CHƯƠNG II : QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN
2.2. Vận hành theo ban
2.2.2. Truyền thôn g kỹ thuật
2.2.2.1. Tổng quan công việc của Ban
- Ban Truyền thông - Kỹ thuật đảm nhận nhiệm vụ phát triển kênh thông tin chất lượng đến với sinh viên nói riêng và các cá nhân, tập thể, doanh nghiệp có quan tâm về dự án gây quỹ thiện nguyện nói chung. Đây chính là bộ phận sáng tạo phụ trách mọi thao tác truyền thông như: xây dựng, thiết kế hình ảnh, video và sử dụng phần mềm kỹ thuật để quảng bá, định vị dự án.
- Vào thời điểm nhiều dự án được ra đời song song với việc càng xuất hiện thêm nhiều trang thông tin mới, ban Truyền thông - Kỹ thuật càng phải nỗ lực để tìm ra một bản sắc riêng cho hình ảnh của dự án. Phối hợp chặt chẽ với ban Nội dung, ban Truyền thông - Kỹ thuật đã giúp lan tỏa những thơng tin, hình ảnh chỉn chu, chun nghiệp về các hoạt động của dự án.
- Công việc của ban Truyền thông - Kỹ thuật được chia thành 2 phần rõ ràng trong hoạt động chính là truyền thơng và kỹ thuật. Từng mảng sẽ có cơng việc cụ thể riêng:
+ Truyền thông: trực tiếp chịu trách nhiệm phần lên ý tưởng về nội dung, hình ảnh concept truyền thơng cho dự án. Xây dựng các chiến lược truyền thông và thông điệp rõ ràng, bắt kịp xu thế. Đồng thời, thơng tin cung cấp mang tính thực tế, có giá trị.
+ Kỹ thuật: trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện, thiết kế key visual, video và các ấn phẩm online cho chiến dịch. Sử dụng các công cụ thiết bị, phần mềm kỹ thuật ứng dụng để hỗ trợ, xây dựng hình ảnh, âm thanh cho workshop được tổ chức.
2.2.2.2. Mơ tả và cụ thể hóa các cơng việc HOẠT ĐỘNG 1: Lựa chọn Key visual
- Ban Truyền thông - Kỹ thuật sau khi nhận được concept chung về dự án từ Ban Nội dung sẽ bắt đầu xây dựng, lên ý tưởng và lựa chọn Key visual cho cơng tác truyền thơng. Với mục đích là bán tượng nhằm gây quỹ cho trẻ em có hồn cảnh khó khăn, tất cả thành viên dự án đã suy nghĩ và lựa chọn tên TƯỢNG làm tên fanpage hoạt động, và sau đó ban Truyền thông - Kỹ thuật đưa ra quyết định Chú voi (phiên âm tiếng Hán của “tượng”) sẽ là hình ảnh đặc trưng riêng gắn bó xuyên suốt cả dự án.
HOẠT ĐỘNG 2: Thiết kế Bộ nhận diện cho fanpage
- Là bộ mặt chính cho tồn dự án, Avatar sẽ cùng với tên fanpage là đặc điểm nhận dạng khi tiếp cận mọi người. Vì thế, ban Truyền thơng - Kỹ thuật đã đầu tư rất kỹ lưỡng về phong cách thiết kế, màu sắc cho hình ảnh này. Thành quả Avatar thể hiện đầy đủ nội dung ý nghĩa dự án, mới lạ, thu hút và ấn tượng.
- Ảnh bìa fanpage đảm bảo đầy đủ các thơng tin hoạt động của chương trình:
HOẠT ĐỘNG 3: Xây dựng kế hoạch truyền thông
- Ban Truyền thông - Kỹ thuật bắt đầu lên ý tưởng cho các bài đăng xuyên suốt thời gian
diễn ra dự án. Chia thành 3 giai đoạn truyền thơng chính: Giai đoạn Trigger (tiếp cận), Giai đoạn Bán sản phẩm + Workshop (gây quỹ) và Giai đoạn Sau Workshop (trao quỹ).
+ Bước 2: Tổng hợp bài đăng & Phân công nhân sự & Chia deadline
Họp bàn quyết định lựa chọn các bài đăng phù hợp và xếp vào Timeline truyền thông dự án. Phân công nhân sự đảm nhận các bài đăng: thành viên có khả năng truyền đạt tốt sẽ
được lựa chọn viết caption, thành viên biết về design sẽ đảm nhận việc thiết kế ảnh. Deadline cho caption phải được hoàn thành trước ngày đăng 1 ngày, deadline cho hình ảnh phải được hồn thành trước ngày đăng 2 ngày.
