Quy trình lập hồ sơ điện tử của Ủy ban Dân tộc mà tác giả đề xuất bao gồm có 03 bước. Cụ thể là các bước như sau: (1) Chuẩn bị lập hồ sơ điện tử; (2) Tổ chức lập hồ sơ điện tử; (3) Kết thúc hồ sơ. Trong luận văn này, tác giả cũng trình bày rõ sự khác biệt và tính tương đồng giữa quy trình lập hồ sơ điện tử so với quy trình lập hồ sơ truyền thống như sau:
Về tính tương đồng của 02 quy trình được thể hiện ở một số điểm chung gồm:
+ Cùng sử dụng Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ
+ Đều có các bước lập hồ sơ gồm: mở hồ sơ, lập hồ sơ, hoàn thiện và kết thúc hồ sơ
+ Đều có chủ thể tham gia thực hiện quy trình gồm: VTCQ, LTCQ, Lãnh đạo, CCVC
Để thấy được sự khác biệt giữa 02 quy trình này, tác giả trình bày các bước dưới dạng bảng so sánh như sau:
Dự thảo Quy trình lập hồ sơ điện tử Quy trình lập hồ sơ truyền thống tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV
(được tác giả tóm tắt lại)
Bước 1. Chuẩn bị lập hồ sơ điện tử
Dự thảo Quy trình lập hồ sơ điện tử Quy trình lập hồ sơ truyền thống tại Thơng tƣ số 07/2012/TT-BNV
(được tác giả tóm tắt lại)
+ Xây dựng Khung phân loại hồ sơ + Xây dựng Danh mục hồ sơ
+ Xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ
+ Nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm QLVB&HSCV
+ Nhập danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV và lập Mã hồ sơ
+ Ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ
+ Chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm chuyên dụng lập hồ sơ điện tử
+ Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử
+ Đào tạo, tập huấn CCVC trong cơ quan, đơn vị liên quan đến thực hiện lập hồ sơ điện tử
Bƣớc 2. Tổ chức lập hồ sơ điện tử
+ Mở hồ sơ: CCVC xác định đúng mã
hồ sơ trong Danh mục hồ sơ cho văn bản, tài liệu điện tử
+ CCVC: Chuyển văn bản điện tử, tài
Tổ chức lập hồ sơ công việc
+ Mở hồ sơ: CCVC ghi thông tin của hồ sơ theo Danh mục hồ sơ (ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ) lên bìa hồ sơ
+ CCVC: thu thập tất cả các văn bản, tài liệu trong q trình giải quyết cơng
Dự thảo Quy trình lập hồ sơ điện tử Quy trình lập hồ sơ truyền thống tại Thơng tƣ số 07/2012/TT-BNV
(được tác giả tóm tắt lại)
liệu điện tử vào hồ sơ
+ VTCQ, LTCQ, cán bộ công nghệ thông tin hướng dẫn CCVC lập hồ sơ
điện tử
việc vào hồ sơ tương ứng đã mở
+ VTCQ, LTCQ hướng dẫn CCVC lập hồ sơ
Bước 3. Kết thúc hồ sơ
+ CCVC: Hoàn thiện và cập nhật hồ sơ
lên hệ thống;
+ CCVC: Chuyển hồ sơ điện tử sang cơ sở dữ liệu đơn vị để lưu tạm thời
Kết thúc hồ sơ cơng việc
+ CCVC: Hồn thiện và đóng hồ sơ
+ CCVC lưu hồ sơ hiện hành
Quy trình lập hồ sơ điện tử được mô tả qua bảng và lưu đồ dưới đây:
Bƣớc Nội dung công việc Đơn vị/Ngƣời thực hiện Đơn vị/Ngƣời phối hợp Sản phẩm hoàn thành 1 Chuẩn bị lập hồ sơ
Xây dựng Khung phân loại hồ sơ
Cán bộ Lưu trữ cơ quan
Khung phân loại hồ sơ
Xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ Cán bộ Lưu trữ cơ quan CCVC các Vụ, đơn vị Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ được Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc phê duyệt Nhập Khung phân loại
hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm
QLVB&HSCV
Cán bộ Trung tâm Thông tin
Bƣớc Nội dung công việc Đơn vị/Ngƣời thực hiện Đơn vị/Ngƣời phối hợp Sản phẩm hoàn thành Xây dựng Danh mục hồ sơ
Cán bộ Văn thư cơ quan
CCVCcác Vụ, đơn vị
Danh mục hồ sơ được Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc phê duyệt
Nhập danh mục hồ sơ vào Phần mềm
QLVB&HSCV và lập Mã hồ sơ
Cán bộ Văn thư cơ quan
Cán bộ Trung tâm Thông tin
Ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ
Văn phòng Văn bản hướng
dẫn được Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc phê duyệt
Chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm chuyên dụng lập hồ sơ điện tử
Trung tâm Thông tin
Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử
Trung tâm Thông tin
Đào tạo, tập huấn CCVC trong cơ quan, đơn vị thực hiện lập hồ sơ Vụ Tổ chức Cán bộ -Văn phịng -Trung tâm thơng tin 2 Tổ chức lập hồ sơ điện tử
Bƣớc Nội dung công việc Đơn vị/Ngƣời thực hiện Đơn vị/Ngƣời phối hợp Sản phẩm hoàn thành Mở hồ sơ: xác định đúng mã hồ sơ cho văn bản, tài liệu điện tử
CCVC
Chuyển văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hồ sơ
CCVC Hồ sơ công việc
Hướng dẫn CCVC lập hồ sơ điện tử VTCQ LTCQ Cán bộ Trung tâm Thông tin 3 Kết thúc hồ sơ Hoàn thiện và cập nhật hồ sơ lên hệ thống
CCVC Hồ sơ công việc
Chuyển hồ sơ điện tử sang cơ sở dữ liệu đơn vị để lưu tạm thời
CCVC Hồ sơ công việc
- Bƣớc 1:
+ Xây dựng Khung phân loại hồ sơ kèm theo Mã hồ sơ cơ bản. Việc này chỉ thực hiện một lần đầu tiên khi tổ chức lập hồ sơ điện tử, sau đó sẽ tồn tại mặc định trong Phần mềm QLVB&HSCV.
