2.4. Thực trạng quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công tác
2.4.4. Thực trạng Kiểm tra đánh giá hoạt động truyền thông marketing
Hoạt động kiểm tra, đánh giá việc triển khai hoạt động tuyển sinh của Phòng tuyển sinh được thực hiện theo các nội dung sau:
- Về mục tiêu: Việc kiểm tra nhằm mục đích đưa chiến lược marketing tuyển
sinh đi đúng hướng theo kế hoạch đầu năm học đưa ra trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. TPTS yêu cầu chuyên viên báo cáo công việc thực hiện trong thời gian thực hiện kế hoạch để được đảm bảo chiến lược được thực hiện đúng kế hoạch và đúng tiến độ.
- Về thời điểm và nội dung kiểm tra: Tại Times School, việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và liên tục.
- Hàng tuần, vào thứ 2 Phịng sẽ có cuộc họp với BGH để báo cáo các công việc thực hiện trong tuần cũng như các chỉ tiêu đã thực hiện được đến đâu so với mục tiêu và kế hoạch tuyển sinh.
- Sau các sự kiện, phịng cũng ln có cuộc họp rút kinh nghiệm, qua đây Trường phòng và các thành viên tham gia sẽ đánh giá lại được những gì làm tốt, những gì cịn tồn tại vướng mắc khi diễn ra sự kiện để rút kinh nghiệm lần sau.
- Ngoài ra, hằng ngày Bộ phận Truyền thơng marketing cịn có báo cáo theo ngày cho Trưởng phịng. Báo cáo này với mục đích cập nhật thơng tin hằng ngày, theo đó Trưởng phịng sẽ bám sát công việc và nắm được tình hình nhanh nhất. Trong trường hợp có những vấn đề phát sinh thì sẽ có chỉ đạo ngay lập tức.
- Với các hoạt động liên quan đến quảng cáo Online
Với các hoạt động liên quan đến quảng cáo Online đều có các cơng cụ báo cáo và đánh giá. Đây là một hoạt động chun mơn đặc thù, vì vậy hoạt động kiểm tra, đánh giá mang tính chất thường xuyên, cập nhật từng phút từng giờ. VD trong một chiến dịch quảng cáo Online, chuyên viên marketing phải thường xuyên xem báo cáo của Facebook về lượng tương tác và báo cáo với Trưởng phòng. Trong
trường hợp thấy lượng tương tác giảm, phải có các kỹ thuật chun mơn can thiệp ngay để lấy lại tương tác với khách hàng tiềm năng.
Để tìm hiểu về thực trạng thực hiện và kiểm tra, đánh giá chiến lược marketing tuyển sinh tại trường Tiểu học Times School, tác giả đưa vào phiếu trưng cầu ý kiến dành cho 30 CBQL, GV và chuyên viên phòng marketing tuyển sinh câu hỏi như sau: "Theo Thầy/Cô, tầm quan trọng và mức độ thực hiện nội dung thực
hiện và kiểm tra, đánh giá quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh tại trường Tiểu học Times School”. Kết quả thu được như sau:
Bảng 2.9. Thực trạng việc thực hiện kiểm tra, đánh giá quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh
STT Nội dung N
Mức độ đánh giá
Tốt Khá Trung
bình Yếu ĐTB
1. Kiểm tra đánh giá việc thực hiện
mục tiêu truyền thông 10 18 2
3.27
2. Kiểm tra đánh giá việc thực hiện
thiết kế thông điệp truyền thông 30 8 15 6 1
3.00
3. Kiểm tra đánh giá việc thực hiện
lựa chọn kênh truyền thông 30 3 7 15 5
2.27
4. Kiểm tra đánh giá việc thực hiện
đánh giá kết quả truyền thông 30 4 6 10 10
2.13
5. Kiểm tra đánh giá các lực lượng phối hợp trong tổ chức truyền thông
30 6 8 12 4 2.53
6. Kiểm tra đánh giá các khoản chi
cho công tác truyền thông 30 12 15 3 0
3.30
7. Kiểm tra đánh giá công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động truyền thông
30 3 5 19 3 2.27
Theo số liệu trong bảng 2.9, cho thấy mức độ kiểm tra các hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh Trường Tiểu học Times School được đánh giá ở mức độ Khá với ĐTB = 2,68; nội dung kiểm tra tốt nhất là
“Kiểm tra đánh giá các khoản chi cho công tác truyền thông” với ĐTB = 3,30 (mức độ Tốt). Có thể nói việc xây dựng kế hoạch ngân sách tốt, thực hiện ngân sách và chỉ đạo các khoản chi tốt thì việc đánh giá khoản chi này cũng trở nên có hiệu quả tốt theo vì khoản chi rõ ràng, minh bạch trong kế hoạch nên công tác kiểm tra cũng thuận tiện hơn. Xếp thứ 2 là việc Kiểm tra đánh giá việc thực hiện
mục tiêu truyền thông” với ĐTB = 3,27 đạt mức đánh giá Tốt. Các tiêu chí xếp loại Khá bao gồm: “Kiểm tra đánh giá việc thực hiện thiết kế thông điệp truyền
thông, Kiểm tra đánh giá các lực lượng phối hợp trong tổ chức truyền thông”.
Xếp hạng Trung bình bao gồm các tiêu chí: “Kiểm tra đánh giá việc thực hiện lựa chọn kênh truyền thông; Kiểm tra đánh giá các lực lượng phối hợp trong tổ chức truyền thông; Kiểm tra đánh giá công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động truyền thông” với ĐTB là 2,13 và 2,27.
Qua phân tích trên cho thấy CBQL nhà trường có năng lực quản lý bởi đã xác định được những tiêu chí phù hợp trong cơng tác kiểm tra đánh giá. Tuy nhiên, công tác kiểm tra đánh giá vẫn chưa thực sự sát sao và có hiệu quả. Để nâng cao được công tác này, nhà trường cần xây dựng những tiêu chí đánh giá và cơng cụ đánh giá khách quan hơn.
2.5. Thực trạng các yếu tố ảnh hƣởng tới quản lý hoạt động truyền thông marketing trong công tác tuyển sinh của Trƣờng Tiểu học Times School