2.4. Thực trạng quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công tác
2.4.1. Thực trạng lập kế hoạch quản lý hoạt động truyền thông marketing
Để điều tra thực trạng lập kế hoạch này, tác giả đã xin ý kiến đánh giá của 30 Cán bộ quản lý, Giáo viên và Chuyên viên truyền thông marketing trong nhà trường về các tiêu chí với 4 mức độ như sau: Tốt, Khá, Trung bình, Yếu.
Bảng 2.5. Thực trạng lập kế hoạch quản lý hoạt động truyền trông marketing trong công tác tuyển sinh
TT Tiêu chí N Mức độ đánh giá ĐTB Tốt Khá Trung bình Yếu SL % SL % SL % SL % 1 Xây dựng kế hoạch xác định công chúng mục tiêu 30 14 46,7% 15 50,0% 1 3,3% 0,0% 3,43 2 Xây dựng kế hoạch mục
tiêu truyền thông 30 11 36,7% 17 56,7% 2 6,7% 0 0,0% 3,30 3 Xây dựng kế hoạch thiết
kế thông điệp 30 7 23,3% 8 26,7% 13 43,3% 2 6,7% 2,67
4 Xây dựng kế hoạch lựa
TT Tiêu chí N Mức độ đánh giá ĐTB Tốt Khá Trung bình Yếu SL % SL % SL % SL % 5 Xây dựng kế hoạch đánh
giá kết quả truyền thông 30 5 16,7% 6 20,0% 12 40,0% 7 23,3% 2,30 6 Xây dựng kế hoạch chiến
lược truyền thông 30 5 16,7% 10 33,3% 13 43,3% 2 6,7% 2,60 7
Xây dựng kế hoạch ngân sách cho hệ thống truyền thông 30 10 33,3% 18 60,0% 2 6,7% 0 0,0% 3,27 8 Xây dựng chính sách về nhân sự 30 3 10,0% 4 13,3% 19 63,3% 4 13,3% 2,20 9 Thống nhất về các chỉ số đo lường kết quả của hoạt động truyền thông
30 7 23,3% 5 16,7% 12 40,0% 6 20,0% 2,43
ĐTB chung 2,75
Bảng đánh giá trên cho thấy, ĐTB chung của Lập kế hoạch quản lý hoạt truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trường tiểu học Times School ở mức độ Khá với ĐTB chung = 2,75; trong đó nội dung được đánh giá tốt nhất là “Xây dựng kế hoạch xác định công chúng mục tiêu”. Hai nội dung đánh giá tốt tiếp theo là: “Xây dựng kế hoạch mục tiêu truyền thông” và “Xây dựng kế hoạch
ngân sách cho hệ thống truyền thông”. Các nội dung được đánh giá ở mức Khá bao
gồm: “Xây dựng kế hoạch thiết kế thông điệp”, “Xây dựng kế hoạch lựa chọn kênh
truyền thông”, “Xây dựng kế hoạch chiến lược truyền thơng” có ĐTB dao động từ
2,57 đến 2,67. Các nội dung còn lại bao gồm: “Xây dựng kế hoạch đánh giá kết quả
truyền thông”, “Thống nhất về các chỉ số đo lường kết quả của hoạt động truyền thơng”, “Xây dựng chính sách về nhân sự” chỉ đạt ở với mức độ đánh giá Trung
bình với ĐTB từ 2,20 đến 2,43.
Như vậy, thông qua kết quả đánh giá có thể nhận thấy Nhà trường đang thực hiện khá tốt việc xác lập công chúng mục tiêu, mục tiêu truyền thông và xây dựng
ngân sách, tức là Nhà trường xác định rõ đối tượng muốn truyền thơng là ai? Nhà trường sẽ đạt được gì thơng qua hoạt động truyền thông, marketing và Nhà trường sẽ phải chi và phân bổ ngân sách ra sao để đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, trong việc lập chiến lược truyền thông, thiết kế thông điệp, lựa chọn kênh truyền thông vẫn ở mức độ hạn chế. Điều này phản ánh quy trình truyền thơng chưa mạch lạc, chức năng của các bộ phận còn chồng chéo, chưa nắm bắt được hết các công cụ truyền thông dẫn đến việc lập kế hoạch chưa tốt. Đặc biệt, xây dựng kế hoạch đánh giá kết quả truyền thông, thống nhất về các chỉ số đo lường kết quả và chính sách nhân sự đang được đánh giá ở mức Trung bình. Đây là vấn đề mà nhà Quản lý cần đặc biệt lưu ý, vì nhân sự đóng vai trị quan trọng, và ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh. Hơn nữa công tác kiểm tra đánh giá là một hình thức nhà Quản lý đánh giá xem việc thực hiện có hiệu quả hay chưa, từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp.