HOẠT ĐỘNG 4: Lập fanpage & Thực hiện timeline truyền thông theo kế hoạch:
+ Lập fanpage: Thành viên ban Truyền thơng - Kỹ thuật có quyền giữ fanpage
nhằm thay phiên nhau đăng bài và theo dõi lượt tiếp cận, tương tác từ mọi người. Đến khoảng thời gian bắt đầu mở bán sản phẩm, cấp thêm quyền quản trị fanpage cho thành viên ban Tài chính - Hậu cần nhằm nhanh chóng trả lời tin nhắn khách hàng mua sản phẩm cũng như những người quan tâm đến dự án.
+ Thực hiện timeline truyền thông theo kế hoạch: Caption và hình ảnh sẽ được chia theo ngày đăng. Cá nhân nào đảm nhiệm phần việc của mình sẽ up đầu ra vào drive và sau đó chờ duyệt bài. Trưởng ban Truyền thông - Kỹ thuật sẽ là người
duyệt bài đăng, đồng thời có sự hỗ trợ của 1 thành viên ban Nội dung sẽ đọc và duyệt chung caption.
2.2.2.3. Tầm ảnh hưởng và vai trò của Ban đối với dự án
- Trong khoảng thời gian bắt đầu lập fanpage và chạy dự án từ ngày 21/05/2022 đến 4/6/2022 (2 tuần) Ban Truyền thông - Kỹ thuật đã thu về cho dự án những con số truyền
- Một bài đăng truyền thông về việc bán sản phẩm gây quỹ đã thu hút được 1.756 người
tiếp cận và 634 lượt tương tác. Sự phổ biến rộng rãi của các bài đăng đã góp phần
khơng nhỏ vào vị trí dự án trong mắt mọi người và trong doanh thu gây quỹ.
2.2.3. Tài chính - hậu cần
2.2.3.1. Tổng quan cơng việc của Ban:
- Ban Tài chính - Hậu cần của dự án TƯỢNG đảm nhận các công việc lên kế hoạch tài chính cho dự án, tìm nguồn cung ứng sản phẩm, quản lý hoạt động bán hàng và các công tác hậu cần xuyên suốt dự án. Đây là bộ phận trực tiếp làm việc với nhà cung ứng, đảm bảo sự vận hành trơn tru của các hoạt động trong dự án và đưa ra các quyết định cho hoạt động bán hàng của cả nhóm.
- Hướng đi của Ban Tài chính - Hậu cần là đảm bảo số tiền đầu tư vào dự án ở mức tối thiểu nhưng có thể mang lại lợi ích tối đa cho dự án và cho người mua hàng. Thông qua sự chỉn chu trong các khâu khảo sát giá thị trường, làm việc với nhà cung cấp, quản lý
kho bãi và chuỗi cung ứng sản phẩm, Ban Tài chính - Hậu cần đã hỗ trợ dự án tiếp cận sâu rộng đến khách hàng mục tiêu - các bạn học sinh, sinh viên - với mức giá hợp lý nhất và chất lượng tốt nhất trên từng sản phẩm.
- Công việc của Ban Tài chính - Hậu cần có thể được khái qt trong 2 nhóm hoạt động chính:
+ Tài chính: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính, quản lý nguồn tiền và thực hiện công việc quản lý doanh thu, tổng hợp doanh thu, phối hợp với Ban Nội dung - Nhân sự để sử dụng lợi nhuận vào mục đích hợp lý, tối ưu.
+ Hậu cần: Đảm nhận các công việc cung ứng, vận chuyển, phát triển sản phẩm và hỗ trợ các công cụ, vật liệu xuyên suốt dự án; tìm kiếm các venue, điều phối hoạt động bán hàng, xử lý tồn kho và các vấn đề phát sinh trong hoạt động bán hàng, cung ứng.
2.2.3.2. Mơ tả và cụ thể hóa các cơng việc: Giai đoạn 1: KẾ HOẠCH: Giai đoạn 1: KẾ HOẠCH:
- Trong giai đoạn đầu, sau khi nhận các định hướng hoạt động từ trưởng nhóm, phân cơng thành viên vào Ban Tài chính - Hậu cần và các phương hướng hoạt động cụ thể từ Ban Nội dung - Nhân sự, Ban Tài chính - Hậu cần tiến hành xây dựng các kế hoạch, phân công công việc và định hướng cho hoạt động của ban xuyên suốt dự án. Cụ thể, sau khi tiếp nhận hướng đi về việc bán tượng và tranh cát, Ban Tài chính - Hậu cần đã xây dựng kế hoạch cho việc tìm nhà phân phối, lên kế hoạch dự trù kinh phí và hoạt động bán hàng.
- Do số lượng thành viên tương đối ít (3 thành viên), nên cách làm việc của Ban Tài chính - Hậu cần là phân cơng một người đảm nhiệm chính ở mỗi đầu việc (Cột PIC) và 2 thành viên còn lại phối hợp hỗ trợ khi cần thiết.
