a) Khảo sát quy trình lập hồ sơ cơng việc trên phần mềm QLVB&HSCV
Qua khảo sát Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc, tác giả nhận thấy trong “chức năng quản lý hồ sơ công việc với các module tương ứng” gồm: Cho phép lập hồ sơ; Cho phép sửa/xóa hồ sơ; Cho phép phân quyền hồ sơ; Cho phép đính kèm tài liệu trong hồ sơ; Cho phép cập nhật kết quả xử lý hồ sơ. Theo tài
liệu hướng dẫn do Trung tâm Thơng tin xây dựng thì quy trình lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như sau:
Bước 1. Cập nhật và tạo hồ sơ công việc gồm các bước: (1) chọn “Công việc”; (2) Chọn “Hồ sơ công việc”; (3) chọn “Thêm mới” (hình 01).
Hình 1: Cập nhật và tạo hồ sơ công việc trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc.
Bước 2. Nhập thông tin về hồ sơ (những thơng tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật) (bước 1 trong hình 02).
Bước 3. Chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (bước 2 trong hình 02) (Lưu ý: CCVC phải tập hợp các văn bản điện tử, tài liệu điện tử có liên quan đến hồ sơ công việc để tạo file văn bản trên máy vi tính trước đính kèm vào hồ sơ).
Bước 4. Phân công cán bộ lập hồ sơ công việc gồm các bước: (3) chọn đơn vị hoặc phòng ban; (4) chọn cán bộ thực hiện; (5): chọn “Chọn” để thêm cán bộ vào danh sách thực hiện; (6): phân cơng vai trị cán bộ thực hiện (trong đó PT: vai trò là Phụ trách Hồ sơ công việc; TD: vai trò theo dõi Hồ sơ cơng việc) (bước 3,4,5,6 trong hình 02).
Bước 5. Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên hệ thống (bước 7 trong hình 02).
Hình 02: Nhập thơng tin về hồ sơ văn bản; Chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ; Phân cơng cán bộ lập hồ sơ công việc; Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên
hệ thống (Trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc)
b) Tình hình lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc
Mặc dù đã xây dựng quy trình và hướng dẫn lập hồ sơ công việc trên phần mềm QLVB&HSCV, tuy nhiên thực tế Ủy ban Dân tộc chưa triển khai để CCVC thực hiện lập hồ sơ. Hiện tại việc lập hồ sơ điện tử tại cơ quan mới chỉ dựa trên sử dụng “chức năng quản lý văn bản đến và văn bản đi” để liên kết các file văn bản điện tử, gồm: văn bản điện tử đến, văn bản điện tử đi, ý kiến giải quyết văn bản điện tử của Lãnh đạo cơ quan trong phần mềm QLVB&HSCV hình thành trong quá trình giải quyết “từng/một” văn bản điện tử. Việc thực hiện lập hồ sơ điện tử theo cách này thực chất chỉ dừng lại ở dạng hồ sơ văn bản. Qua khảo sát trên Phần mềm QLVB&HSCV, tác giả khái quát một số dạng hồ sơ, đây cũng chính là một phần của hồ sơ điện tử đã được lập tại cơ quan như sau:
Gắn văn bản đi với văn bản đến: được thực hiện trong quá trình đăng ký văn bản đi trên Phần mềm QLVB&HSCV, VTCQ đã đính kèm văn bản đi cùng văn
bản đến thông qua mục “Trả lời cho văn bản” trên phần mềm. Việc đính kèm được thực hiện đối với những văn bản đi có nội dung góp ý, phúc đáp và phải có văn bản đến yêu cầu kèm theo. Mục đích của việc gắn văn bản đến là giúp cơ quan thực hiện chuyển liên thơng văn bản đi sang Văn phịng Chính phủ và một số bộ, ngành, tỉnh đã triển khai hệ thống liên thông, đồng thời để theo dõi trạng thái văn bản đến đã được xử lý hay chưa. Ví dụ, tác giả khảo sát hồ sơ Báo cáo 186/BC-UBDT, ngày 12/02/2017 của Ủy ban Dân tộc gửi Văn phịng Chính phủ về tình hình thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử trong q IV/2017 gồm Cơng văn số 13275/VPCP-KGVX, ngày 13 tháng 12 năm 2017 của Văn phịng Chính phủ về việc gửi báo cáo quý IV/2017 về tình hình triển khai và kết quả thực hiện Nghị quyết 36a về Chính phủ điện tử (hình 03).
