Lập hồ sơ trong cơng tác văn thư truyền thống có vai trị,vị trí và ý nghĩa vơ cùng quan trọng, đặc biệt đối với công tác lưu trữ. Điều này đã được khẳng định. Song lập hồ sơ điện tử lại càng quan trọng hơn bội phần.
Bởi vì lập hồ sơ điện tử là một công việc quan trọng trong công tác văn thư điện tử, là cơ sở vật chất ban đầu cho sự tồn tại của công tác lưu trữ. Hồ sơ điện tử vừa là cộng cụ quản lý vừa là kết quả của hoạt động chuyên môn và của hoạt đông quản lý. Nếu thực hiện tốt lập hồ sơ điện tử sẽ đem lại ý nghĩa rất lớn, tác giả khái quát một số ý nghĩa như sau:
- Giúp cán bộ, cơng chức, viên chức: tra tìm được nhanh chóng và đầy đủ văn bản, tài liệu liên quan làm căn cứ khoa học trong giải quyết công việc; nắm được tiến độ giải quyết cơng việc; qua đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản, tài liệu chặt chẽ, qua đó giữ lại đầy đủ bằng chứng pháp lý của mình và giữ gìn bí mật của của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
- Tạo thuận lợi cho lưu trữ cơ quan: tổ chức khoa học tài liệu và tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, trong đó khơng phải thực hiện chỉnh lý tài liệu điện tử.
- Góp phần thực hiện cải cách hành chính của cơ quan: Giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí mua sắm thiết bị, xây dựng kho tàng lưu giữ hồ sơ của cơ quan; tạo ra môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch trong cơ quan; giải quyết công việc với thủ tục nhanh gọn và đơn giản hơn tại cơ quan.