2.4.2. Thực trạng Tổ chức hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trường Tiểu học Times School
Tổ chức hoạt động truyền thông marketing sẽ do Phịng truyền thơng – Markting phụ trách và hoạt động theo chiến dịch đã duyệt theo kế hoạch. Thời gian bắt đầu mùa tuyển sinh của Trường Tiểu học Times School thường bắt đầu vào tháng 12 năm đến tháng hết tháng 5 năm sau.
Trước khi bắt đầu chiến dịch tuyển sinh, Phịng ln xác định rõ nội dung truyền tải thông điệp đến khách hàng, cụ thể là phụ huynh học sinh về các thông tin của Nhà trường, các hình thức đào tạo, hình ảnh cơ sở vật chất của Nhà trường.
Để thực hiện truyền thông Marketing cho công tác tuyển sinh tại trường Tiểu học Times School, Phịng lựa chọn hai kênh truyền thơng trực tiếp và gián tiếp.
Truyền thông trực tiếp
Thứ nhất, tổ chức các buổi trải nghiệm đón học sinh mầm non từ các trường
lân cận. Tại trường các con sẽ được học những môn học như các anh chị lớp 1, tham gia những hoạt động ngoại khóa, thể dục thể thao. Đây khơng chỉ giúp học sinh lớp 5 tuổi cảm nhận được những sự khác biệt giữa việc đi học lớp 1 khác với học sinh mẫu giáo mà còn là cơ hội tiếp cận đến những đối tượng tiềm năng nhất. Với mỗi
học sinh đến trải nghiệm Nhà trường sẽ gửi tặng bộ quà tặng bao gồm những thông tin giới thiệu, ưu đãi khi nhập học.
Tính đến tháng 5 năm 2020, Trường Tiểu học Times School đón hơn 600 lượt học sinh mầm non trong địa bàn quận Hai Bà Trưng.
Thứ Hai, tổ chức các buổi Hội thảo, Tọa đàm vào cuối tuần. Theo như kế
hoạch đã trình bày ở trên, hoạt động Hội thảo mời phụ huynh và các con tham gia vào cuối tuần được Nhà trường tổ chức thường xuyên. Tại đây, phụ huynh sẽ thảo luận và tìm hiểu trực tiếp các thông tin của Nhà trường với Ban Giám hiệu hoặc các cán bộ quản lý có chun mơn.
Trong khi phụ huynh tham gia tọa đàm, hội thảo thì các con sẽ được nhà trường đánh giá năng lực đầu vào miễn phí. Một trong những điều kiện tiên quyết để vào các trường Tiểu học Tư thục hiện nay đó là các con đều phải vượt qua bài đánh giá năng lực đầu vào. Tuy nhiên, với một độ tuổi chưa biết đọc, biết viết thì cả bố mẹ và các con đơi khi cịn rất bỡ ngỡ với hình thức này. Bài đánh giá năng lực nhằm mục đích cho các con làm quen với các hình thức tổ chức và một phần đánh giá xem năng lực thực tại của con như thế nào, sau đó thầy cơ giáo sẽ phân tích những điểm mạnh điểm yếu của các con để phụ huynh được biết.
Nhà trường tổ chức hồn tồn miễn phí các buổi đánh giá năng lực nên rất được sự quan tâm của các bậc phụ huynh ở khu vực lận cận. Thơng qua hình thức hội thảo, tọa đàm và đánh giá năng lực đầu vào cho các con, Nhà trường sẽ tiếp cận được phụ huynh và học sinh tiềm năng, qua đó giới thiệu được về Nhà trường. Đây được xem là một trong những hoạt động có hiệu quả nhất khi thực hiện kênh truyền thơng trực tiếp, vì nó chạm đúng đến nhu cầu của Phụ huynh và học sinh nên thu hút được rất đông đảo sự quan tâm.
Thứ ba, tổ chức các hoạt động vui chơi, lễ hội.
Mỗi dịp lễ trong năm Nhà trường thường tổ chức lễ hội mở rộng cho cả học sinh và phụ huynh ở ngoài vào. Khi tham gia vào lễ hội cũng là cơ hội để Nhà trường giới thiệu các thông tin đến với phụ huynh và học sinh tiềm năng. Tuy nhiên để tổ chức những lễ hội hồnh tráng địi hỏi nguồn kinh phí khá lớn.
Ngoài ra, tại phịng Tuyển sinh của Nhà trường ln có chuyên viên Tuyển sinh trực điện thoại và trao đổi trực tiếp khi có Phụ huynh học sinh đến tham quan trường.
Truyền thông gián tiếp:
Cập nhật những xu thế của thời đại mới, Trường Tiểu học Times School tận dụng tối đa các kênh truyền thông gián tiếp để quảng bá đến với những khách hàng tiềm năng.
Thứ nhất, truyền thông gián tiếp bằng website của Nhà trường là
https://timesSchool.edu.vn/. Trên website, ln duy trì hoạt động và cập nhật đầy đủ các thông tin tuyển sinh.
Thứ hai, truyền thông gián tiếp bằng Facebook. Mạng xã hội là phương thức
trao đổi thơng tin mở rộng với nhiều tính năng chia sẻ. Người dùng, tức là thành viên của mạng xã hội có thể chia sẻ trạng thái, cảm xúc, hình ảnh…lên một trang cá nhân của mình. Từ đó các thành viên khác có thể vào để tiếp cận, trao đổi, bày tỏ quan điểm mới giao. Giao thức kết nối và chia sẻ mang tính mở rộng cao. Trào lưu mạng xã hội đang được giới trẻ đón nhận tích cực và rộng rãi. Tốc độ lan tỏa tin tức trên mạng xã hội hiện nay được đánh giá là nhanh và rộng nhất. Cũng chính vì lý do này mà mạng xã hội cũng được xem là kênh truyền thơng hữu hiệu, chi phí bỏ ra ít mà tốc độ lan tỏa cao. Nắm được xu thế này, Trường cũng đang hướng tới xây dựng các kênh truyền thông riêng, sử dụng công cụ mạng xã hội để đăng tải thông tin tuyển sinh, giao tiếp với nhiều đối tượng mục tiêu hơn.
Hiện nay, đối tượng phụ huynh học sinh đa phần là những người trẻ và thông thạo về công nghệ. Facebook được xem là hiệu quả nhất trong kênh truyền thông gián tiếp.
Ngồi fanpage chính, thì hoạt động trên nền tảng Facebook cịn có các hội nhóm mà ở đó sẽ có các bài đăng giới thiệu, chia sẻ thông tin đến các phụ huynh.
Để tiếp cận phụ huynh học sinh thông qua kênh website và fanpage hiệu quả, phịng truyền thơng ln có kế hoạch cập nhật sự kiện, bài viết, lên nội dung chạy quảng cáo, thường xuyên theo dõi để tiếp nhận thơng tin của phụ huynh.
Phịng cử chuyên trách nhân sự cho mảng truyền thông Online trên hai kênh website và fanpage để ln kịp thời “chăm sóc” được phụ huynh.
thể của báo in truyền thống, tiện lợi hơn, cập nhật, lan tỏa nhanh hơn và đặc biệt là hồn tồn miễn phí đối với người đọc. Do có nhiều sự thuận tiện nên báo điện tử nhanh chóng phát triển và mở rộng. Việc lựa chọn những kênh báo lớn để giới thiệu Nhà trường và đăng thông tin tuyển sinh sẽ phủ sóng khơng chỉ đến những đối tượng quan tâm mà cịn tồn xã hội. Những bài viết đã được truyền thông trên báo của Nhà trường như:
Thứ tƣ, sử dụng phương tiện trưng bày như pano, áp phích, bảng hiệu. Đây
là hình thức được đặt cố định ở những nơi đông người như sảnh chung cư, siêu thị lớn, trường mầm non, v.v. nhằm thu hút sự chú ý của mọi người. Trên các phương tiện trưng bày có ghi rõ nội dung, liên hệ để có thể liên lạc được với Nhà trường.
Để tìm hiểu về Thực trạng Tổ chức hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trường Tiểu học Times School, tác giả đưa vào phiếu trưng cầu ý kiến dành cho 100 bậc phụ huynh đang quan tâm và có con là học sinh của trường Tiểu học Times School câu hỏi như sau: "Các kênh truyền thông mà phụ
huynh và các con học sinh hay dùng để tìm hiểu thơng tin về trường”. Kết quả thu
được như sau (phụ huynh có quyền lựa chọn nhiều kênh):
Bảng 2.6. Đánh giá các kênh truyền thông sử dụng trong Nhà trường
Nội dung cụ thể Số lƣợng Tỉ lệ % Thứ bậc
Kênh trực tiếp
1. Trải nghiệm trường Mầm non 60 60 3
2. Hội thảo + tổ chức đánh giá năng
lực đầu vào miễn phí 70 70 2
3. Lễ hội 45 45 5
Kênh gián tiếp
1. Website 50 50 4
2. Facebook/Fanpage/Group 90 90 1
3. Báo chí 40 40 6
4. Biển hiệu 20 20 7
Qua bảng 2.6, công cụ truyền thông mà nhà trường đang sử dụng để tuyển sinh đó là: Trải nghiệm trường Mầm non, Hội thảo, Lễ hội, Website, Facebook, Báo
chí, Biển hiệu. Qua phiếu trưng cầu ý kiến, tác giả nhận định được xu hướng tiếp nhận thông tin phụ huynh học sinh qua từng công cụ truyền thông, và nhận thấy rõ cơng cụ truyền thơng được sử dụng chính hiện nay là: Marketing Online Facebook và các hội thảo do nhà trường tổ chức đang được đề cao.
