng tin c đọng và logic.
4.7 NGUỒN THƠNG TIN QUẢN TRỊ
Thơng tin quản trị kh ng tự nó sinh ra mà địi hỏi phải có nguồn gốc. Các nguồn th ng tin trong quản trị đƣợc ph n loại nhƣ sau:
- Nguồn sơ cấp, nguồn thứ cấp;
- Nguồn b n trong, nguồn b n ngoài;
- Nguồn mới và nguồn cũ;
- Nguồn quan trọng nhiều, nguồn quan trọng ít;
- Nguồn trực tiếp, nguồn gián tiếp;
4.8 HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ
4.8.1 Hình thức th ng tin quản trị
Những hình thức th ng tin chủ yếu trong quản trị thƣờng là bằng lời nói, chữ viết, ký hiệu, ám hiệu, văn bản, điện thoại, thƣ tín, hình ảnh, m thanh…
4.8.2 Nội dung th ng tin quản trị
Những nội dung th ng tin quản trị chủ yếu thƣờng li n quan tới các vấn đề sau:
- Thông tin đầu vào: tình hình nguy n nhi n vật liệu, máy móc thiết bị, tình hình cạnh tranh…
- Thông tin đầu ra: sản phẩm, sản lƣợng, doanh thu, lợi nhuận...
- Thông tin phản hồi: từ nội bộ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các cơ quan hữu quan…
- Thông tin về môi trường kinh doanh.
Giữa hình thức và nội dung th ng tin quản trị có mối quan hệ chặt chẽ, đó là quan hệ hai mặt của một q trình, bổ sung hợp tác cùng nhau trong quá trình truyền th ng. Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động mới chuyển tải hết nội dung.
4.9 HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ MIS (Management Information System)
4.9.1 Nhu cầu sử dụng th ng tin trong quản trị
Nhằm có đƣợc phƣơng tiện để thay đổi cách cƣ xử và tác động l n sự thay đổi làm cho th ng tin phong phú và có ích đối với hoạt động thực hiện mục ti u của tổ chức.
Để hiểu rõ hơn nhu cầu của mọi vấn đề li n quan tới hoạt động của mọi cấp quản trị và từng vị trí thực hiện c ng việc của các thành vi n trong tổ chức.
4.9.2 Tổ chức khai thác thu thập th ng tin
- Xác định nhu cầu th ng tin:
o Ph n loại th ng tin cần thiết.
o Đánh giá về chủng loại.
o Đánh giá th ng tin. Làm cơ sở ra quyết định
- Thiết lập mục ti u cho hệ thống th ng tin:
o Th ng tin sẽ phục vụ cho mục đích gì?
o Ngƣời sẽ sử dụng th ng tin là ai?
o Th ng tin sẽ đƣợc sử dụng nhƣ thế nào?
4.9.3 Xử lý th ng tin
Sử dụng những dữ liệu th đƣợc thu thập từ nhiều nguồn đƣợc chọn lọc, xử lý tạo ra th ng tin có ích.
4.9.4 Truyền d n th ng tin
- Truyền đạt th ng tin từ ngƣời gửi đến ngƣời nhận mà ngƣời nhận và ngƣời gửi đều hiểu.
- ắt đầu từ ngƣời gửi: M hóa ý tƣởng mà nó đƣợc gửi đi dạng bằng lời, văn bản hay hình ảnh đến ngƣời nhận.
- Kế tiếp ngƣời nhận: giải m th ng tin, thu thập và hiểu điều mà ngƣời muốn truyền đạt gửi đến.
4.9.5 Sử dụng th ng tin
Chỉ dẫn cách thức thực hiện nhiệm vụ, phản hồi cho ngƣời dƣới quyền về việc thực hiện nhiệm vụ của họ; giải thích về những mục ti u của tổ chức … bằng dòng th ng tin từ tr n xuống.
Phản hồi việc thực hiện các hoạt động của tổ chức (báo cáo, bản ghi nhớ, hợp đồng, thƣ góp ý, phản ánh…) bằng dịng th ng tin từ dƣới l n.
Tạo sự hợp tác thuận lợi trong tập thể bằng dòng th ng tin theo chiều ngang là những th ng tin đƣợc thiết lập giữa nhà cung cấp, giữa các đồng sự với nhau trong tổ chức.
Nhà quản trị dựa tr n th ng tin từ các dữ kiện, số liệu, tình hình... đƣợc xử lý kịp thời, chính xác, đầy đủ để làm cơ sở ra quyết định.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. N u khái niệm th ng tin trong quản trị. Trình bày nội dung các y u cầu đối với th ng tin quản trị.
2. Trình bày đặc điểm, vai trị của th ng tin trong quản trị.
3. Trình bày mục đích, tầm quan trọng của th ng tin trong quản trị. 4. Vì sao thiếu th ng tin, hoạt động quản trị kh ng đạt đƣợc hiệu quả. 5. Trình bày các bƣớc hoạt động hệ thống th ng tin quản trị (MIS).
TÌNH HUỐNG 4.1
QUYẾT ĐỊNH THÂM NHẬP THỊ TRƢỜNG GIẦY Ở CHÂU PHI
Một h ng giầy nổi tiếng của một nƣớc ắc Âu, sau khi xem xét và ph n tích thị trƣờng trong nƣớc đ nhận thấy những dấu hiệu của sự bảo hòa. an giám đốc của h ng quyết định cử các nh n vi n của phòng Marketing tiến hành th m nhập thị trƣờng ngoài nƣớc. Hai chuy n gia giàu kinh nghiệm đƣợc cử đến một nƣớc Ch u phi.
