a) Căn cứ pháp lý
Quy trình, phương pháp, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc, được xây dựng căn cứ vào các quy định cơ bản sau đây: (Để thuận lợi cho việc trình bày trong luận văn, chúng tơi giới thiệu các quy định có liên quan dưới dạng bảng)
Các quy định pháp lý Nội dung áp dụng tại Ủy ban Dân tộc Những điểm cần bổ sung Khoản 3, phần II , Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử
Xây dựng Khung phân loại hồ sơ; nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào phần mềm QLVB&HSCV; xây dựng Danh mục hồ sơ; nhập Danh mục hồ sơ vào phần mềm QLVB&HSCV và lập mã hồ sơ Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02/3/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc
Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử
- Khoản 3.1, phần II, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định về mã hồ sơ lưu trữ văn bản đi, đến
- Khoản 3.2 phần II , Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN
Xây dựng phương pháp xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ
Quy định về Mã cơ quan, năm công việc bắt đầu, phân công người thực hiện
Các quy định pháp lý Nội dung áp dụng tại Ủy ban Dân tộc
Những điểm cần bổ sung
ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
- Khoản 4, Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định nội dung lập Danh mục hồ sơ
- Khoản 1.2, Phần II tại Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – phần việc của CCVC chuyên môn chủ trì giải quyết cơng việc có trách nhiệm: “tập hợp văn bản liên quan đến cơng việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử”
- Văn bản hiện hành quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc và các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc
Xây dựng phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ
Xây dựng Mã hồ sơ là sự kết hợp số, ký hiệu hồ sơ và Mã hồ sơ cơ bản của Khung phân loại hồ sơ; phân công cụ thể người thực hiện
Điểm c, Khoản 2 của phần hướng dẫn gửi hồ sơ điện tử
Hướng dẫn đặt tên file văn bản điện tử
Các quy định pháp lý Nội dung áp dụng tại Ủy ban Dân tộc
Những điểm cần bổ sung
kèm theo Công văn số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2012 của Văn phịng Chính phủ về việc gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ: “Tên các file điện tử không
sử dụng các dấu tiếng Việt và ký tự đặc biệt để phần mềm và hệ thống truyền nhận, người sử dụng không bị mắc lỗi”. - Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ - Quyết định số 63/QĐ- UBDT, ngày 27/02/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc
Xây dựng Khung phân loại hồ sơ
b) Tình hình tài liệu
Các nhóm hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Dân tộc qua các giai đoạn, nhất là nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thông qua mục lục hồ sơ của cơ quan, đó là cơ sở để phục vụ cho xây dựng Khung phân loại hồ sơ