3.2. Các biện pháp quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công
3.2.4. Nâng cao hiệu quả kiểm tra hoạt động truyền thông marketing trong
tác tuyển sinh và đánh giá xếp loại đội ngũ chuyên viên marketing
3.2.4.1 . Mục đích
- Đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao.
- Đảm bảo cho lãnh đạo trường kiểm soát được nguồn lực để có tác động kịp thời. Giúp cho trường theo sát và đối phó được với sự thay đổi.
- Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện và đổi mới.
- Nâng cao hiệu quả làm việc của chuyên viên marketing, động viên cũng như thúc đẩy kịp thời, giúp đội ngũ chuyên viên khắc phục những thiếu sót.
- Đánh giá đúng đắn tiềm năng của đội ngũ chuyên viên marketing nhằm phát triển tốt nhất khả năng của mỗi cá nhân.
- Tăng cường quan hệ tốt giữa cấp trên và cấp dưới. - Làm cơ sở cho việc trả lương, khen thưởng.
3.2.4.2 . Nội dung và cách thực hiện
a. Sử dụng phần mềm quản lý, theo dõi, công cụ đánh giá công việc
Chúng ta đang trong bước vào cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số vì vậy cần nhanh chóng thích ứng và đưa cơng nghệ vào cơng việc để giải quyết bớt các thủ tục hành chính và quản trị cơng việc một cách khoa học, thông minh. Đối với việc quản lý hoạt động truyền thông, marketing trong công tác tuyển sinh lại càng cần chuyển đổi số và sử dụng phần mềm với nhiều tính năng và cơng cụ đánh giá hơn.
Sau khi nghiên cứu nhiều phần mềm quản lý hiện nay, tác giả đề xuất đưa phần mềm quản lý Getfly vào trong trường học, vì những tính năng ưu việt trong quản lý phù hợp với Nhà trường như sau:
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TỒN DIỆN
• Quản lý, lưu trữ và phân tầng bảo mật thông tin khách hàng giữa các nhân viên thuộc từng phòng ban khác nhau bao gồm tầng nhân viên - quản lý cấp trung - quản lý cấp cao (admin).
• Phân loại theo nhóm khách hàng, theo chiến dịch quảng cáo để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và lọc.
• Sắp xếp khách hàng theo từng mối quan hệ: Mới - Tiếp cận - Nóng - Tiềm năng - Chốt để sắp xếp thứ tự ưu tiên với từng đối tượng. Có thể tùy chỉnh tên mối quan hệ theo định nghĩa của doanh nghiệp.
• Chỉnh sửa và xem nhanh thông tin khách hàng dễ dàng như excel, thêm mới các trường thông tin ngay trên màn hình chính.
QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN
• Lưu trữ lại những trao đổi, báo cáo trong khách hàng dưới tên của nhân viên. • Thống kê được cuộc gọi qua module tích hợp cơng cụ tổng đài điện thoại, nghe lại ghi âm cuộc gọi giúp đánh giá chất lượng nhân viên và hỗ trợ đào tạo nhân viên mới.
• Dễ dàng lên đơn hàng, ghi nhận doanh thu và công nợ của nhân viên.
• Có bảng phân tích KPI dựa vào số khách hàng nhân viên phụ trách, số cuộc gọi, số cuộc hẹn gặp, số đơn hàng và doanh thu để nắm được hiệu quả theo từng ngày, tháng, quý và năm.
• Giảm thiểu rủi ro khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc, data trên hệ thống chuyển sang cho nhân viên mới phụ trách dễ dàng, khơng đứt qng trong q trình chăm sóc.
• Thiết lập KPI (chỉ tiêu đánh giá năng lực) trên hệ thống.
QUẢN LÝ HIỆU QUẢ MARKETING
• Thơng tin khách hàng đổ trực tiếp về CRM thông qua optin form tạo từ hệ thống nhúng trên website hoặc landing page.