Hình 03: Gắn văn bản đi với văn bản đến trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc
Đính kèm Giấy mời cùng tài liệu họp: Khi trình dự thảo Giấy mời, đơn vị soạn thảo đã đính kèm theo tài liệu ở mục “Tài liệu họp” trên Phần mềm QLVB&HSCV. Khi dự thảo Giấy mời được Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Vụ ký duyệt, VTCQ phát hành và gắn bản scan Giấy mời cùng tài liệu họp. Hồ sơ văn bản được lập có sự kết hợp giữa VTCQ và đơn vị soạn thảo văn bản đối với những giấy mời tại hội thảo, hội nghị của cơ quan. Mục đích của việc đính kèm tài liệu họp là
để đơn vị, cá nhân khi nhận được giấy mời trên Phần mềm QLVB&HSCV có thể xem trước nội dung tài liệu họp, qua đó chủ động đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Ví dụ, tác giả khảo sát hồ sơ Giấy mời số 24/GM-UBDT, ngày 14/4/2017 của Ủy ban Dân tộc họp tổ soạn thảo xây dựng Quyết định của Thủ tướng Chính phủ (lần 2) gồm có tài liệu họp như: Bản thuyết minh, Dự thảo Tờ trình và Quyết định của Thủ tướng Chính phủ (hình 04).
Hình 4: Đính kèm dự thảo tài liệu kèm theo cùng Giấy mời họp trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc
VTCQ thực hiện số hóa văn bản đi, đến cùng tồn bộ tài liệu có liên quan trong quá trình đăng ký văn bản đi, đến trên Phần mềm QLVB&HSCV. Ví dụ, tác giả khảo sát hồ sơ Tờ trình số 33/TTr-UBDT, ngày 28/12/2017 của Ủy ban Dân tộc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt danh sách đơn vị hành chính cấp xã thuộc vùng khó khăn giai đoạn 2017-2020 gồm: dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ kèm theo danh sách đơn vị hành chính cấp xã thuộc vùng khó khăn giai đoạn 2017-2020; văn bản góp ý của các bộ ngành, cơ quan địa phương (hình 05).
Hình 05: Số hóa văn bản đi cùng tồn bộ tài liệu có liên quan trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc.
Để hiểu rõ hơn về thực trạng lập hồ sơ điện tử tại Uỷ ban Dân tộc, tác giả chỉ rõ sự khác biệt giữa 05 tên loại hồ sơ (hồ sơ điện tử, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình ký, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn bản) như sau:
Hồ sơ điện tử gồm tất cả các file hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình xin ý
kiến, hồ sơ xử lý văn bản và các tài liệu có liên quan đã giải quyết trong Phần mềm QLVB&HSCV về một vấn đề, sự việc có cùng “file đính kèm”.
Ví dụ 01: Hồ sơ điện tử gồm tất cả hồ sơ ban hành văn bản về thực hiện tinh giản biên chế của Uỷ ban Dân tộc, năm 2017 như sau:
- Hồ sơ ban hành Quyết định số 224/QĐ-UBDT, ngày 28/04/2017 của Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017.