+ Xây dựng Danh mục hồ sơ; lập Mã hồ sơ. Việc này phải thực hiện định kỳ vào hàng năm. - Bƣớc 2, 3: Phải thực hiện định kỳ vào hàng năm.
Lưu đồ: (Dự thảo) Quy trình lập hồ sơ điện tử áp dụng cho Ủy ban Dân tộc
Căn cứ các quy định pháp lý để xây dựng quy trình, phương pháp, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc tại phần a, mục 2.3.1 Chương 2 của Luận văn này, tác giả đề xuất xây dựng Dự thảo quy trình lập hồ sơ điện tử áp dụng tại Ủy ban Dân tộc được mô tả chi tiết như sau:
VTCQ c c
LTCQ c c
Cán bộ Trung tâm thông tin
CCVC Lãnh Lãnh đạo Văn phòng Xây dựng Khung phân loại hồ sơ Xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ
Lãnh đạo Văn phòng/UBDT Phê duyệt Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ Lấy ý kiến góp ý cho Mã hồ sơ cơ bản Phê duyệt Danh mục hồ sơ Lấy ý kiến Góp ý cho Danh mục hồ sơ Nhập Danh mục hồ sơ vào phần mềm&lập mã hồ sơ Chuẩn bị hạ tầng CNTT, phần mềm chuyên dụng; Nhập Khung phân loại có Mã hồ sơ cơ bản vào phần mềm; Ứng dụng chữ ký số Xây dựng Danh mục hồ sơ Vụ Tổ chức cán bộ Đào tạo, tập huấn CCVC Lập hồ sơ điện tử Kết thúc hồ sơ Lập hồ sơ điện tử Lập hồ sơ điện tử Lập hồ sơ điện tử Lập hồ sơ điện tử Lập hồ sơ điện tử Kết thúc hồ sơ Kết thúc hồ sơ Kết thúc hồ sơ Kết thúc hồ sơ Kết thúc hồ sơ Bước 1 Bước 2 Bước 3 Ban hành văn bản hướng dẫn
* Bƣớc 1: Chuẩn bị lập hồ sơ
Xây dựng Khung phân loại hồ sơ: Cán bộ Lưu trữ cơ quan căn cứ “Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ để xây dựng “Khung phân loại hồ sơ” và bổ sung, điều chỉnh đầy đủ các nhóm hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo ngành, lĩnh vực theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ của Quyết định số 63/QĐ-UBDT, ngày 27/02/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc.
Xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ: Cán bộ Lưu trữ cơ
quan xây dựng và trình Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc phê duyệt Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ gồm “17 ký tự số và tối đa 06 ký tự chữ viết” để thể hiện: mã số cơ quan, mã số năm công việc bắt đầu, mã số nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý, mã số nhóm nhỏ tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý; mã số, ký hiệu hồ sơ (tạm thời) trong danh mục hồ sơ của cơ quan.
Văn phòng xây dựng văn bản hướng dẫn lập hồ sơ điện tử và trình Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc ký ban hành
Cán bộ Trung tâm Thông tin nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm QLVB&HSCV.
Cán bộ Văn thư cơ quan chủ trì, phối hợp CCVC cơ quan xây dựng và trình Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc phê duyệt Danh mục hồ sơ.
Cán bộ Văn thư cơ quan chủ trì, phối hợp với Cán bộ Trung tâm Thông tin nhập danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV và lập Mã hồ sơ.
Trung tâm Thông tin chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm chuyên dụng lập hồ sơ điện tử
Trung tâm Thông tin triển khai ứng dụng chữ ký số trong cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử
Vụ Tổ chức Cán bộ chủ trì, phối hợp Văn phịng và Trung tâm Thông tin tổ chức đào tạo, tập huấn CCVC trong cơ quan, đơn vị thực hiện lập hồ sơ
Theo quan điểm của tác giả thì các nội dung cơng việc của bước 1 được đặt ra với mục đích chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết gồm: quy định pháp lý, nhân lực, cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT, phần mềm chuyên dụng nhằm tạo sự chủ động và chuẩn bị sẵn sàng để triển khai các bước tiếp theo của quy trình lập hồ sơ điện tử
* Bƣớc 2: Tổ chức lập hồ sơ điện tử.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ trong năm trong Phần mềm QLVB&HSCV; trong q trình giải quyết cơng việc, CCVC có trách nhiệm xác định đúng Mã hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu điện tử liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong q trình giải quyết cơng việc, sau đó tích hợp (di chuyển) văn bản, tài liệu điện tử đó vào hồ sơ.
VTCQ, LTCQ chủ trì, phối hợp Trung tâm Thông tin hướng dẫn CCVC lập hồ sơ điện tử
Bƣớc 3. Kết thúc hồ sơ
CCVC xác định công việc kết thúc: Khi cơng việc hồn thành, CCVC được giao nhiệm vụ giải quyết cơng việc có trách nhiệm hồn thiện và kết thúc hồ sơ.
Tất cả hồ sơ đã hồn thiện được cơng chức, viên chức chuyển sang cơ sở dữ liệu “hồ sơ tại vụ, đơn vị” để lưu tạm thời.