trình lập hồ sơ điện tử trong Phần mềm QLVB&HSCV
Để thực hiện được quy trình lập hồ sơ điện tử (theo đề xuất tại mục 3.1.1 của luận văn này), vấn đề đặt ra là cần phải giải quyết được các vấn đề kỹ thuật và công nghệ liên quan trong Phần mềm QLVB&HSCV, cụ thể là:
a) Đảm bảo sự tồn tại của hồ sơ điện tử trong mơi trường mạng
“Vịng đời” hay nói cách khác là “sự tồn tại cần thiết” của hồ sơ điện tử trong môi trường mạng được xác định qua 03 giai đoạn: tạo lập, nộp lưu, lưu trữ. Để đảm bảo yêu cầu, sự tồn tại của hồ sơ điện tử qua 03 giai đoạn này; theo quan điểm của tác giả, Trung tâm Thông tin và LTCQ phải phối hợp cùng thiết kế, xây dựng một “quy trình” hồn chỉnh gồm 03 phần liên quan đến “vòng đời” hồ sơ điện tử như sau:
Thứ nhất, xây dựng phần các chức năng quản lý và xử lý văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ điện tử nhằm quản lý công việc minh bạch, trách nhiệm. Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc đã có các chức năng này. Tuy nhiên phần các chức năng lập hồ sơ điện tử trong phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc chưa hồn chỉnh, chính vì vậy cần phải điều chỉnh, bổ sung. Đây là một trong những nhiệm vụ cần phải nghiên cứu, giải quyết trong đề tài này.
Thứ hai, xây dựng phần các chức năng chuyển giao hồ sơ điện tử vào LTCQ nhằm xác định chính xác danh mục, thời gian, thủ tục phải giao nộp hồ sơ điện tử; đảm bảo hồ sơ điện tử kết thúc q trình giải quyết sẽ khơng tồn tại trong phần các chức năng thứ nhất. Phần các chức năng này chưa có trên phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc. Phần này không thuộc nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài này.
Thứ ba, xây dựng phần các chức năng quản lý hồ sơ điện tử nhằm tiếp nhận hồ sơ điện tử vào LTCQ; đảm bảo quản lý, bảo quản, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy; đảm bảo tìm kiếm, cung cấp hồ sơ điện tử cho tất cả các đơn vị, cá nhân trong cơ quan có thể sử dụng. Phần các chức năng này chưa có trên phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc. Phần này không thuộc nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài này.
b) Hoàn thiện các phần chức năng lập hồ sơ điện tử theo quy trình lập hồ sơ điện tử trong phần mềm QLVB&HSCV
Căn cứ quy trình lập hồ sơ điện tử (theo đề xuất tại mục 3.1.1 của luận văn này), Trung tâm Thơng tin chủ trì, phối hợp Văn phòng cần nghiên cứu, đề xuất thiết kế điều chỉnh, bổ sung các phần chức năng “lập hồ sơ điện tử” trên phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc như sau:
Thứ nhất, bổ sung các phần chức năng lập hồ sơ điện tử còn thiếu phải đáp
ứng được các tác nghiệp: tạo Khung phân loại hồ sơ; tạo Mã hồ sơ cơ bản cho Khung phân loại; tạo Danh mục hồ sơ; tạo Mã hồ sơ; di chuyển văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ; chuyển hồ sơ vào cơ sở dữ liệu. Cụ thể là:
Tạo và nhập Khung phân loại hồ sơ: cho phép cán bộ Trung tâm thông tin tạo và nhập thông tin cơ bản các hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản theo từng năm trong Khung phân loại hồ sơ.
Tạo và nhập Danh mục hồ sơ: cho phép VTCQ tạo và nhập thông tin các hồ sơ tương ứng có trong Danh mục hồ sơ theo từng năm được lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
Tạo Mã hồ sơ: cho phép VTCQ lập Mã hồ sơ trên cở sở kế thừa các thông tin từ Khung phân loại hồ sơ đã được gắn Mã hồ sơ cơ bản theo từng năm.