- Hồ sơ ban hành Công văn số 545/UBDT-TCCB, ngày 15/06/2017 của Ủy ban Dân tộc về việc thẩm định danh sách tinh giản biên chế năm 2017. - Công văn số 10232/BTC-HCSN, ngày 02/08/2017 của Bộ Tài chính về
việc thẩm định danh sách tinh giản biên chế năm 2017 của Ủy ban Dân tộc
- Hồ sơ ban hành Quyết định số 535/QĐ-UBDT, ngày 07/09/2017 về việc chi trả trợ cấp cho công chức, viên chức hưởng chính sách tinh giản biên chế năm 2017 theo Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ.
- Tờ trình số 127/TTr-HVDT, ngày 11/12/2016 của Học viện Dân tộc gửi Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc đề nghị giải quyết chính sách tinh giản biên chế năm 2017 theo diện về hưu trước tuổi.
Hồ sơ ban hành văn bản là văn bản do cơ quan phát hành, kèm theo các văn
bản, tài liệu liên quan. Ví dụ 02: Hồ sơ ban hành Quyết định số 224/QĐ-UBDT, ngày 28/04/2017 của Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017 gồm các văn bản, tài liệu sau:
- Dự thảo văn bản đi: Dự thảo Quyết định số 224/QĐ-UBDT, ngày 28/04/2017 của Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017 (đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký);
- Phiếu trình ký văn bản: Phiếu trình ký văn bản của Vụ Tổ chức Cán bộ về phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017. Trong phiếu trình này có ý kiến của Lãnh đạo Vụ Tổ chức Cán bộ; ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng; ý kiến của Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
Hồ sơ trình ký gồm dự thảo văn bản và các văn bản tài liệu liên quan để giải
trình với người có thẩm quyền khi trình ký văn bản.
Ví dụ 03: Hồ sơ trình ký Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017 gồm các văn bản, tài liệu sau:
- Dự thảo văn bản đi: Dự thảo Quyết định của Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017;
- Phiếu trình ký văn bản: Phiếu trình ký văn bản của Vụ Tổ chức Cán bộ về phê duyệt Đề án thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Ủy ban Dân tộc năm 2017. Trong phiếu trình này có ý kiến của Lãnh đạo Vụ Tổ chức Cán bộ; ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc.
Hồ sơ trình xin ý kiến gồm văn bản (tờ trình hoặc báo cáo hoặc cơng văn)
của đơn vị cấp dưới kèm theo các tài liệu có liên quan để xin ý kiến người có thẩm quyền.
Ví dụ 04: Hồ sơ Tờ trình số 127/TTr-HVDT, ngày 11/12/2016 của Học viện Dân tộc gửi Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc đề nghị giải quyết chính sách tinh giản biên chế năm 2017 theo diện về hưu trước tuổi gồm các văn bản, tài liệu sau: Đề án số 02/ĐA-HVDT, ngày 31/10/2016 về tinh giản biên chế năm 2017; Danh sách và kinh phí chi trả cho những người nghỉ hưu trước tuổi năm 2017; Đơn xin nghỉ hưu trước tuổi của các cá nhân; Biên bản số 39/BB-HVDT, ngày 31/10/2016 hội nghị công chức, viên chức, người lao động về việc xác định đối tượng đưa vào diện tinh giản biên chế; Biên bản họp liên tịch số 40/BB-HVDT, ngày 31/10/2016 về việc thống nhất danh sách đối tượng tinh giản biên chế.
Hồ sơ xử lý văn bản là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan để làm bằng
chứng cho xử lý văn bản đó.
Ví dụ 05: Hồ sơ xử lý Cơng văn số 10232/BTC-HCSN, ngày 02/08/2017 của Bộ Tài chính về việc thẩm định danh sách tinh giản biên chế năm 2017 của Ủy ban Dân tộc gồm: Quyết định số 535/QĐ-UBDT, ngày 07/09/2017 về việc chi trả trợ cấp cho cơng chức, viên chức hưởng chính sách tinh giản biên chế năm 2017 theo Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ.
Qua 05 ví dụ trên cho thấy: hồ sơ trình ký, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn bản chỉ là một phần của hồ sơ điện tử.