1.3.1. Khái niệm Quản lý
Khái niệm quản lý là một hoạt động được hình thành và phát triển cùng với xã hội loài người, hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân cơng lao động. Do tính chất phong phú, đa dạng và phức tạp trong hoạt động của con người mà quản lý được định nghĩa theo nhiều cách tiếp cận khác nhau:
Theo tác giả Harold Koontz: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm
bảo phối hợp với những nỗ lực hoạt động cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm (tổ chức). Mục tiêu của quản lý là hình thành một mơi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm (tổ chức) với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất” [5].
Theo tác giả Nguyễn Quốc Trí – Nguyễn Thị Mỹ Lộc “Quản lý là quá trình
đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các hoạt động (chức năng), kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo (lãnh đạo) và kiểm tra”.
Theo tác giả Bùi Minh Hiền “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng
đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra” [6].
Theo tác giả Nguyễn Minh Đạo nghiên cứu từ góc độ xã hội thì “Quản lý là
sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý về các mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế,… bằng một hệ thống các luật lệ, các chính sách, các nguyên tắc, các phương pháp và các biện pháp cụ thể nhằm tạo ra môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng”.
Theo tác giả Trần Thị Tuyết Oanh: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có
hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm s dụng có hiệu quả các tiềm lực, các cơ hội của hệ thống để đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến đổi của mơi trường”.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý, song đều thống nhất về vấn đề cốt lõi (nội hàm) của khái niệm quản lý. Đó là trả lời các câu hỏi: Ai quản lý (chủ
thể)?; Quản lý ai, quản lý cái gì (khách thể)?; Quản lý như thế nào (phương thức)?; Quản lý bằng cái gì (cơng cụ)?; Quản lý nhằm để làm gì (mục tiêu)?.
Tóm lại, có thể xem quản lý là quá trình tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý thông qua việc thực hiện các chức năng quản lý, nhằm đạt được mục tiêu chung của hệ thống và s dụng các công cụ phương pháp hợp lý.
Có thể diễn đạt quá trình này bằng sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 1.5. Quá trình quản lý 1.3.2. Các chức năng quản lý 1.3.2. Các chức năng quản lý
Chức năng quản lý là nội dung cơ bản nhất và quan trọng nhất của quá trình quản lý, là nhiệm vụ cơ bản của chủ thể quản lý. Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt, chất lượng cao, lao động sáng tạo và linh hoạt. Hoạt động quản lý phát triển liên tục và ở mức độ từ thấp đến cao. Đi đôi với hoạt động quản lý phát triển thì quy trình quản lý cũng ngày một hiện đại hơn: Đó là chun mơn hóa lao động quản lý.
Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc, xét về bình diện giữa chức năng quản lý và nội dung quản lý thì: “Quản lý gồm có 4 chức năng cơ bản như sau: kế hoạch hóa (hoạch định); tổ chức; lãnh đạo - chỉ đạo; kiểm tra đánh giá [16].
1.3.2.1. Chức năng kế hoạch hóa
Kế hoạch hóa là một nội dung tiền đề và đóng vai trị quan trọng nhất của Mục tiêu
Chủ thể Chức năng Khách thể Mục tiêu
Công cụ
Phương pháp
quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch hoá là xác định mục tiêu, mục đích và xây dựng các chương trình hoạt động, phân bổ nguồn lực trong tương lai của một tổ chức. Để thực hiện chức năng kế hoạch hoá, người quản lý cần xác định được ba nội dung: (a) xác địnhmục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức; (b) xác định các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu này và; (c) quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.
Kế hoạch hố là cơ sở để thực hiện các chức năng khác, và nhà quản lý phải chú trọng đặc biệt và đây được xem là hoạt động đầu tiên khi thực hiện chức năng quản lý. Nếu khơng có kế hoạch thì tổ chức sẽ khơng biết phải thực hiện ra sao, huy động nguồn lực như thế nào, tổ chức hiện thực hóa như thế nào, chỉ đạo và xử lý các tình huống như thế nào, căn cứ vào đâu để đánh giá thậm chí nếu khơng có kế hoạch thì khơng rõ tổ chức làm gì. [22].
1.3.2.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là thực hiện hóa những mục tiêu, những gì đã nêu trong kế hoạch thành hiện thực. Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên một môi trường thuận lợi, cơng bằng, bình đẳng cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực của mình đồng thời đóng góp tốt nhất vào sự hồn thành mục tiêu chung của tổ chức. Thông qua chức năng tổ chức, Nhà quản lý sẽ xâu chuỗi các hoạt động của các cá nhân, bộ phận và các hoạt động thành một thể thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn. Thực chất tổ chức là thiết lập mối quan hệ bền vững giữa con người với con người và giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý. [21].
1.3.2.3. Chức năng lãnh đạo - chỉ đạo
Lãnh đạo - chỉ đạo là chức năng thể hiện năng lực của người quản lý. Người điều kiện hệ thống phải là người có tri thức, có tầm nhìn và có kĩ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Chức năng này đòi hỏi nhà quản lý phải có sự quyết đốn, khéo léo, nhạy bén, nhanh nhẹn và một sự hiểu biết thấu đáo về tâm lý. Đồng thời phải có sự hiểu biết về các công cụ, phương pháp để làm căn cứ đưa ra những quyết định. Quyết định là cơng cụ chính để điều khiển hệ thốngViệc ra quyết định quyết định xun suốt trong q trình quản lí, từ việc lập kế hoạch, xây dựng tổ chức cho đến việc kiểm tra đánh giá[28].
1.3.2.4. Chức năng kiểm tra đánh giá
Kiểm tra là chức năng xuyên suốt trong quá trình quản lý và là chức năng của mọi cấp quản lý. Đâylà quá trình xem xét, đánh giá các hoạt động với mục đích giúp phát hiện ra những sai sót, sai lệch để từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo cho việc huy động nguồn lực thực hiện đúng hướng. Đây là chức năng không thể thiếu trong quản lý, khơng có kiểm tra sẽ khơng có quản lý
Kiểm tra có tác dụng: - Thẩm định.
- Là căn cứ để xác định xem mọi hoạt động đang thực hiện có đúng với kế hoạch đưa ra hay khơng, kế hoạch đó có đạt đúng mục đích và có đạt được hiệu quả cao hay khơng
- Kiểm soát và tận dụng tối đa nguồn lực đồng thời có thể chủ độngtác động kịp thời với những tình huống phát sinh.
- Giám sát và quản lý được những hoạt động đã có trong kế hoạch, hạn chế tối đa những phát sinh khơng đáng có
- Là căn cứ đánh giá để thực hiện đổi mới và sáng tạo các hoạt động hơn nữa.Như vậy, các chức năng quản lý phải thực hiện đúng theo thứ tự, đan xen vào nhau, phối hợp bổ sung cho nhau, tạo sự kết nối từ chu trình này sang chu trình sau theo hướng phát triển.
Mối quan hệ chức năng quản lý được mơ phỏng như vịng khép kín, bổ sung và tạo tiền đề cho nhau để hoạt động quản lý có hiệu quả hơn.