công chức, viên chức
Đối với Lãnh đạo cơ quan cần phải xác định rõ tầm quan trọng của việc lập hồ sơ điện tử, để có quyết tâm và hành động cụ thể. Hành động của người đứng đầu cơ quan thể hiện thông qua việc xây dựng, ban hành quy định về lập hồ sơ điện tử; đầu tư cơ sở hạ tầng và kinh phí để mua sắm các phương tiện, trang thiết bị công nghệ thơng tin; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng công nghệ thông tin cho công chức, viên chức; thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình lập hồ sơ điện tử tại các đơn vị trong cơ quan; xác định việc sử dụng văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính của cơ quan và là một tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc.
Đối với cán bộ, công chức, viên chức cần được tuyên truyền, phổ biến đầy đủ các quy định của nhà nước và Ủy ban Dân tộc để họ nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc quản lý văn bản điên tử, lập hồ sơ điện tử.
b) Tổ chức tập huấn trực tiếp cho cán bộ công nghệ thông tin, VTCQ, LTCQ, CCVC
Vụ Tổ chức Cán bộ đề xuất Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc tổ chức tập huấn nghiệp vụ liên quan đến quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử cho cán bộ công nghệ thông tin, VTCQ, LTCQ, CCVC trong cơ quan, cụ thể là:
- Tập huấn cho cán bộ của Trung tâm Thông tin các tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin về quản lý văn bản điện tử đối với các chức năng và cách sử dụng.
- Tập huấn cho VTCQ, LTCQ thực hiện xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ, thành phần hồ sơ, tài liệu trong Phần mềm QLVB&HSCV.
- Tập huấn cho Lãnh đạo, CCVC về các quy trình tác nghiệp trong công tác văn thư điện tử như: soạn thảo văn bản điện tử, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, sử dụng chữ ký số, lập hồ sơ điện tử trong Phần mềm QLVB&HSCV.
Trong quá trình ứng dụng Phần mềm QLVB&HSCV vào quản lý văn bản, lập hồ sơ điên tử sẽ phát sinh nhiều vướng mắc thường gặp như: phát sinh loại văn bản, phát sinh loại hồ sơ mới chưa có trong Khung phân loại và Danh mục hồ sơ, chưa nắm hết chức năng của ứng dụng, lo lắng cơ sở dữ liệu khơng an tồn, chức năng chưa phù hợp cần điều chỉnh… chính vì vậy, Trung tâm Thơng tin cần phải thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn CCVC trong cơ quan; cụ thể là:
- Hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp: Trung tâm Thông tin phân công cán bộ đến hướng dẫn trực tiếp khi CCVC thuộc các Vụ, đơn vị có những vướng mắc trong quá trình lập hồ sơ điện tử.
- Hỗ trợ hướng dẫn gián tiếp: Ngoài việc hỗ trợ trực tiếp, cán bộ Trung tâm Thơng tin có thể hướng dẫn qua email, điện thoại, hoặc tạo video thực hiện các tác nghiệp của lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm QLVB&HSCV để CCVC có thể truy cập vào đó tìm hiểu.