Để đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trường Tiểu học Times School, Tác giả đã xin ý kiến đánh giá của 30 Cán bộ quản lý, Giáo viên và Chuyên viên truyền thơng marketing trong nhà trường về các tiêu chí với 04 mức độ như sau: Tốt, Khá, Trung bình, Yếu.
Bảng 2.7. Thực trạng Tổ chức hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trường Tiểu học Times School
TT Tiêu chí N Mức độ đánh giá ĐTB Tốt Khá Trung bình Yếu SL % SL % SL % SL % 1 Tổ chức các hoạt động truyền thông Trực tiếp 30 10 33,3% 18 60,0% 2 6,7% 0,0% 3.27 2 Tổ chức các hoạt động truyền
thông Gián tiếp 30 15 50,0% 12 40,0% 3 10,0% 0 0,0% 3.40
3
Phân công cụ thể công việc cho từng tổ, nhóm, cá nhân thực hiện HĐTT
30 3 10,0% 5 16,7% 15 50,0% 7 23,3% 2.13
4
Tạo điều kiện thuận lợi để NV marketing, GV thực hiện nhiệm vụ HĐTT
30 7 23,3% 8 26,7% 12 40,0% 3 10,0% 2.63
5
Có cơ chế phối hợp cụ thể giữa NV, GV và các lực lượng khác trong HĐTT
30 5 16,7% 6 20,0% 10 33.3% 9 30,0% 2.23
6 Chuẩn bị mọi nguồn lực để thực
hiện HĐTT 30 5 16,7% 9 30,0% 13 43,3% 3 10,0% 2.53
7
Bồi dưỡng nâng cao năng lực cho chuyên viên marketing, giáo viên về HĐTT
30 5 16,7% 7 23,3% 9 30,0% 9 30,0% 2.27
8 Thường xuyên giám sát, đôn đốc,
nhắc nhở trong khi thực hiện HĐTT 30 3 10,0% 4 13,3% 19 63,3% 4 13,3% 2.20 9
Khen thưởng, xử lý kịp thời, cơng bằng, chính xác các cá nhân và tập thể trong HĐTT
30 7 23,3% 5 16,7% 12 40,0% 6 20,0% 2.43
Bảng 2.7 cho thấy mức độ tổ chức thực hiện các hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh Trường Tiểu học Times School được đánh giá ở mức độ khá với ĐTB = 2,57; nội dung thực hiện tốt nhất là “Tổ chức các hoạt động truyền thông Gián tiếp” với ĐTB = 3,40 (mức độ Tốt). Qua tiếp cận với phụ
huynh chúng tôi cũng nhận thấy hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh qua hình thức gián tiếp rất hiệu quả, tỷ lệ phụ huynh biết đến trường thông qua các kênh fanpage, website rất cao”, đáp ứng được đúng thị hiếu cập nhật thông tin ngày nay. Xếp thứ 2 là việc Tổ chức các hoạt động truyền thông trực tiếp với ĐTB = 3,27. Qua trình bày về các hoạt động truyền thơng marketing trực tiếp phía trên, có thể đánh giá rằng cơng tác này đang hoạt động hiệu quả. Tiếp theo là các nội dung được đánh giá ở mức độ Khá là “Chuẩn bị mọi nguồn lực để thực hiện
HĐTT, Tạo điều kiện thuận lợi để NV marketing, GV thực hiện nhiệm vụ HĐTT”
với ĐTB là 2,53 và 2,63. Điều này cho thấy Nhà trường luôn tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Các nội đánh giá ở mức Trung bình bao gồm:
Phân cơng cụ thể cơng việc cho từng tổ, nhóm, cá nhân thực hiện HĐTT; Có cơ chế phối hợp cụ thể giữa NV, GV và các lực lượng khác trong HĐTT; Bồi dưỡng nâng cao năng lực cho chuyên viên marketing, giáo viên về HĐTT; Thường xuyên giám sát, đôn đốc, nhắc nhở trong khi thực hiện HĐTT; Khen thưởng, x lý kịp thời, cơng bằng, chính xác các cá nhân và tập thể trong HĐTT” với mức ĐTB dao động từ 2,13 đến 2,27. Điều này hoàn toàn thống nhất với ý kiến đánh giá của GV, CBQL và nhân viên của nhà trường ở phần 2.2.2 Thực trạng lập kế hoạch quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trường Tiểu học Times School nêu trên. Khi đánh giá việc Xây dựng chính sách nhân sự, Xây dựng kế