điện tử
Để tổ chức thực hiện quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc hiệu quả thì phải có trách nhiệm của Văn phịng. Hay nói cách khác trách nhiệm của Văn phòng trong tổ chức quản lý hồ sơ điện tử để phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của cơ quan được thể hiện như sau:
Xây dựng, rà soát, sửa đổi, bổ sung quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước và điều kiện thực tế tại Ủy ban Dân tộc; xây dựng quy định liên quan để triển khai thực hiện quy trình, phương pháp lập hồ sơ gồm: văn bản hướng dẫn, Danh mục hồ sơ, Khung phân loại...
Sắp xếp, bố trí, phân cơng nhiệm vụ CCVC thuộc Văn phịng tham gia thực hiện quy trình lập hồ sơ điện tử.
Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ điện tử cho Lãnh đạo, CCVC trong cơ quan.
Tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình lập hồ sơ điện tử tại các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc.
Xây dựng, vận hành hệ thống phần mềm: Văn phòng đề xuất nội dung để Trung tâm Thông tin xây dựng, nâng cấp, điều chỉnh, bổ sung phần mềm cho phù hợp, đáp ứng thực hiện quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử.
Phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ trong tổ chức tập huấn nghiệp vụ để thực hiện quy trình lập hồ sơ điện tử
Tiểu kết Chƣơng 3
Tại chương 3, tác giả đã nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp, biện pháp tổ chức lập hồ sơ điện tử của Ủy ban Dân tộc.
Về Quy trình lập hồ sơ điện tử của Ủy ban Dân tộc, tác giả đã đề xuất quy trình gồm có 03 bước: (1) chuẩn bị lập hồ sơ điện tử, (2) Tổ chức lập hồ sơ điện tử, (3) Kết thúc hồ sơ.
Về ban hành quy định, Ủy ban Dân tộc phải ban hành quy định các vấn đề còn thiếu liên quan đến lập hồ sơ điện tử. Cụ thể: Thứ nhất, quy định phải giải thích các thuật ngữ liên quan đến hồ sơ điện tử và quy định cụ thể các nguyên tắc, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ điện tử; Thứ hai, quy định cụ thể về các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ liên quan đến lập hồ sơ điện tử như là: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ, đặt tên file văn bản điện tử; Thứ ba, quy định ứng dụng chữ ký số; Thứ tư, quy định trách nhiệm và chế tài đối với cán bộ, CCVC trong thực hiện lập hồ sơ điện tử.
Về ban hành văn bản hướng dẫn, Ủy ban Dân tộc cần ban hành văn bản hướng dẫn bằng việc cụ thể thành các biểu bảng mẫu về lập hồ sơ điện tử.
Về giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cơng nghệ liên quan đến quy trình lập hồ sơ điện tử trong Phần mềm QLVB&HSCV, Trung tâm Thơng tin chủ trì, phối hợp Văn phịng nghiên cứu, đề xuất thiết kế điều chỉnh, bổ sung các phần chức năng “lập hồ sơ điện tử” còn thiếu trên phần mềm QLVB&HSCV cho phù hợp.
Về biện pháp tổ chức thực hiện, Ủy ban Dân tộc cần triển khai các biện pháp tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử tại cơ quan. Đó là: Thứ nhất, nâng cao nhận thức và tập huấn, hướng dẫn đối với cán bộ, công chức, viên chức; Thứ hai, tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập hồ sơ điện tử.
Ngoài ra, tại chương 3 cũng đề cập đến trách nhiệm của Văn phòng trong tổ chức thực hiện quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử
KẾT LUẬN
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động đến hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước càng rõ rệt. Hoạt động giao dịch giữa các cơ quan có sự thay đổi từ giao dịch bằng văn bản, tài liệu giấy sang giao dịch bằng văn bản, tài liệu điện tử thông qua mạng Internet cùng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. Khi cơng nghệ thơng tin càng phát triển thì văn bản, tài liệu điện tử càng chiếm đa số và đến một lúc nào đó có khả năng thay thế hồn tồn văn bản, tài liệu giấy. Cùng với đó, việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử đỏi hỏi chặt chẽ giống như quản lý văn bản truyền thống. Để thực hiện được việc này thì cơng tác lập hồ sơ điện tử đóng vai trị quan trọng, khơng thể phủ nhận. Để công tác lập hồ sơ điện tử được triển khai thực hiện tốt tại các cơ quan các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật về lập hồ sơ điện tử để tạo hành lang pháp lý cho các cơ quan thực hiện thống nhất. Đối với Ủy ban Dân tộc, lập hồ sơ điện tử là một cơng việc có tính cấp thiết và quan trọng trong giai đoạn hiện nay nhằm đảm bảo giá trị của hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Nghiên cứu cụ thể về xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử là một trong những nội dung của đề tài “Xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân
tộc”. Các mục tiêu của Đề tài lần lượt được giải quyết qua 3 chương của Đề tài.
Với kết quả nghiên cứu của Đề tài, tác giả hy vọng rằng sẽ giúp cơ quan nắm bắt cụ thể hơn về thực trạng lập hồ sơ điện tử hiện nay, cả những thuận lợi, khó khăn và thách thức để có những quyết sách, hành động phù hợp trong thời gian tới góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác lập hồ sơ điện tử nói riêng và cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung.
Trên đây là một số kết quả nghiên cứu của Đề tài “Xây dựng quy trình,
phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc”. Với một Đề tài cần sự kết
hợp chặt chẽ giữa lý luận và thực tiễn về lập hồ sơ điện tử, công nghệ thông tin, cơng tác văn thư thì những hạn chế, thiếu sót là khơng tránh khỏi, chính vì vậy tác giả rất mong nhận được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô và đồng nghiệp để Đề tài được hoàn thiện hơn.