- Ở giai đoạn đầu, nhiệm vụ nổi trội nhất là “Tìm nhà cung cấp”. Cụ thể hoạt động như sau:
+ Mỗi thành viên được phân chia tìm kiếm ít nhất 3 nhà cung cấp tượng hoặc tranh cát, điền thông tin vào bảng để tiện liên hệ;
Thống kê các nhà cung cấp tiềm năng
+ Liên hệ, đến các nhà cung cấp trong khả năng (Quận 8, Tân Phú, Tân Bình, Thủ Đức) để thương lượng giá, cách đặt hàng và tình trạng sản phẩm;
+ Tiến hành so sánh giá các nhà cung cấp tìm được, chọn ra nhà cung cấp “Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Trịnh Gia” với các lý do: Giá thành hợp lý, Mẫu mã đa dạng, Khoảng cách vận chuyển gần và sự uy tín trong việc cung ứng sản phẩm;
Thành viên Ban Tài chính - Hậu cần trao đổi với Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Trịnh Gia
+ Đặt hàng, nhận hàng và vận chuyển hàng về trường, phân phối các sản phẩm cho từng thành viên trong dự án. Cụ thể, nhóm dự án đã đặt đơn hàng với tổng chi phí 2.190.000 đồng (nguồn chi phí do nhóm dự án ứng trước) bao gồm:
○ 100 tượng lớn (8500 đồng/tượng); ○ 100 tượng nhỏ (3500 đồng/tượng; ○ 120 tranh cát (4500 đồng/tranh); ○ 100 Cọ vẽ (2000 đồng/cọ);
○ 8 chai màu vẽ (20000 đồng/chai); ○ 20 khay đựng màu (4500 đồng/khay).
Thành viên nhóm dự án vận chuyển hàng từ xưởng về trường
+ Do đặc tính của tượng mới sản xuất là tượng ướt cần được phơi 2-3 ngày, nhưng khơng có địa điểm đủ rộng để có thể chứa hết số lượng 200 tượng. Vì vậy, Ban Tài chính - Hậu cần đã lên kế hoạch chia số lượng tượng đó đến từng thành viên để giữ và phơi khô, mỗi thành viên giữ khoảng 15-20 tượng.
- Ở phân giai đoạn tiếp theo trong giai đoạn kế hoạch, Ban Tài chính - Hậu cần tiến hành khảo sát giá thị trường, khả năng mua hàng của khách hàng mục tiêu và nhu cầu lợi nhuận của dự án để ra mức giá bán hợp lý. Giá bán các sản phẩm và combo được tóm tắt qua bảng sau:
- Cũng trong giai đoạn này, Ban Tài chính - Hậu cần cũng đồng thời tiến hành khảo sát và tiền trạm các địa điểm cho buổi tô chung dựa trên việc phân tích các lợi ích và hạn chế của từng địa điểm được tìm ra. Sau cùng, Ban Tài chính - Hậu cần đã chọn rooftop (Phòng A500) của Cơ sở II trường Đại học Ngoại thương tại Tp. HCM sau khi đã xin phép chú bảo vệ và các cô lao công với các lý do như sau:
+ Khơng gian mở thống mát, nhiều bàn ghế trống, phù hợp với mục đích sử dụng; + Không tốn tiền thuê địa điểm;
+ Dễ tiếp cận với các sinh viên trường;
+ Thuận tiện trong việc di chuyển và dọn dẹp vệ sinh.
⇒ Nhìn chung, trong giai đoạn đầu, các cơng việc lên kế hoạch và tìm kiếm các venue diễn ra khá thuận lợi với sự làm việc nhiệt tình của tập thể Ban Tài chính - Hậu cần và sự hỗ trợ từ các ban khác. Các đầu việc của ban yêu cầu khả năng tính tốn, sắp xếp, lên kế hoạch và cái nhìn tồn diện rất cao. Sự thảo luận của ban chủ yếu là bàn về các lựa chọn tối ưu nhất cho dự án. Chính sự đồng lịng của tập thể đã giúp ban vượt qua giai đoạn đầu dù gặp nhiều khó khăn và bỡ ngỡ.
