Để đảm bảo chất lượng hồ sơ điện tử được lập trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, tác giả tóm lược một số yêu cầu của hồ sơ điện tử như sau:
Thứ nhất, yêu cầu về thành phần của hồ sơ điện tử: Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc [Điểm b, khoản 4, Điều 3 Thơng tư số 07/2012/TT-BNV]. Hồ sơ điện tử phải có dữ liệu đặc tả đi kèm (dữ liệu đặc tả của từng văn bản điện tử trong hồ sơ tạo thành siêu dữ liệu của hồ sơ điện tử)
Thứ hai, u cầu về tính tồn vẹn, xác thực, khả năng truy cập của hồ sơ điện tử: Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu [Khoản 2, điều 7, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP]. Các văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hồ sơ điện tử phải đáp ứng được tiêu chuẩn của Dữ liệu thơng tin đầu vào - đó là những thơng tin mơ tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu [Khoản 3, Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP].
Thứ ba, yêu cầu sự liên kết các văn bản của hồ sơ điện tử và liên kết hồ sơ điện tử với dữ liệu đặc tả: hồ sơ điện tử phải liên kết chính xác với dữ liệu đặc tả kèm theo; các văn bản, tài liệu của hồ sơ điện tử được liên kết với mục lục văn bản của hồ sơ.
Thứ tư, yêu cầu đảm bảo an toàn hồ sơ điện tử: không bị virus xâm nhập; không bị truy cập trái phép.
Thứ năm, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết [Điểm a, khoản 4, Điều 3 Thông tư số 07/2012/TT-BNV].
Thứ sáu, định dạng cho hồ sơ điện tử phải đúng theo tiêu chuẩn quy định hiện hành