Việc quản lý văn bản điện tử đi, đến của Ủy ban Dân tộc được thực hiện trên “chức năng quản lý văn bản đi, đến với các module tương ứng” của phần mềm QLVB&HSCV. Dưới đây là số lượng văn bản điện tử đi, đến của Ủy ban Dân tộc qua các năm được thống kê trên phần mềm QLVB&HSCV:
Năm Văn bản điện tử đến Văn bản điện tử đi
2015 6.936 2.821
2016 5.784 2.679
2017 7.272 2.801
a) Thực trạng quản lý văn bản điện tử đến
Quy trình quản lý văn bản đến trên phần mềm QLVB&HSCV được tác giả mô tả lại gồm các bước như sau: (1) Văn thư tiếp nhận, đăng ký và tham mưu phiếu trình văn bản đến; (2) Lãnh đạo Văn phịng ký phiếu trình văn bản đến và trình LĐUBDT những văn bản đến cần xin ý kiến; (3) LĐUBDT cho ý kiến trên phiếu trình văn bản đến; (4) VTCQ chuyển văn bản điện tử tới các Vụ, đơn vị, cá nhân giải quyết; (5) Lãnh đạo vụ, đơn vị nhập ý kiến phân công giải quyết văn bản và chuyển văn bản điện tử tới CCVC; (6) CCVC giải quyết văn bản đến đối với văn bản cần trả lời, lưu văn bản đến vào CSDL lưu trữ văn bản đến đối với văn bản khơng cần trả lời.
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến trên phần mềm QLVB&HSCV tại Ủy ban Dân tộc (C: có; K: khơng).
b) Quản lý văn bản điện tử đi
Quy trình quản lý văn bản đi của Ủy ban Dân tộc, trên phần mềm QLVB&HSCV được tác giả mô tả lại gồm các bước như sau: (1) CCVC dự thảo văn bản và đính kèm dự thảo văn bản trình Lãnh đạo vụ, đơn vị; (2) Lãnh đạo vụ, đơn vị xem xét, cho ý kiến (Trường hợp không chấp thuận: sửa chữa dự thảo văn bản và gửi lại CCVC dự thảo; CCVC dự thảo tiếp thu ý kiến, chỉnh sửa dự thảo văn bản rồi chuyển lại cho Lãnh đạo vụ, đơn vị; Trường hợp chấp thuận: gửi dự thảo văn bản tới LĐUBDT); (3) Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra thể thức văn bản; (4) LĐUBDT xem xét, cho ý kiến (trường hợp không chấp thuận: sửa dự thảo văn bản và gửi lại đơn vị soạn thảo tiếp thu ý kiến, chỉnh sửa; trường hợp chấp thuận: Văn phòng in văn bản giấy và trình LĐUBDT ký); (5) VTCQ làm thủ tục phát hành,
đăng ký và chuyển văn bản điện tử đi theo nơi nhận văn bản; (6) Đơn vị, cá nhân lưu văn bản đi tại CSDL lưu trữ văn bản đi.
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi trên phần mềm QLVB&HSCV tại Ủy ban Dân tộc (C: có; K: khơng).