• Cơng cụ tạo landing page miễn phí, nhanh chóng và kéo thả trên hệ thống. • Kiểm sốt leads đổ về phân theo từng chiến dịch tương ứng với optin form trên các landing page khác nhau, dễ dàng quản lý và phân tính số liệu.
• Số liệu thống kê thực tế theo ngày, dựa vào con số thống kê theo chiến dịch dễ dàng phân tích CPL và CPS.
• Theo dõi, phân tích số liệu và điều chỉnh chiến dịch marketing kịp thời tránh tốn chi phí và nguồn lực
• Tích hợp dịch vụ email marketing, dễ dàng chọn tập khách hàng, gắn mã chiến dịch để theo dõi thống kê số lượng gửi, gửi thành cơng và đã đọc email
• Tích hợp dịch vụ SMS marketing chăm sóc khách hàng, dễ dàng chọn tập khách hàng, gắn mã chiến dịch, theo dõi thống kê số lượng gửi và gửi thành công.
QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI SỐ LƢỢNG HỌC SINH NHẬP HỌC
• Có thể theo dõi được số học sinh đã tuyển sinh qua ứng dụng trên điện thoại. • Thống kê chi tiết và dễ dàng lọc theo thời gian, trình trạng đã đặt cọc hay đã nộp phí hay chưa.
• Hiển thị cơng nợ chi tiết trên từng khách hàng.
• Thiết lập quy trình duyệt đơn hàng để đảm bảo tính chặt chẽ về tài chính.
QUẢN LÝ CƠNG VIỆC - TRAO ĐỔI NỘI BỘ
• Phân loại cơng việc theo các dự án và quản lý đầu công việc cha - con một cách khoa học.
• Giao việc trên hệ thống giữa xếp và nhân viên dễ dàng, nhanh chóng, có thơng báo được phân loại, nhanh chóng nhận việc.
• Trao đổi, ghi nhận báo cáo, cập nhật tiến độ công việc, đánh giá công việc theo sao.
• Thống kê cơng việc để đánh giá năng lực nhân viên.
• Tag trực tiếp xếp với những yêu cầu cần xác nhận, thông báo đánh dấu quan trọng để giải quyết.
• Chat nội bộ trực tiếp trên hệ thống.
Như vậy, có thể thấy khi chuyển đổi số và tích hợp phần mềm vào quản lý, Nhà quản lý sẽ tối ưu hóa được cơng việc và có cơng cụ đánh giá hiệu quả, khách quan. Tác giả cho rằng đây là một giải pháp ưu việt mà Nhà trường nên áp dụng.
b. Thực hiện đánh giá nhân viên thường kỳ
Để có thể đánh giá nhân viên một cách khách quan và trung thực, Nhà trường cần tổ chức đánh giá thường kỳ như 2 tuần/lần hoặc 1 tháng/lần. Việc đánh giá nhân viên sẽ dựa trên những tiêu chí phù hợp với tính chất cơng việc của Phịng truyền thông, marketing.
Tác giả đề xuất đánh giá qua ba tiêu chí như sau
+ Tiêu chí về “Đánh giá thái độ làm việc”
Kỹ năng và trình độ chun mơn về một lĩnh vực nào đó đối với nhà quản lý họ hồn tồn có khả năng đào tạo để nhân viên làm việc đạt hiệu quả tốt nhất nhưng thái độ của nhân viên làm cơng việc đó thì khó có thể đào tạo được. Việc đánh giá tiêu chí này sẽ xác định được nhân viên có tư cách và phẩm chất phù hợp với cơng việc hay khơng? Khả năng gắn bó lâu dài với cơng việc. Từ đó đưa ra những nhận định về công việc phù hợp cũng như là cơ sở đề bạt, tăng lương hay sa thải.
