cơ sở vật chất để thực hiện lập hồ sơ điện tử
a) Ban hành văn bản quy định lập hồ sơ điện tử
Trong khi chờ đợi các văn bản quy định, hướng dẫn còn thiếu của Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin và Truyền thông; trên cơ sở các quy định, hướng dẫn hiện hành của các cơ quan có thẩm quyền và các tính năng ưu biệt của cơng nghệ thông tin; đồng thời để thực hiện lập hồ sơ điện tử thống nhất, đảm bảo tính xác thực, tính tồn vẹn và có khả năng truy cập. Ủy ban Dân tộc liên tục cập nhật, bổ sung, điều chỉnh các quy định cho phù hợp với q trình phát triển cơng nghệ thơng tin như: Chính phủ điện tử, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, chữ ký số, số hóa, sử dụng mạng, bảo vệ thơng tin…; nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động điều hành của cơ quan nói chung và vào cơng tác văn thư trong đó là lập hồ sơ điện tử nói riêng.
Trên cơ sở các quy định, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; theo tác giả, Văn phịng chủ trì, phối hợp với Trung tâm Thơng tin đề xuất Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc cần phải ban hành quy định các vấn đề còn thiếu như sau:
- Thứ nhất, trong quy định phải giải thích các thuật ngữ liên quan đến hồ sơ điện tử và quy định cụ thể các nguyên tắc, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ điện tử; đặc biệt phải phân biệt hồ sơ điện tử với hồ sơ văn bản. Quy định này giúp các Vụ, đơn vị trong cơ quan hiểu đúng, hiểu chính xác thuật ngữ để triển khai thực hiện đúng định hướng, nhằm giải quyết yêu cầu thực tế quản lý hồ sơ điện tử của cơ quan hiện nay.
- Thứ hai, quy định cụ thể về các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ liên quan đến lập hồ sơ điện tử như là: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ, đặt tên file văn bản điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên phần mềm QLVB&HSCV theo quy trình đã được xây dựng. Quy định này để định hướng hồ sơ điện tử đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và thống nhất với hồ sơ công việc giấy.
- Thứ ba, quy định nghiêm túc ứng dụng chữ ký số để đảm bảo tài liệu điện tử có tính xác thực ngay từ khi tài liệu được tạo lập. Hiện nay, chữ ký số áp dụng trong các cơ quan thực hiện theo Luật Cơ yếu số 05/2011/QH13 ngày 26/11/2011.
- Thứ tư, quy định rõ ràng trách nhiệm và chế tài đối với cán bộ, CCVC trong thực hiện quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử.
b) Ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện lập hồ sơ điện tử
Để thực hiện quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử tại mục 3.1 thuận lợi, hiệu quả và thống nhất tại cơ quan. Văn phòng cần đề xuất Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc ban hành văn bản hướng dẫn các Vụ, đơn vị về lập hồ sơ điện tử.
Hướng dẫn của Ủy ban Dân tộc về lập hồ sơ điện tử gồm 2 phần:
Phần nội dung gồm có:
- Các quy định chung về lập hồ sơ điện tử như: giải thích thuật ngữ, nguyên tắc, yêu cầu; trình tự, cách thực hiện; trách nhiệm thực hiện. - Các nội dung hướng dẫn: (1) hướng dẫn xây dựng Khung phân loại hồ
sơ; (3) hướng dẫn nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm QLVB&HSCV; (4) hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ; (5) hướng dẫn nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV và hoàn thiện Mã hồ sơ; (6) hướng dẫn lập hồ sơ điện tử; (7) hướng dẫn đặt tên file văn bản điện tử. (từ nội dung số (1) đến số (6) tác giả đã phân tích và
xây dựng nội dung hướng dẫn này tại Mục 3.1.2).
Đối với nội dung (7) hướng dẫn đặt tên file văn bản điện tử, tác giả phân tích và xây dựng nội dung hướng dẫn này như sau:
Theo tác giả, việc đặt tên file văn bản điện tử phải đảm bảo tính duy nhất để tránh xung đột tên file khi chúng di chuyển từ vị trí này đến vị trí khác trong mơi trường mạng; đồng thời tạo ra sự thống nhất, nhận biết dễ dàng, sử dụng và quản lý thuận lợi.
Khi xây dựng hướng dẫn đặt tên file văn bản điện tử, tác giả căn cứ các quy định pháp lý để xây dựng quy trình, phương pháp, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc tại phần a, mục 2.3.1 Chương 2 của Luận văn này. Bên cạnh đó, đặc điểm dễ dàng nhất để nhận biết các loại văn bản của các cơ quan nhà nước là “số, ký hiệu và ngày tháng năm của văn bản” và đặc điểm dễ dàng nhất để xác định thời điểm văn bản được xử lý trên Phần mềm QLVB&HSCV là “số đến”, mặt khác số đến của một văn bản đến và số của văn bản đi là duy nhất, thống nhất giữa hệ thống văn bản điện tử và hệ thống văn bản giấy, được cấp theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm. Vì vậy, tác giả chọn đặc điểm này để đặt tên các file văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đến giấy như sau: số đến.số.ký hiệu.năm văn bản.pdf; và đặt tên file văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đi giấy như sau: số.ký hiệu.năm văn bản.pdf. Trong trường hợp văn bản điện tử khơng có số, ký
hiệu thì việc đặt tên file văn bản điện tử chỉ khác ở chỗ thay “số.ký hiệu” bằng “0.tên văn bản điện tử viết liền khơng dấu”.
