Tại Khoản 5, Điều 13 của Nghị định số 01/2011/NĐ-CP quy định: “Người trực tiếp theo dõi, giải quyết cơng việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc… ”.
Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định:
“1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao...
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm...chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ.... ”
Tại chương V, Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ [45] đã quy định rõ ràng trách nhiệm lập hồ sơ truyền thống bao gồm:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ…[Điều18, Thông tư số 07/2012/TT-BNV]
- Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ…của đơn vị. Cụ thể: Phân công trách nhiệm cho các
cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết; Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào LTCQ [Điều 20, Thông tư số 07/2012/TT-BNV].
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về cơng việc đó…Ngồi việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày [Điều 21, Thông tư số 07/2012/TT-BNV];
- LTCQ: giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ… [Điều 24, Thông tư số 07/2012/TT-BNV];
- Văn thư cơ quan: xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức [Điều 23, Thông tư số 07/2012/TT-BNV]; Đầu năm, sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ [Điều 23, Thông tư số 07/2012/TT-BNV];
- Văn thư đơn vị: Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu [Điều 22, Thông tư số 07/2012/TT-BNV].
Theo quan điểm của tác giả, những quy định tại Chương V trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ [45] nêu trên đều áp dụng để giao trách nhiệm