+ Tiêu chí về “Đánh giá năng lực, kỹ năng”
Sự phát triển của một nhân viên là sự phát triển của Nhà trường. Khi đào tạo được nhiều nhân viên giỏi, dựa vào những chuyên môn giỏi của nhân viên thì Nhà trường sẽ gặt hái được nhiều thành cơng.
Việc đánh giá tiêu chí năng lực sẽ giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược phát triển, giúp chuyên viên đạt mục tiêu cao nhất trong công việc.
+ Tiêu chí về “Hồn thành cơng việc”
Mức độ hồn thành cơng việc là tín hiệu để người quản lý đánh giá chuẩn nhất về năng lực làm việc của nhân viên. Từ đó sẽ đưa ra những kế hoạch đào tạo
cũng như nâng cao kỹ năng, năng lực của nhân viên lên một tầm cao mới. Đây cũng là tiêu chí cơ bản để căn cứ đề bạt việc tăng lương, hay giảm lương hoặc sa thải.
B1: Đánh giá nhân viên qua biểu mẫu phù hợp với tính chất cơng việc của Phịng truyền thơng, marketing.
Để có thể đánh giá nhân viên qua biểu mẫu, trước tiên Nhà trường phải xây dựng được biểu mẫu đánh giá phù hợp với tính chất cơng việc của phịng Truyền thơng Marketing. Tác giả đề xuất biểu mẫu như sau:
Mâu số 01: Bảng đánh giá nhân viên
BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN
Họ tên: Phạm Văn A Bộ phận:
Chức vụ: Chuyên viên Truyền thông-Marketing Thời gian:
Người Quản lý trực tiếp: Phạm Kiều Oanh Chức vụ: Trưởng phòng
A. CẤP QUẢN LÝ TRỰC TIẾP ĐÁNH GIÁ Điểm số tối đa là 10 điểm :
STT ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
CÔNG VIỆC TỰ ĐÁNH GIÁ QUẢN LÝ ĐÁNH GIÁ ĐIỂM TB I THÁI ĐỘ LÀM VIỆC 1 Tính trung thực
2 Nhiệt tình trong cơng việc
3 Tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng
4 Chuyên cần, đúng giờ
5 Chủ động lắng nghe và học hỏi
6 Cẩn trọng trong công việc 7 Tính phối hợp, tổ chức
8 Tinh thần trách nhiệm
II ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC, KỸ NĂNG
1 Năng lực chuyên môn
2 Năng lực quản lý và sắp xếp công việc 3 Tính sáng tạo, linh động
4 Khả năng thích ứng với cơng việc/ áp lực công việc
5 Kinh nghiệm giải quyết công việc 6 Kỹ năng giao tiếp
7 Kỹ năng làm việc nhóm
8 Khả năng làm việc độc lập và sự chủ động trong công việc
9 Kỹ năng giải quyết vấn đề, tình huống phát sinh
10 Kỹ năng sử dụng thiết bị máy móc
III KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
1 Mức độ hồn thành số lượng cơng việc
được giao.
2 Mức độ hoàn thành chất lượng công việc được giao.
TỔNG ĐIỂM TỐI ĐA
Nếu đánh giá toàn bộ các chỉ tiêu : 200
XẾP LOẠI:
GHI CH : Chỉ tiêu nào khơng có trong u cầu cơng việc thì khơng cần đánh giá (Kết quả chỉ tính trên các chỉ tiêu yêu cầu)
XẾP LOẠI THANG ĐIỂM
XUẤT SẮC 81%≤ X ≤100%
GIỎI 71%≤ X ≤ 80%
KHÁ 61%≤ X ≤70%
TRUNG BÌNH 51%≤ X ≤60%
B. PHẦN NHẬN X T, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CẤP QUẢN LÝ
+ Ưu điểm của nhân viên: .................................................................................. ............................................................................................................................ + Khuyết điểm của nhân viên: .......................................................................... ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ + Kiến nghị: ...................................................................................................... ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
C. Ý KIẾN NHÂN VIÊN ĐƢỢC ĐÁNH GIÁ:
............................................................................................................................ ............................................................................................................................ - Tổ chức đánh giá chuyên viên
B1: Thực hiện đánh giá theo biểu mẫu quy định B2: Trao đổi trực tiếp với Nhân sự
Ngay khi thu thập các biểu mẫu đánh giá, phần nào nhìn nhận được năng lực hiện tại của nhân sự. Sau đó, Trưởng phịng cần thống kê các vấn đề tồn đọng và khai thác thêm thông tin để trao đổi trực tiếp.