Ví dụ 1: VTCQ tiếp nhận văn bản đến giấy và đăng ký vào “sổ đăng ký văn bản đến” có số thứ tự là 500; đó là Quyết định số 686/QĐ-TTg ngày 10/6/2017 của Thủ tướng Chính phủ; thì văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đến giấy này sẽ được đặt tên như sau: 500.686.QĐ-TTg.2017.pdf. (Ghi chú: Trên máy tính của
VTCQ, tạo các foder tương ứng với “Sổ đăng ký văn bản đến” và lưu văn bản điện tử trong các foder theo thứ tự “số đến”).
Ví dụ 2: VTCQ làm thủ tục phát hành văn bản đi và đăng ký vào “sổ đăng ký văn bản đi” Quyết định số 686/QĐ-UBDT ngày 10/6/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc; văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đi giấy này sẽ được đặt tên như sau: 686.QĐ-UBDT.2017.pdf. (Ghi chú: Trên máy tính của VTCQ, tạo
các foder tương ứng với “Sổ đăng ký văn bản đi” kết hợp với “năm/quý/tháng” và lưu văn bản đi trong các foder theo thứ tự “số, ký hiệu văn bản”).
Ví dụ 3 (văn bản khơng có số, ký hiệu): VTCQ tiếp nhận văn bản đến giấy và đăng ký vào “sổ đăng ký văn bản đến” có số thứ tự là 501; đó là đơn kiến nghị của 01 cá nhân viết ngày 20/6/2017 gửi Ủy ban Dân tộc; thì văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đến giấy này sẽ được đặt tên như sau: 501.0.donkiennghi.2017.pdf.
Việc đặt tên file văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đi rất cần thiết vì khi phát hành văn bản điện tử qua mạng sẽ xuất hiện tên file đính kèm; nhờ đó tạo thuận lợi cho người sử dụng dễ dàng nhận biết, khi download về máy cá nhân thì dễ dàng quản lý, sử dụng.
Theo tác giả, tên các file dự thảo văn bản có giá trị lưu chuyển trong quá trình xử lý văn bản, được lưu lại thành các phiên bản trong hệ thống, chính vì vậy quy tắc đặt tên file văn bản này cũng khuyến khích người soạn thảo văn bản điện tử đặt tên file theo quy tắc này khi soạn thảo văn bản để dễ dàng quản lý, sử dụng.
Với quy tắc đặt tên file văn bản điện tử này, VTCQ chỉ cần thiết lập định dạng một lần tất cả tên file văn bản điện tử thường gặp vào máy scanner: kýhiệu.nămvănbản.pdf (cho cả văn bản đi và văn bản đến), sau đó mỗi lần số hóa văn bản đi, VTCQ chỉ cần thiết lập thêm số văn bản đi; hoặc sau mỗi lần số hóa văn bản đến, VTCQ chỉ cần thiết lập thêm số đến, sốvănbản của văn bản điện tử.
Trong thực trạng hiện nay, khi mà việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa rộng khắp, chưa đồng đều, chưa thống nhất thì việc đặt tên file văn bản điện tử một cách khoa học là vô cùng quan trọng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý,
tra tìm, tạo các chỉ dẫn liên kết tra tìm, đặc biệt sẽ rất thuận lợi khi tích hợp vào hệ thống dữ liệu lưu trữ quốc gia từ cơ sở dữ liệu của cơ quan sau này.
Phần phụ lục, gồm có:
- Phụ lục biểu mẫu Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản (với chi tiết các nhóm hồ sơ tiêu biểu, thường xuyên phát sinh trong hoạt động của cơ quan). (Tác giả đã xây dựng tại Phụ lục I của Luận văn này để làm ví
dụ);
- Phụ lục biểu mẫu Danh mục hồ sơ điện tử có Mã hồ sơ (với chi tiết các nhóm hồ sơ tiêu biểu, thường xuyên phát sinh trong hoạt động của cơ quan) (Tác giả đã xây dựng tại Phụ lục II của Luận văn này để làm ví
dụ).
Về nguyên tắc của văn bản hƣớng dẫn:
Văn bản hướng dẫn phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất việc lập hồ sơ với cả hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử. Bên cạnh đó, với mục tiêu là để quản lý thuận lợi hồ sơ điện tử và đảm bảo khả năng truy cập, đảm bảo tính kế thừa khi chuyển đổi sang công nghệ mới
c) Chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất
Bên cạnh việc ban hành quy định, hướng dẫn thực hiện lập hồ sơ điện tử; Ủy ban Dân tộc phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện liên quan khác như là:
- Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ và đảm bảo an ninh, an tồn mạng trong q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
- Đào tạo công chức, viên chức đảm bảo đủ trình độ, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc trên môi trường mạng. - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền để tạo thói quen giải quyết công việc
trên môi trường mạng.
Việc ban hành quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử và chuẩn bị đây đủ điều kiện liên quan là rất cần thiết. Qua đó giúp cơ quan chủ động triển khai lập hồ sơ điện tử khoa học, thống nhất, đồng bộ theo định hướng, quy định của cơ quan;
giúp từng công chức, viên chức xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của mình trong việc lập hồ sơ điện tử; đồng thời, giúp cơ quan quản lý, kiểm soát được quy trình, phương pháp và chất lượng hồ sơ điện tử đúng thành phần, nội dung ngay từ khi bắt đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử.