Trong những năm gần đây, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thơng tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chỉ đạo, ban hành một số quy định, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử; nhưng quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử rất hạn chế, đó là:
Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc đã
được đề ra tại Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011- 2020 được ban hành kèm theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011của Chính phủ, cụ thể là: mục tiêu năm 2020 đề ra là 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử. Trong giai đoạn 1 (2011 – 2015) mục tiêu đề ra là 60% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên mạng điện tử
Quy định nhiệm vụ, tỷ lệ gửi hồ sơ điện tử và trao đổi văn bản điện tử
tại từ dòng 03 điểm e khoản 4, Chỉ thị số 15/2011/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu các cấp: “… xây dựng lộ trình
bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy tại các cấp từ Trung ương tới địa phương, đảm bảo đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa cơ quan được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử…”
Quy định về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử tại điểm e, khoản 1, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ
tướng Chính phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, trong Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các cấp “Tích cực ứng dụng cơng nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ”
Quy định về trách nhiệm lập hồ sơ điện tử tại Khoản 5 Điều 13, Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/01/2013 như sau: “Người trực tiếp theo dõi, giải quyết cơng việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện
tử trong q trình theo dõi giải quyết cơng việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điển tử vào Lưu trữ cơ quan”
Quy định về việc tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử tại Điều
38, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng cơng nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước với các nội dung sau: “1. Văn
bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử. 2. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính tồn vẹn của văn bản điện tử. 3. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách đảm bảo tính xác thực, an tồn và khả năng truy cập văn bản điện tử đó.”
Quy định về thực hiện đính kèm file điện tử đối với những hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ tại điểm 2 Cơng văn số 7017/VPCP-HC, ngày
07/9/2012 của Văn phịng Chính phủ như sau: “Từ ngày 01 tháng 10 năm 2012,
Văn phịng Chính phủ khơng tiếp nhận và xử lý những hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giải quyết cơng việc nhưng khơng đính kèm file điện tử”
Quy định lập hồ sơ giải quyết công việc đối với văn bản đến tại điểm 2,
phần II, Công văn số 4089/VPCP-TTĐT ngày 21/4/2017 của Văn phịng Chính phủ về việc hướng dẫn quy trình gửi, nhận văn bản điện tử như sau: “Cấp chuyên viên,
khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải gắn với văn bản đến. Thời hạn xử lý văn bản được tính kể từ thời gian nhận được văn bản đến”
Quy định phân loại, xử lý văn bản điện tử theo luồng hồ sơ công việc tại
điểm 4, phần II, Công văn số 4089/VPCP-TTĐT ngày 21/4/2017 của Văn phịng Chính phủ về việc hướng dẫn quy trình gửi, nhận văn bản điện tử như sau: “Chuyên
viên khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải đề xuất, phân loại văn bản, bao gồm: văn bản không phải phản hồi ý kiến và văn bản phải phản hồi ý kiến”
Quy định về tạo lập hồ sơ công việc tại Điểm 6, Khoản 2 quy định chức
năng quản lý hồ sơ công việc, Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông như sau:“Tạo lập hồ sơ công việc gồm: hồ sơ xử lý
văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo,…”
Hƣớng dẫn xây dựng mã hồ sơ lƣu trữ, lập hồ sơ điện tử tại Khoản 3
Mục II hướng dẫn quản lý hồ sơ trong môi trường mạng, Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.