B3: Trao đổi ý kiến đánh giá chéo
B4: Tổng kết đánh giá, xếp loại và rút kinh nghiệm
Sau khi nhận được kết quả đánh giá, lãnh đạo cùng đội ngũ CBQL, chuyên viên marketing họp để thông báo kết quả, đánh giá xếp loại, khen thưởng các cá nhân hoàn thành tốt công việc và nhắc nhở, kiểm điểm các cá nhân chưa thực hiện tốt.
3.2.4.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện tốt biện pháp này, cán bộ quản lý nhà trường và đội ngũ chuyên viên phải có ý thức tìm hiểu và cập nhật các ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và thực hiện cơng việc. Ngồi ra cần có thái độ nghiêm túc, khách quan, công bằng trong hoạt động đánh giá và xếp loại đội ngũ chuyên viên marketing. Đồng thời cần nắm bắt đầy đủ thơng tin về tình hình làm việc của đội ngũ chuyên viên marketing để đưa ra kết luận đánh giá chính xác nhất.
3.2.5. Tăng cường chính sách, chế độ đãi ngộ phù hợp cho đội ngũ chuyên viên truyền thơng marketing
3.2.5.1. Mục đích
- Chính sách và chế độ đãi ngộ tốt giúp cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ chuyên viên truyền thông marketing, tạo môi trường làm việc tốt giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình. Việc này có thể tạo động lực và cảm hứng làm việc của người lao động, giúp họ làm việc hăng hái và đem lại kết quả tốt.
- Duy trì đội ngũ nhân viên ổn định, có chất lượng trong cơ sở giáo dục. - Đảm bảo lợi ích của người lao động và Nhà trường.
- Nâng cao văn hóa của Nhà trường.
3.2.5.2. Nội dung và cách thực hiện
- Xây dựng hệ thống chính sách đãi ngộ.
Để có thể xây dựng được hệ thống chính sách đãi ngộ mỗi đơn vị cần xác lập được những bước sau:
+ Thứ nhất, đánh giá chế độ đãi ngộ hiện tại và xu thế đãi ngộ thị trường. + Thứ hai, xác lập chiến lược đãi ngộ của đơn vị.
+ Thứ ba, rà sốt hệ thống chức danh và vị trí cơng việc. + Thứ tư, thiết kế bảng lương, bậc lương.
+ Thứ năm, xây dựng quy chế lương thưởng và đãi ngộ. + Thứ sáu, áp dụng và hoàn chỉnh hệ thống.
- Xây dựng các quy định, quy tắc, thủ tục hỗ trợ cho việc thực hiện các chính sách đãi ngộ.
- Triển khai thực hiện chính sách đãi ngộ nhân sự.
- Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích của đội ngũ chuyên viên marketing dựa trên:
+ Các tiêu chuẩn đánh giá.
+ Các thông tin cần cho đánh giá thành tích.
- Thiết lập các quy định, quy tắc, thủ tục hỗ trợ cho việc thực hiện các chính sách đãi ngộ nhân sự.
3.2.5.3 . Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện tốt biện pháp này cần sự hỗ trợ của các cấp quản lý trong việc phê duyệt cấp nguồn kinh phí cho các chính sách đãi ngộ dành cho đội ngũ chuyên viên marketing và cần dựa trên việc đánh giá, xếp loại đội ngũ chuyên viên marketing để có những chính sách đãi ngộ cơng bằng và phù hợp.