Việc lập hồ sơ điện tử về bản chất tương tự như hồ sơ công việc giấy, nhưng được liên kết với nhau bằng biện pháp kỹ thuật cơng nghệ thơng tin, chính vì vậy quy trình, phương pháp có những điểm khác với hồ sơ công việc giấy. Hiện nay, quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử chưa được đề cập nhiều trong các quy định hiện hành, mới chỉ được quy định tại một số văn bản như:
Tại mục 3.2, phần II, Hướng dẫn số 822/HD-VLLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong mơi trường mạng có mơ tả lập hồ sơ trong mơi trường mạng. Hướng dẫn này đã quy đinh một số vấn đề chính gồm: Xây dựng Khung phân loại hồ sơ và Mã hồ sơ lưu trữ cho văn bản đi, văn bản đến; tích hợp văn bản, tài liệu điện tử chung Mã hồ sơ để hợp hành “Hồ sơ đang giải quyết”; hoàn thiện hồ sơ và chuyển sang “cơ sở dữ liệu của đơn vị”; nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ”.
Tuy nhiên, theo tác giả, trong Hướng dẫn này cịn có một số điểm chưa rõ như: chưa hướng dẫn cụ thể đối với việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ; chưa có quy định về Mã cơ quan; chưa quy định xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan để là căn cứ lập hồ sơ; chưa tích hợp văn bản điện tử thành hồ sơ điện tử, chỉ tích hợp văn bản điện tử theo nhóm chức năng của cơ quan; chưa phân cơng người thực hiện lập hồ sơ; chưa xác định năm kết thúc hồ sơ. Đặc biệt là chưa quy định về gửi kèm dữ liệu đặc tả cho từng văn bản điện tử. Những ưu điểm nêu trên của Hướng dẫn số 822/HD-VTLT được tác giả kế thừa, đồng thời đề xuất bổ sung những điểm mới để loại trừ một số hạn chế của văn bản để Hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc.
Ngoài văn bản nêu trên, tại Chương IV của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định về trình tự lập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ quy định lập hồ sơ gồm các bước công việc: lập Danh mục hồ sơ, tổ chức lập hồ sơ; đồng thời cũng quy định phương pháp lập hồ sơ.
Tại Điều 18, dự thảo Thông tư của Bộ Nội vụ xây dựng năm 2017 quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử [61] đã đề cập một số vấn đề như:
- Xây dựng Danh mục hồ sơ và Mã hồ sơ (Mã hồ sơ gồm: mã định danh của cơ quan, tổ chức; năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ) cho văn bản đi, đến;
- Người giải quyết công việc xác định mã hồ sơ để chuyển văn bản đi, đến và các tài liệu có liên quan khác vào hồ sơ điện tử;
- Mã văn bản, tài liệu gồm mã hồ sơ và số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.
Tuy nhiên, theo tác giả trong dự thảo Thơng tư này cịn có một số điểm chưa rõ như: chưa quy định xây dựng Khung phân loại hồ sơ, chưa hướng dẫn cụ thể trong xây dựng Danh mục hồ sơ, chưa xác định năm kết thúc hồ sơ.
Từ những quy định trên, theo quan điểm của tác giả nội dung của quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử gồm 03 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị lập hồ sơ điện tử gồm các công việc: + Lập Khung phân loại hồ sơ
+ Lập Danh mục hồ sơ
+ Xây dựng mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ
+ Nhập Khung phân loại hồ sơ có mã hồ sơ cơ bản vào phần mềm quản lý hồ sơ
+ Nhập Danh mục hồ sơ vào phần mềm quản lý hồ sơ và lập mã hồ sơ + Ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ
+ Chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm chuyên dụng lập hồ sơ điện tử
+ Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử + Đào tạo, tập huấn CCVC trong cơ quan, đơn vị thực hiện lập hồ sơ
- Giai đoạn tổ chức lập hồ sơ điện tử gồm các công việc:
+ Mở hồ sơ: CCVC xác định đúng mã hồ sơ cho văn bản, tài liệu điện tử + CCVC: Chuyển văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hồ sơ
+ VTCQ, LTCQ, bộ phận công nghệ thông tin hướng dẫn CCVC lập hồ sơ điện tử
- Giai đoạn kết thúc hồ sơ gồm các công việc: + Hoàn thiện và cập nhật hồ sơ lên hệ thống;
+ Chuyển hồ sơ điện tử sang cơ sở dữ liệu đơn vị để lưu tạm thời