Khi nghiên cứu hồ sơ điện tử, tác giả nhận thấy hồ sơ điện tử có những đặc điểm sau đây:
- Thành phần bên trong của hồ sơ điện tử bao gồm các loại tài liệu điện tử rất đa dạng được tạo lập bằng nhiều loại file có định dạng khác nhau như: file Office, PDF, video, âm thanh, hình ảnh, bảng tính điện tử, biểu đồ, thông tin tĩnh và động…
- Hồ sơ điện tử tồn tại trong môi trường điện tử, bằng mắt thường không quan sát thấy
- Hồ sơ điện tử được lập, giao nộp, lưu trữ, hủy nhất thiết phải có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin (Phần mềm quản lý văn bản và điều hành cơng việc), trong đó có chức năng lập, nộp lưu, lưu trữ, huỷ hồ sơ.
- Hồ sơ điện tử được biên mục bằng mã hồ sơ thay cho tên gọi hồ sơ.
- Hồ sơ điện tử có thể dễ dàng xóa bỏ, chỉnh sửa, sao chép/coppy thành nhiều hồ sơ từ hồ sơ ban đầu, có giá trị như nhau; cho phép gán một văn bản, tài liệu điện tử cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản; cho phép gán một hồ sơ cho nhiều nhóm tài liệu mà không cần nhân bản; có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
- Hồ sơ điện tử có thể phục vụ nhiều người khai thác, sử dụng trong cùng một thời điểm và ở mọi nơi có sử dụng internet. Khi tra tìm hồ sơ có thể tìm được những hồ sơ có liên quan về mặt nội dung với hồ sơ cần tìm kiếm. Thống kê tình hình khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử dựa vào chức năng lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử của hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
- Tuổi thọ của hồ sơ điện tử phụ thuộc vào dữ liệu đặc tả và hệ thống quản lý hồ sơ điện tử đó là một phần mềm ứng dụng có chức năng quản lý hồ sơ điện tử.
- Viết chứng từ kết thúc: không thực hiện đánh số tờ cho các văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hồ sơ trước khi ghi tổng số tờ.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ: được tự động thông báo đối với những hồ sơ hết thời hạn bảo quản trong hệ thống và cho phép đánh giá lại giá trị