a) Kết quả đạt được
Trong thời gian qua Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương liên quan đã ban hành các quy định, hướng dẫn về Chính phủ điện tử; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử; quy định liên quan đến giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chữ ký điện tử; trách nhiệm của các chủ thể trong việc quản lý, lập hồ sơ điện tử. Với các quy định, hướng dẫn này, bước đầu tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện lập hồ sơ điện tử trong những năm vừa qua tại Việt Nam.
Căn cứ các quy định, hướng dẫn Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương; Ủy ban Dân tộc đã ban hành các quy định về ứng dụng công nghệ thông tin đối với các Vụ, đơn vị trong tồn cơ quan, trong đó bước đầu đã có một số quy định liên quan đến việc tạo lập, trao đổi văn bản điện tử trong q trình giải quyết cơng việc và lập hồ sơ công việc. Nếu như quy định tại các công văn, quyết định trước đây chưa đề cập đến “lập hồ sơ điện tử” mà chỉ đề cập đến trao đổi văn bản điện tử, thì tại Quyết định số 67/QĐ-UBDT, ngày 02/3/2018 đã quy định cụ thể đối với danh mục văn bản, tài liệu trong trường hợp nào áp dụng hoàn toàn giao dịch điện tử, trường hợp nào áp dụng hình thức giao dịch điện tử kèm văn bản giấy, đồng thời đã quy định về “Quy trình lập Hồ sơ cơng việc/Hồ sơ xử lý văn bản”. Quyết định số 67 này là cơ sở pháp lý để CCVC thực hiện QLVB&HSCV, mặt khác cịn tạo cơ sở hồn thiện phần mềm QLVB&HSCV nhằm tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan trên mạng máy tính. Thơng qua mơi trường này các vụ, đơn vị có thể trao đổi thơng tin, đồng thời thực hiện các công việc theo dõi văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc.
Các quy định, hướng dẫn của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương liên quan về lập hồ sơ điện tử chưa đầy đủ, tính pháp lý chưa cao, chủ yếu mang tính khung cơ bản. Cụ thể là Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước không phải là văn bản quy phạm pháp luật, chỉ là văn bản mang tính chất hướng dẫn và hướng dẫn chưa rõ ràng việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ, chưa hướng dẫn cách đặt tên file và đóng dấu đến trên văn bản điện tử. Những hạn chế này dẫn đến các cơ quan thiếu những căn cứ pháp lý để đánh giá việc thực hiện và xác định yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật để lập hồ sơ điện tử, đồng thời phần lớn hồ sơ điện tử chưa được lập theo yêu cầu trong quá trình giải quyết công việc.
Đối với Ủy ban Dân tộc, mặc dù đã ban hành quy định về “Quy trình lập Hồ sơ công việc/Hồ sơ xử lý văn bản” tại Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02/3/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc. Tuy nhiên trong quy định này có một số hạn chế như sau:
Chưa phân định rõ quy định từng quy trình trong 02 quy trình, điều đó chưa tạo sự thống nhất trong việc thiết kế 02 quy trình đó trên phần mềm QLVB&HSCV
Về giải thích thuật ngữ “Hồ sơ công việc”, “Hồ sơ xử lý văn bản”: Tại điểm 3, Điều 2 của Quy chế có giải thích “Hồ sơ cơng việc là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết một cơng việc thuộc phạm vi, chức năng của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân”. Với cách giải thích này “hồ sơ cơng việc” được hiểu theo góc độ “hồ sơ giấy” được quy định trong văn bản nhà nước hiện hành, chưa theo góc độ “Hồ sơ điện tử”. Mặt khác trong Quy chế có đề cập đến “Hồ sơ xử lý văn bản”, tuy nhiên “Hồ sơ xử lý văn bản” chưa được giải thích trong Quy chế. Như vậy CCVC chưa thể phân biệt được bản chất của 02 hồ sơ này trong quy chế.
Các bước của quy trình: chưa phân cơng người thực hiện, chưa rõ ràng, chưa cụ thể, chưa căn cứ theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước; hiện tại Ủy ban Dân tộc chưa ban hành hướng dẫn cụ thể để triển khai về lập hồ sơ theo quy trình.
c) Nguyên nhân các hạn chế của quy định tại Ủy ban Dân tộc
Ủy ban Dân tộc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản từ những năm 2005 theo các quy định, hướng dẫn từ Bộ Thơng tin và Truyền thơng. Sau đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 02 văn bản về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng là Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 và Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015. Tuy nhiên, cả 02 văn bản này chưa rõ ràng, chưa cụ thể về xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ; chính vì vậy rất khó khăn để triển khai đối với công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan. Như vậy, Ủy ban Dân tộc khơng có cơ sở để xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn để hướng dẫn lập hồ sơ điện tử đối với các vụ, đơn vị trong cơ quan.
Mặc dù Ủy ban Dân tộc đã có quy định về “Quy trình lập Hồ sơ công việc/Hồ sơ xử lý văn bản” tại Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02/3/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc. Nhưng thực tế các quy định này chưa đáp ứng u cầu vì chưa có sự phối hợp chặt chẽ của Văn phòng là đơn vị tham mưu Ủy ban Dân tộc quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ với Trung tâm Thông tin là đơn vị tham mưu Ủy ban Dân tộc quản lý nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành cơng việc. Chính vì vậy ứng dụng cơng nghệ thơng tin để lập hồ sơ tại các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc chưa hiệu quả.
Tiểu kết chƣơng 1
Tại Chương I, tác giả đã hệ thống lại những vấn đề lý luận liên quan đến tài liệu điện tử, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử như là các khái niệm, giải thích thuật ngữ, u cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử; trách nhiệm lập hồ sơ điện tử.
Cũng tại chương này, tác giả đã hệ thống lại các quy định, hướng dẫn hiện hành của các cơ quan có thẩm quyền, Ủy ban Dân tộc liên quan đến lập hồ sơ điện tử: Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chưa rõ ràng việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ, chưa phân công người thực hiện lập hồ sơ, chưa hướng dẫn cách đặt tên file và đóng dấu đến trên văn bản điện tử, chưa quy định về gửi kèm dữ liệu đặc tả cho từng văn bản điện tử; Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02/3/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc chưa quy định cụ thể các bước, phân công người thực hiện đối với Quy trình lập Hồ sơ cơng việc/Hồ sơ xử lý văn bản, giải thích “Hồ sơ công việc” chưa theo góc độ “hồ sơ điện tử”, chưa giải thích thuật ngữ “Hồ sơ xử lý văn bản”
Có thể thấy lý luận về các khái niệm, thuật ngữ, yêu cầu, đặc điểm của hồ sơ điện tử và trách nhiệm lập hồ sơ điện tử cơ bản đã được làm rõ. Những ưu điểm, hạn chế của quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Hướng dẫn 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành được tác giả kế thừa, đồng thời đề xuất bổ sung để áp dụng vào Ủy ban Dân tộc trong luận văn này.