quy trình, phƣơng pháp lập hồ sơ điện tử
Về quản lý văn bản điện tử: Văn bản điện tử của Ủy ban Dân tộc chủ yếu được hình thành từ việc số hóa (Scan) từ văn bản, tài liệu giấy tại VTCQ. Văn bản đi, đến (điện tử) kèm theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan đã được VTCQ chuyển tới các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Về lập hồ sơ điện tử: Ủy ban Dân tộc đã thiết lập được quy trình lập hồ sơ cơng việc trên Phần mềm QLVB&HSCV, điều đó đã tạo cơ sở cho lập hồ sơ cơng việc trong q trình giải quyết cơng việc; Phần mềm QLVB&HSCV cho phép tạo file đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ cơng việc; bên cạnh đó đã có một số dạng hồ sơ là một phần của hồ sơ điện tử được lập để thực hiện chuyển liên thông và theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến.
b) Hạn chế
Về quản lý văn bản, tài liệu điện tử:
Văn bản điện tử được hình thành dưới dạng số hóa, thơng điệp dữ liệu chưa đầy đủ về thể thức và chưa đảm bảo tính pháp lý. Hạn chế này thể ở một điểm dưới đây:
Tài liệu điện tử, văn bản điện tử của Ủy ban Dân tộc được số hóa (scan) từ tài liệu giấy tại VTCQ. Tuy nhiên đối với loại văn bản, tài liệu kèm theo với số lượng lớn (ở dạng quyển) vẫn phải trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống.
Tài liệu điện tử, văn bản điện tử được tạo lập trực tiếp ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc tiếp nhận qua môi trường mạng tại cơ quan chưa đảm bảo tính xác thực.
Tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử nội bộ giữa các vụ, đơn vị: phần lớn các văn bản được trao đổi dưới dạng file “.doc” đồng thời gửi bằng văn bản giấy để thuận lợi cho giải quyết công việc.
Như vậy, hạn chế cơ bản hiện nay là văn bản điện tử, tài liệu điện tử được tạo ra từ số hóa (scan) hoặc tồn tại dưới dạng file “.doc” khơng đảm bảo tính xác thực, tính pháp lý.
Khó khăn trong việc phân định bản chính, bản gốc, bản sao của văn bản, tài liệu điện tử. Nếu như đối với văn bản, tài liệu giấy, có thể dễ dàng xác định bản gốc, bản chính, bản sao thì đối với văn bản, tài liệu điện tử không như vậy.
Quy trình quản lý văn bản đi, đến trên Phần mềm QLVB&HSCV bị gãy khúc do Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Vụ, đơn vị thực hiện ký trực tiếp trên phiếu trình giải quyết văn bản đến, phiếu trình ký văn bản, dự thảo văn bản trình ký.
Về lập hồ sơ điện tử
Văn bản điện tử đi, đến, văn bản nội bộ: theo quy trình quản lý văn bản đi, đến, CCVC chỉ thực hiện lưu thành tập lưu văn bản đi, đến tại CSDL đơn vị, chưa được chuyển (di chuyển) vào hồ sơ công việc. Chỉ lập hồ sơ văn bản đối với văn bản đến cần giải quyết.
Việc tập hợp file đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ cơng việc trên phần mềm QLVB&HSCV: chỉ cho phép đính kèm file văn bản, tài liệu có liên quan do CCVC tạo trên máy tính; khơng tập hợp được ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo; việc tạo file văn bản trên máy vi tính để đính kèm vào hồ sơ đó là một thao tác thủ cơng, tốn nhiều thời gian, khơng thuận tiện cho hồn thiện hồ sơ.
Văn bản điện tử thường bị gửi chậm và nhiều khi chưa thống nhất với văn bản giấy, chính vì vậy CCVC giải quyết cơng việc và xử lý hồ sơ trên mơi trường mạng gặp khó khăn.
c) Nguyên nhân
Do tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ trên phần mềm QLVB&HSCV chưa được chuẩn hóa. Vì vậy nó chưa tạo sự thống nhất trong triển khai lập hồ sơ điện tử; Ủy ban Dân tộc chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ làm công cụ trợ giúp cho việc lập hồ sơ điện tử. Bên cạnh đó, Ủy ban Dân tộc chưa ban hành các văn bản quy định liên quan đến quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử như: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, đặt tên file văn bản số hóa, tiêu chuẩn file ảnh văn bản số hóa. Sự phân tích nêu trên cho thấy rằng, cho đến nay Ủy ban Dân tộc chƣa xây dựng đƣợc quy trình, phƣơng pháp lập hồ sơ điện tử, chƣa xây dựng đƣợc hƣớng dẫn thực hiện quy trình lập hồ sơ điện tử. Trong đó bao gồm cả áp dụng chữ ký
số. Thật vậy, chữ ký số chưa được thực hiện tại cơ quan. Nếu được thực hiện thì các loại tài liệu, văn bản điện tử mới đảm bảo tính xác thực (bằng chữ ký số) và sẽ được gửi qua mạng mà không phải gửi thêm bản giấy. Theo quy định thì chữ ký số
của người có thẩm quyền, cơ quan, đơn vị có thể thay thế chữ ký và con dấu trên văn bản giấy. Trên thực tế, tại cơ quan có nhiều hình thức ký như: ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền và hình thức dùng dấu cũng khá đa dạng như: giáp lai, treo, khẩn…., cần phải giải quyết những vấn đề này trong môi trường mạng. Khi văn