Sau một thời gian quan sát và thu thập th ng tin, cả hai chuy n gia đều phát hiện ra rằng ở đất nƣớc Phi Ch u này kh ng thấy ai đi giầy. Họ báo cáo về cho l nh đạo h ng cùng với ý kiến của họ.
- Chuyên gia thứ nhất cho rằng: Ở đ y chƣa có ai đi giầy và đất nƣớc này là một thị trƣờng đầy tiềm năng, H ng cần nhanh chóng chớp thời cơ.
- Chuy n gia thứ hai lại có quan điểm trái ngƣợc: Ở đ y ngƣời ta kh ng đi giầy. Vì vậy, nếu đƣa giầy đến sẽ kh ng có ngƣời mua.
(Nguồn: Nguyên tắc quản trị H Koontz & C O donnell,
Câu hỏi:
1. Th ng tin báo cáo của hai chuy n gia marketing n u tr n đúng hay sai? Tại sao?
2. Nếu là giám đốc của h ng giầy tr n, bạn sẽ quyết định nhƣ thế nào?
3. H y đánh giá vai trị của th ng tin để quyết định.
TÌNH HUỐNG 4.2
THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH
Năm 1981, th ng tin về đám cƣới của thái tử Charles và c ng nƣơng Diana sẽ tổ chức tại London với dự kiến tốn kém khoảng 1 tỷ bảng Anh đ làm cho nhiều nhà sản xuất kinh doanh ở Anh Quốc phải “động n o” tìm cách khai thác kiếm tiền l i.
Những ngƣời ít vốn mà lại lời to là ng chủ cửa hiệu kinh doanh ống dịm (kính nhìn xa). Ơng ta hình dung ra một đám cƣới vƣơng giả nhƣ vậy, giữa hàng hàng lớp lớp ngƣời xem thì những ngƣời đứng ngồi và đứng xa sẽ thiệt thịi nhất vì họ kh ng thấy đƣợc c ng nƣơng. Ông quyết định cho sản xuất ống dòm xem một lần rồi bỏ làm bằng giấy th có lồng kính, cấu tạo đơn giản và tổ chức hàng trăm cậu bé bán dạo với giá 1 bảng Anh mỗi chiếc.
Ngày diễn ra lễ cƣới, chỉ mấy giờ sau, ống dòm bằng giấy là món bán chạy nhất đƣợc khách hàng mua sạch sành sanh và đ mang lại cho nhà kinh doanh mối lợi nhuận chớp nhoáng.
(Nguồn: hời báo Kinh ế Sài Gòn, ngày 4/3/1999)
Câu hỏi:
1. Vai trò của th ng tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh là gì? 2. Dựa tr n cơ sở nào mà quyết định của ng chủ tiệm kính đ thành cơng?
TÌNH HUỐNG 4.3
CƠNG TY HÀNG KHƠNG MỸ
Cố vấn quản lý Irene Patterson đang ăn trƣa với Allen Muray, Chủ tịch c ng ty hàng kh ng Mỹ. à cố vấn thƣờng xuy n ăn trƣa với ng ta, chủ yếu để có điều kiện trao đổi th ng tin.
“Đúng là một ngày xui xẻo”, bà nói với ng chủ tịch. “Chẳng hạn, t i vừa vào nhà máy cách đ y một giờ, tình hình t i gặp ng quản lý nhà máy, n n t i hỏi ng ta, “Tại sao mỗi buổi sáng ng đều tập trung mọi ngƣời đầy phòng hội nghị?” “V ng”, ng quản lý nhà máy đáp lại, “những ngƣời ở trong này, khoảng 22 ngƣời, đại diện cho các kh u lắp ráp, kiểm tra sản xuất, cung ứng, nh n sự, kiểm tra chất lƣợng, giao hàng và kế toán. Họ gặp nhau hằng ngày trong khoảng 3 giờ. Họ giải quyết các vấn đề chúng t i gặp phải trong sự cố gắng phối hợp với nhau ở đ y. Nó có hiệu quả nhƣ là một phƣơng tiện để duy trì thời hạn giao hàng”.
“Sau đó”, bà ta tiếp tục, “khi t i đến văn phòng quản trị, t i gặp ng quản lý phụ trách bán hàng, tr ng thật tiều tụy. Ông ta cho t i biết rằng cuộc họp thứ ba hàng tuần của các nhà quản lý các bộ phận vừa kết thúc. Hình nhƣ là vừa đến lƣợt bạn t i là trung t m của diễn đàn giải trình các báo cáo thực hiện của bộ phận của ng ta. Mỗi tuần ngƣời quản lý chi nhánh của ng ta tổ chức một cuộc họp nh n vi n để kiểm điểm tình hình thực hiện của một trong các bộ phận. Ngƣời bạn của t i đ nói, với một ý phục thù, là tuần sau sẽ đến lƣợt bộ phận kỹ thuật”.
“T i kh ng hiểu tại sao bà lại phiền muộn bởi những sự việc này?” Ông Muray nhận xét. “V ng, t i ngh rằng các biện pháp th ng tin li n lạc đều sai hết. Nó tốn kém và có xu hƣớng đƣa các nhà quản lý ra để ph bình