Tạo “Chuyển vào hồ sơ điện tử”: thay thế chức năng “tạo file đính kèm” bằng chức năng “Chuyển vào hồ sơ” đối với văn bản, tài liệu điện tử, với chức năng này cho phép CCVC “sao chép, di chuyển” văn bản điện tử đi, đến, tài liệu điện tử, ý kiến chỉ đạo có cùng "Mã hồ sơ” vào hồ sơ cơng việc, thay cho việc phải “tạo file đính kèm”.
Tạo “chuyển cơ sở dữ liệu”: cho phép CCVC chuyển cơ sở dữ liệu tại đơn vị để lưu tạm thời đối với những hồ sơ đã lập xong.
Thứ hai, phân quyền truy cập:
- Phân quyền truy cập “Khung phân loại hồ sơ”: Cho phép cán bộ Trung tâm Thông tin truy cập vào xem, kiểm tra, chỉnh sửa thông tin nội dung trong Khung phân loại hồ sơ khi cần thiết, nhất là đối với hồ sơ phát sinh. - Phân quyền truy cập “Dạnh mục hồ sơ”: Cho phép VTCQ truy cập vào
xem, kiểm tra, chỉnh sửa thông tin nội dung trong Danh mục hồ sơ khi cần thiết, nhất là đối với hồ sơ phát sinh ngoài Danh mục.
- Phân quyền truy cập “Lập hồ sơ điện tử”: Cho phép CCVC thực hiện “thêm mới” hồ sơ đối với hồ sơ phát sinh ngoài Danh mục hồ sơ khi lập hồ sơ điện tử.
c) Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu điện tử
Đa số văn bản, tài liệu điện tử được sản sinh và lưu giữ dưới dạng điện tử, vật mang tin và thông tin không gắn liền với nhau. Do đó, thơng tin trong văn bản, tài liệu điện tử dễ bị chia sẻ, thay đổi, xóa bỏ, sao chép… Để văn bản, tài liệu điện tử có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao, vấn đề đặt ra hiện nay là phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật và cơng nghệ nhằm bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu điện tử. Tính xác thực của văn bản, tài liệu điện tử có mối liên chặc chẽ với tính tồn vẹn và tính nhận dạng. Văn bản, tài liệu điện tử được coi là xác thực nếu toàn vẹn được các yếu tố thuộc về nội dung, bối cảnh và cấu trúc ban đầu của nó. Hiện nay, các văn bản, tài liệu điện tử của Ủy ban Dân tộc hình thành dưới dạng thông điệp dữ liệu cịn thiếu chữ ký số của người có thẩm quyền và dấu đóng trên văn bản, vì vậy chưa đảm bảo tính pháp lý, độ an toàn từ khâu tạo lập, chuyển giao, giải quyết công việc. Với các văn bản, tài liệu điện tử được số hóa từ văn bản, tài liệu giấy cũng đang gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính xác thực. Trong q trình số hóa văn bản, tài liệu, hầu như chưa có một biện pháp kỹ thuật, cơng nghệ nào để đảm bảo độ tin cậy, tính tồn vẹn của các văn bản, tài liệu được số hóa. Chính vì vậy, các văn bản, tài liệu điện tử chưa được thừa nhận có giá trị pháp lý, chưa bảo
đảm tính xác thực và khơng đủ độ tin cậy để có thể thay thế văn bản, tài liệu giấy trong giao dịch.
Từ thực trạng trên cho thấy, để bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu điện tử, Ủy ban Dân tộc cần phải triển khai sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử trong tồn cơ quan. Bởi vì:
- Chữ ký điện tử, chữ ký số có khả năng xác nhận người ký thơng điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. Chữ ký số là chữ ký điện tử dựa trên cơ sở hạ tầng khóa cơng khai. Tính chất của chữ ký số là tính xác thực (tính chống chối bỏ). Một văn bản, tài liệu đã được ký bởi chữ ký số thì văn bản, tài liệu khi bị chỉnh sửa sẽ biết ai là người chỉnh sửa và có bị chỉnh sửa trái phép không.
- Chữ ký điện tử, chữ ký số ngăn chặn khả năng giả mạo chữ ký. Theo nghiên cứu của các chuyên gia, khả năng giả mạo chữ ký điện tử là 10%, trong khi đó với chữ ký tay, khả năng này có thể tăng lên đến 60-70%.
- Chữ ký điện tử, chữ ký số ngăn chặn khả năng làm giả một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu. Bởi vì văn bản, tài liệu điên tử được ký bằng chữ ký điện tử không thể thay đổi. Bất cứ sự thay đổi nào, dù là nhỏ nhất cũng sẽ bị phát hiện, lưu lại bởi chữ ký điện tử. Cụ thể hơn là khi văn bản, tài liệu bị thay đổi, khóa cơng khai và khóa bí mật sẽ khơng cịn tương thích. Đồng nghĩa với điều đó, chữ ký điện tử cũng góp phần khẳng định tính nguyên gốc của văn bản, tài liệu.
- Chữ ký điện tử, chữ ký số trên các văn bản, tài liệu điện tử có giá trị như chữ ký tay trên văn bản, tài liệu giấy nếu chữ ký số được chứng thực và công nhận về mặt pháp lý.
d) Bảo đảm bảo mật và an tồn thơng tin
Bảo mật và an tồn thơng tin trong việc chia sẻ, lưu giữ văn bản, tài liệu điện tử luôn luôn là vấn đề quan trong đối với cơ quan Ủy ban Dân tộc, đặc biệt khi văn bản, tài liệu được trao đổi qua mạng nội bộ và Internet. Các thông tin trong văn
bản, tài liệu khi trao đổi trên mạng thường sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị mất an toàn như: bị truy cập bất hợp pháp, sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những người không được phép. Nguy hiểm hơn là khi văn bản, tài liệu bị thay đổi nội dung trước khi chuyển đến cho người nhận. Việc đánh cắp thông tin trên văn bản, tài liệu điện tử dễ xảy ra và khó phát hiện hơn nhiều do tính chất vơ hình, dễ nhân bản và dễ hủy bỏ của chúng. Bằng cách sử dụng các công nghệ, kỹ thuật đơn giản như bắt gói tin trên đường truyền, thâm nhập trực tiếp vào các máy tính chứa các dữ liệu, văn bản quan trọng; những cá nhân có mục đích xấu có thể dễ dàng lấy được các văn bản tài liệu này. Việc lấy cắp, truy cập lại càng dễ dàng hơn nếu những cá nhân có mục đích xấu này lại là những người có hiểu biết về cơng nghệ thông tin hoặc là những người quản trị hệ thống, quản trị ứng dụng trong cơ quan.
Để tìm lời giải cho bài toán chia sẻ, lưu chuyển, lưu trữ văn bản, tài liệu chứa dữ liệu mật nói chung và dữ liệu cá nhận nói riêng, phải từng bước số hóa các dữ liệu đó và tận dụng các tiện ích của cơng nghệ thơng tin trong việc hỗ trợ bảo mật để nâng cao an tồn thơng tin, cụ thể là việc áp dụng cơng nghệ mã hóa, giải mã, chữ ký số… khi chia sẻ, lưu trữ các văn bản, tài liệu. Cụ thể là:
- Mã hóa: có thể hiểu đơn giản là q trình biến đổi thông tin từ dạng plain tex (“unhidden”) sang dạng cryptic text (hidden) để đảm bảo bí mật các tài liệu quan trọng để không một kẻ tấn công nào có thể truy cập tài liệu dưới dạng plaint text.
- Cài đặt phần mềm chống độc: nhằm ngăn chặn phá hoại của phần mềm mã độc làm cho văn bản, điện tử bị hỏng, không thể truy cập để lấy thông tin. Để giảm rủi ro lây nhiễm phần mềm độc hại từ bên ngoài vào hệ thống hệ thống lưu trữ thì các cổng kết nối, ổ đĩa đọc của máy trạm phải được vơ hiệu hóa việc gắn kết thiết bị lưu trữ di động.