Giai đoạn 2: BÁN HÀNG:
- Ở giai đoạn này, các cơng việc chính của Ban Tài chính - Hậu cần xoay quanh việc quản lý hoạt động bán hàng, hỗ trợ các sản phẩm dịch vụ kèm theo và chuẩn bị hậu cần cho buổi tơ chung. Cụ thể, Ban Tài chính - Hậu cần đã tạo sheet thống kê doanh thu theo từng ngày của từng thành viên trên từng sản phẩm. Nhờ việc theo dõi chặt chẽ hoạt động bán hàng theo cách này, Ban Tài chính - Hậu cần có thể nắm được số sản phẩm được bán ra, số sản phẩm còn lại, doanh thu theo từng ngày để có kế hoạch bán hàng linh hoạt, thích ứng kịp thời;
Thống kê theo từng ngày, từng thành viên và từng sản phẩm là cách Ban Tài chính - Hậu cần quản lý doanh số, số lượng hàng tồn để có cách xử lý kịp thời trong các tình huống
kinh doanh khác nhau
- Với chủ trương phát triển dự án khơng chỉ vì đối tượng tiếp nhận, khách hàng, Ban Tài chính - Hậu cần nói riêng và dự án nói chung cũng chú trọng phát triển các kĩ năng và tạo môi trường làm việc sôi động cho các thành viên trong nhóm dự án. Chính vì vậy, Ban Tài chính - Hậu cần đã phối hợp cùng Ban Nội dung - Nhân sự tổ chức “Cuộc chiến doanh số” để các thành viên có động lực bán hàng tốt hơn, tăng doanh thu cho dự án;
- Do tượng và tranh cát khơng có kho bãi cố định mà mỗi thành viên phải chia ra giữ các mẫu tượng, mẫu tranh khác nhau, và mơ hình bán như đề cập ở trên là chia sản phẩm ra cho từng thành viên bán lẻ cho khách hàng của riêng mình, một vấn đề xảy ra là khách hàng yêu cầu một mẫu mã từ người bán X nhưng người bán X khơng có mẫu đó mà người bán khác lại có mẫu đó. Để giải quyết vấn đề đó, Ban Tài chính - Hậu cần đã lên kế hoạch số hoá từng sản phẩm, đăng tải hình lên folder chung và đề ra cách thống nhất để những người bán có thể trao đổi sản phẩm với nhau mà không ảnh hưởng đến việc chồng chéo sản phẩm lên đơn cho khách. Nói cách khác, Ban Tài chính - Hậu cần đã đưa ra quy trình thống nhất trong cách trao đổi hàng giữa các thành viên, giúp các thành viên bán hàng có thể vừa cung cấp đa dạng mẫu mã cho khách, vừa quản lý được sản phẩm nào đã được bán hay chưa.
Folder quản lý sản phẩm được số hoá từng sản phẩm, với công thức tên thống nhất là “Số_Tên viết tắt người giữ hàng_Tình trạng hàng”
- Bên cạnh việc quản lý hoạt động bán hàng, giai đoạn này Ban Tài chính - Hậu cần cũng liên tục hỗ trợ các sản phẩm tặng kèm, tiêu biểu là màu vẽ. Do màu mua sỉ bán theo chai, vì vậy cần phải chiết màu ra theo từng túi zip nhỏ để có thể bán cho khách hàng. Do số lượng thành viên ban khá ít, Ban Tài chính - Hậu cần đã huy động các thành viên cả dự án để hỗ trợ chiết màu. Quy trình chiết màu diễn ra như sau:
+ Bước 1: Chuẩn bị các dụng cụ: Màu, túi zip, tô đựng, xi-lanh bơm màu và các vật dụng vệ sinh;
+ Bước 2: Pha loãng màu với nước;
+ Bước 3: Chiết màu đã pha loãng ra từng túi zip.
Các thành viên thực hiện chiết màu từ chai sang túi zip
⇒ Nhìn chung, trong giai đoạn này Ban Tài chính - Hậu cần phải thường xuyên nắm bắt được tình hình bán hàng và số lượng hàng để đề ra các phương án linh hoạt như tăng KPI từng thành viên, nhập thêm tượng, tranh, màu, vỉ, cọ, thay đổi hình thức giao nhận,... nhằm đảm bảo cho quá trình trao đổi hàng giữa các thành viên và quá trình bán hàng đối với khách hàng diễn ra thuận tiện nhất, nhanh chóng nhất và đảm bảo được chất lượng trên từng sản phẩm và dịch vụ khách hàng.
Giai đoạn 3: SAU BÁN HÀNG:
- Ở giai đoạn này, các cơng việc chính của Ban Tài chính - Hậu cần là thống kê doanh thu, hoàn tiền ứng trước cho các thành viên và chuyển tiền vào mục đích từ thiện. Ở giai đoạn này, yêu cầu quan trọng nhất là sự cẩn thận, trung thực và tập trung của các thành viên trong việc thống kê lại các mục đã chi tiêu và doanh số thu được trên từng thành viên.
- Với mơ hình chia sản phẩm cho từng thành viên để bán, các thành viên sau khi đã hoàn thành việc bán sẽ chuyển tiền về cho Ban Tài chính - Hậu cần mà đại diện là tài khoản của Trưởng ban - Nguyễn Huy. Sau đó, ban sẽ tính tốn, thống kê doanh thu và trừ vào